El teletrabajo les ha llegado a muchos empleados y a la mayoría de las empresas de un día para otro y sin planificación previa. Además con la dificultad añadida en muchos casos de tener hijos en casa que necesitan atención y no entienden que hay un horario en el que no se puede interrumpir. Las empresas van poco a poco recuperando actividad, pero hasta que exista una vacuna el teletrabajo sigue siendo una opción preferente. Por eso vamos a ver 11 hábitos y 6 aspecto que tenemos que cambiar para trabajar en casa y ser productivos.
Si estás leyendo esto y teletrabajas tal vez pienses que no lo necesitas. En muchas empresas el nivel de actividad era bajo y por este motivo se ha ido produciendo un periodo de adaptación progresivo. Has acabado de trabajar y finalizado lo que tenías pendiente en tu jornada laboral, pero ¿podrías hacerlo igual si aumentar el volumen de tareas?
Cuando trabajar desde casa implica dedicar más horas para hacer lo mismo
La productividad es una cuestión de hábitos. Por eso salir de nuestra rutina de oficina o puesto habitual y empezar a trabajar en casa es un problema ya de por sí. Hemos salido de nuestro entorno y nos cuesta más ponernos en marcha, concentrarnos, pero también desconectar. Y esto a medio plazo es un problema.
Lo primero que debemos hacer es crearnos nuestra propia rutina, cada uno adaptada a sus posibilidades:
- Fijar un horario, algo que en la mayoría de las empresas se estipula pero que en otras se deja más libertad. Lo ideal es hacer el mismo que haríamos si acudimos a nuestro puesto. Luego por cuestiones de conciliación, si tenemos que cuidar niños, podemos adaptarlo en cierta forma. Adelantando la entrada y retrasando la salida para poder dejar más tiempo en las horas centrales del día para su cuidado. Ojo, esto debe estar consensuado con la empresa. Lo ideal es ceñirse al mismo horario de trabajo habitual, si es de 9 a 6, con una pausa de una hora para comer, pues se mantiene.
- Mantener la rutina de antes del trabajo. Si nos levantamos a una hora, seguimos haciendo lo mismo, ducha, desayuno y nos vestimos para salir. Lo habitual es que sobre tiempo, el que dedicábamos al desplazamiento. Aquí deberíamos incorporar algo de ejercicio, una rutina sencilla que nos active físicamente antes de sentarnos delante de una silla durante ocho horas.
- Usar un gestor de tareas donde puedas apuntar lo que tienes pendiente, dar prioridad a las tareas y organizar el tiempo. Para uso personal yo recomiendo utilizar cualquier Pomodoro. Una vez que le hemos cogido el truco es muy efectivo para casa. Incluso recuerdo que con mi hija pequeña aprendió que para eso tan importante que tenía que decirme, había que esperar a que «el tomate estuviera verde».
- Trabaja tu concentración mejor si es una sola tarea. No saltes de una cosa a otra. Planifica, ejecuta y a la siguiente.
- Utiliza las mejores horas del día para las tareas más importantes, aquellas que requieren más concentración, no para contestar correos o hacer cuestiones rutinarias.
- Mantenerse alejado de los ladrones de tiempo, como pueden ser redes sociales y sobre todo móvil. Es un ejercicio de autodisciplina que tenemos que imponernos para que esos dos minutos de pausa no se transformen en una hora perdida.
- La videoconferencia cortita y al pie, que diría Luís Aragonés. No lo es por definición, pero se puede convertir perfectamente en un ladrón de tiempo y de horas perdidas. Mejor en grupos lo más reducidos posibles, no más de 5 personas, con un orden del día previo y a ser posible de no más de 15 minutos. Mejor varias cortas que reuniones virtuales eternas. Aunque esto muchas veces no depende de nosotros.
- Tienes un teléfono, utilízalo para hablar. No estamos en la oficina con el resto de compañeros. No tenemos una comunicación igual de fluida. En lugar de enviar correos infinitos o bombardear con mensajes instantáneos, mejor levantar el teléfono, mantener una conversación de 5 minutos y ahorrarnos una cadena de mensajes de correo eterna.
- Haz pausas y levántate (pero mantente alejado de la nevera). No podemos estar concentrados durante
- Limpia y ordena tu zona de trabajo. Puede que en tu oficina lo haga alguien por ti, pero no va a venir a tu casa a hacerlo.
- Desconecta y no me refiero solo al ordenador. Cuando acaba el tiempo, acaba. Mañana ya intentaremos ser más productivos. No hay que entrar en la rutina de prolongar el tiempo de trabajo. Pero también me refiero a contestar correos y mensajes fuera de hora. Dedica tu tiempo libre a otras cosas que no tengan que ver con el trabajo.
Cómo mejorar tu espacio de trabajo
En otros casos no se trata tanto de rutinas sino de infraestructura. No tenemos el lugar adecuado en nuestra casa. Por eso lo ideal es:
- Crear un espacio de trabajo que no esté en una sala común. ¿Pensabas estudiar en el comedor? Mala idea, ya que es un lugar donde alguien estará viendo la tele, o pasarán de camino a la cocina o mil distracciones más. Mejor en una habitación, donde una vez que finalice nuestro horario nos vamos a otra parte de la casa y podamos desconectar mejor.
- La música es tu aliada para evitar ruidos. Seguramente te has dado cuenta que hay muchos ruidos en casa que no facilitan la concentración. Tanto si trabajas en una zona común, como si lo haces desde un despacho, unos cascos y una música adecuada ayudan a aislarnos del resto.
- La silla de trabajo es básica ya que vas a pasar ahí sentado 8 horas cada día. Y no es lo mismo una silla que utilizamos para un par de horas, que para hacer nuestra jornada laboral.
- Necesitas una pantalla grande y lo sabes. Después de haber estado trabajando en el portátil con la pantalla de 15,4″ o incluso más pequeña, posiblemente forzando el cuello porque quedaba muy baja, te habrás dado cuenta que mejor una pantalla grande. Si puede conectar una segunda pantalla al portátil mejor. Lo mismo podríamos decir del teclado y ratón, especialmente en aquellas tareas en las que se utiliza de forma intensa, como podría ser un contable.
- Olvídate del WiFi porque o estamos muy cerca del router que emite la señal o en alguna zona de la casa podemos tener cortes de forma habitual. Mejor si podemos conectarnos con un cable de red, pero si no tendremos que buscar alguna alternativa. Los dispositivos PLC, que llevan la conexión de datos a través de la red eléctrica son buena opción y muy fácil de poner en marcha.
- Los auriculares son tus aliados en las videoconferencias. Perdemos mucho tiempo por cuestiones técnicas. Mejor que sean cómodos porque podemos pasar muchas horas al día con ellos, hablando por teléfono, pero también con música para concentrarnos.
Como en todo proceso de cambio se necesita un tiempo de adaptación. También por su parte las empresas tendrán que repensar cómo se organiza el teletrabajo en el futuro. No solo a nivel técnico, sino también una coordinación más efectiva, una forma de medir la productividad más eficiente que cumplir con un horario, etc.
autor y agradecimientos: Carlos Roberto @loslunes_alsol
FUENTE: vía @pymesyautonomos
