Un gráfico Gantt puede ser una herramienta muy potente para reducir la incertidumbre sobre las fechas de cualquier proyecto. Los emprendedores tienen que vivir con un gran número de incertidumbres en el desarrollo de su actividad y un Gantt les puede hacer más fácil su vida. Sobre todo valoran positivamente poder mitigar esta incertidumbre acotando los plazos de entrega en proyectos importantes.
Clara Mateos es la dueña de Requetefrescos una pequeña empresa dedicada a la fabricación y distribución de sodas y otras bebidas sin alcohol. Requetefrescos está en pleno proceso de desarrollo de un nuevo producto, una nueva bebida con sabor a manzana.
Clara está preocupada porque ha preguntado en varias ocasiones a las personas involucradas sobre cuándo va a ser la fecha de lanzamiento y aún no ha conseguido una fecha concreta. Clara entiende que con un Gantt sería posible tener una fecha muy aproximada. Por eso está trabajando con su equipo en para crear un Gantt según esta metodología:
- Detallar todas las tareas
- Marcar dependencias
- Marcar tiempos y fechas
- Revisar y optimizar el camino crítico
1. DETALLAR TODAS LAS TAREAS
El primer paso para crear un Gantt robusto es identificar todas las tareas que están involucradas. Es importante definir este listado de forma exhaustiva para que la planificación sea fiable. Si se nos olvida alguna tarea que impacta sobre el camino crítico, el Gantt realizado no será de mucha utilidad.
Para detallar las actividades necesarias para el lanzamiento de la nueva bebida de manzana, Clara pidió a los responsables de cada departamento que hicieran un listado de todas las tareas necesarias para realizar el lanzamiento. Por ejemplo algunas de las tareas detalladas eran: Diseñar la nueva botella, diseñar la nueva marca, crear los moldes de la nueva botella o crear la nueva etiqueta.
2. MARCAR DEPENDENCIAS
Una vez identificadas todas las tareas hay que ordenarlas de forma secuencial. Para cada tarea, es necesario preguntarse, ¿qué necesito tener hecho antes de ponerme con esta tarea? De esta forma podrás ver la cadena de relaciones en el proyecto.
Por ejemplo antes de crear los nuevos moldes de la botella es necesario diseñar la propia botella. O antes de crear la nueva etiqueta es necesario diseñar la nueva marca.
3. MARCAR TIEMPOS Y FECHAS
El siguiente paso consiste en determinar los plazos. Para definir completamente un Gantt, además de las tareas y las dependencias, hay que indicar tiempos concretos. Estos tiempos se pueden indicar de dos formas:
- Indicando fecha inicio y fin: Por ejemplo, el diseño de la marca va a empezar el 24 de marzo y va a estar terminado el 12 de abril
- Indicando duración y dependencias: Por ejemplo, los moldes de la nueva botella comenzarán a fabricarse en cuanto esté el diseño de la botella. Tiene una duración estimada de 3 semanas.
4. REVISAR Y OPTIMIZAR EL CAMINO CRÍTICO
Siguiendo los tres pasos anteriores se puede construir un Gantt. Esta herramienta te indicará la fecha en la que se estima que finalice el proyecto. Pero la mayor ventaja del gráfico Gantt es que permite visualizar todo el proyecto. Así vas a ser capaz de identificar el camino crítico.
El camino crítico está formado por las tareas en las que cualquier retraso adicional, supone un retraso en la fecha final del proyecto. No significa que estas tareas sean más importantes que otras, sino que son más sensibles a la hora de entregar el proyecto en fecha. Si aumentan los plazos de alguna tarea que no está en el camino crítico, el camino crítico puede cambiar.
Para tratar de reducir plazos es recomendable tratar de optimizar las fechas y dependencias del camino crítico. Por ejemplo, inicialmente Clara consideraba que primero tenía que diseñar la nueva marca y la etiqueta y luego la botella y sus moldes. Sin embargo, estas tareas están en el camino crítico y retrasaban el lanzamiento casi dos meses. Por eso decidió cambiar las dependencias para crear la marca y la botella al mismo tiempo y así acortar los tiempos.
FUENTE: ESTRATEGIA PRÁCTICA
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