Informática en Pymes: 10 excusas para 10 errores que quizás cometes
¿En verdad crees que no necesitas un informático en tu empresa? Lo cierto es que muchas PYMES prefieren no contar con un informático en su plantilla. Sin embargo, las consecuencias de esta decisión pueden ser muy serias si surgen complicaciones.
¿Quieres conocer 10 motivos por los que deberías plantearte contar con un informático?
1. No necesito un informático. Cuando me haga falta ya lo buscaré.
Este es un clásico provocado muchas veces por el desconocimiento de la informática en general y de su potencial.
El no ser capaz de valorar lo que un buen técnico puede hacer por nuestro negocio hace que lo consideremos un gasto superfluo.
Por otra parte, en caso de problema serio, nuestra empresa puede resultar paralizada y nada nos garantiza el encontrar al técnico adecuado con la urgencia que algo así requiere, con el correspondiente coste. En el caso de una pyme puede llegar a ser fatal.
2. Aquí no somos informáticos.
Suele ser una excusa para justificar el no saber manejar el ordenador.
Este error repercute directamente en el rendimiento de los empleados cuya herramienta principal de trabajo es el ordenador.
Si para el trabajo administrativo (y otros) en el s. XIX bastaba con saber leer, escribir y aritmética y en el s. XX se hizo necesaria la mecanografía; en el s. XXI es imprescindible que el trabajador de la información debe saber manejar su ordenador y los programas de uso común en la empresa.
Organizar sus documentos, crearlos, copiarlos, encontrarlos en la red de la empresa, imprimirlos, solucionar pequeños problemas de la máquina; son cosas que evitan la dependencia de un técnico cuyos servicios pueden emplearse en actividades más rentables o ahorrarse.
Ambos, empresario y empleado, deben ver la formación en ofimática como una inversión que aumentará la eficacia de la empresa en un caso y su cotización en el mercado laboral, en el otro.
3. No necesitamos un servidor, somos una empresa pequeña.
Razón de más para tenerlo. Un servidor correctamente configurado puede facilitar y automatizar muchas tareas así como eliminar varios inconvenientes de un modelo de trabajo descentralizado. Por citar sólo unos pocos:
- Almacenamiento de los documentos conocido y único.
- Control de quién, cuándo y cómo accede a esos documentos,
- Configuración automática de la red y los ordenadores.
- Aplicación automática de las normas de seguridad (firewalls, antivirus, copias).
- Fácil localización de recursos (impresoras, carpetas comunes).
4. No necesitamos contraseñas porque no tenemos nada importante.
Falso. Incluso el dinero se puede recuperar aunque sólo sea mediante un préstamo, pero nadie puede prestarnos nuestros datos.
Un error o una acción malintencionada pueden paralizar nuestra empresa durante horas, días o incluso permanentemente.
Una contraseña no es sólo un sistema de protección frente a un uso no autorizado del ordenador; una contraseña nos identifica ante el ordenador y permite que este nos reconozca.
De esta manera, no sólo, puede adaptarse mejor a nuestras preferencias y necesidades sino que podemos:
- Limitar el acceso a la documentación a quién, cuándo y cómo sea necesario
- Saber quién, cuándo y cómo empleó dicho acceso.
5. Usamos todos el mismo usuario, es más sencillo.
Esta es la otra cara de la frase anterior. Esa manera de trabajar impide el control de nuestra documentación y recursos con los riesgos y costes que eso conlleva.
Además fuerza a todos los usuarios a trabajar con las mismas configuraciones y preferencias sean estas las idóneas o no.
6. Los documentos están en el servidor, no es necesario un archivo.
Consideraciones legales aparte, un archivo no tiene por qué ser varios armarios llenos de cajas repletas de papeles. Puede ser también un disco duro.
Dicho esto, un disco duro bien organizado puede ser un archivo ideal… un disco duro sin criterio de organización es un agujero negro.
Permitir que los usuarios tiren los documentos al disco duro del servidor, y/o creen las carpetas que los albergan sin un criterio común lo convertirá en un inmenso cajón de sastre donde en el mejor de los casos costará recuperarla y en el peor desaparecerá la información de la empresa.
Otra consecuencia desagradable es que el espacio ocupado por la documentación crecerá sin control alargando el tiempo de las copias de seguridad y operaciones de mantenimiento, y exigiendo discos y cintas de mayor capacidad y más caros.
7. Tengo un disco espejo (mirror o RAID1), no necesito copias de seguridad.
La gran ventaja de un disco espejo es que duplica todo lo que hace su gemelo… la gran desventaja de un disco espejo es que duplica todo lo que hace su gemelo.
En efecto, un disco espejo es una gran solución contra averías del disco duro del servidor principal (u otro ordenador). Si uno falla, el otro continuará sin inmutarse ya que contiene una copia exacta de todos y cada uno de los documentos del averiado.
Sin embargo un disco espejo es inútil ante algo tan simple como el borrado accidental de la celda de una hoja de cálculo. Aunque nos demos cuenta inmediatamente no hay nada que hacer, el disco espejo duplicará el borrado con rapidez y precisión dignas de mejor causa. Quien dice la celda de una hoja de cálculo, dice una carpeta llena de documentos.
Por lo tanto, un disco espejo NO ES NI SUSTITUYE a una copia de seguridad.
8. Copio todos mis documentos cada día a un disco externo.
¡Felicidades! Tienes tus datos protegidos… por un día.
Esta frase es una variante de la anterior. Si en la anterior cualquier error que cometiésemos era inmediatamente replicado a nuestra copia, en esta la réplica se aplaza hasta que la copia se realice al disco externo.
Naturalmente podemos tener la suerte de que el error sea detectado pronto y recuperar los documentos correctos de la copia del día anterior, pero si no sucede así, al realizar la siguiente copia sustituiremos el documento válido por el erróneo.De esta manera, aunque detectemos el error más adelante, no podremos subsanarlo fácilmente con sólo recuperar el documento correcto.
La conclusión aquí es que es necesario un sistema de copias de seguridad que permita guardar copias antiguas durante un tiempo prudencial, permitiendo así la recuperación de documentos incluso meses después de que se dañaran o perdieran.
Este sistema, además debe ser automatizable, sencillo de manejar y capaz de crecer en capacidad a medida que lo hacen los datos de nuestra empresa.
9. Este programa es el más usado en mi sector, por eso lo uso.
Que el programa sea el más usado en el sector sólo debería ser determinante a la hora de escogerlo si a través de dicho programa vamos a interactuar con otras empresas del sector; y aun así si no hay otra alternativa sencilla y barata.
A la hora de escoger un programa para nuestra empresa deberían considerarse los siguientes factores:
- El precio y el sistema de licencias. En el precio pensamos siempre, pero el sistema de licencias ha llegado a tales extremos de complicación que algunos fabricantes imparten cursos y realizan exámenes a sus mayoristas. Con semejante panorama, una mala elección puede llevarnos a gastos no previstos a la hora de ampliar licencias, cambiar la edición del programa o actualizar a una versión nueva.
- La facilidad de instalación y actualización. Tras pagar nuestras licencias nos encontramos con que algunos sistemas de protección rozan la paranoia y hacen de la instalación o reinstalación una sopa de códigos, claves, números de autorización, teléfonos de asistencia, etc… atando muchas veces el programa a una sola máquina y creándonos un verdadero problema si ese ordenador es dado de baja por avería, sustracción u otro motivo.
- La funcionalidad que nos aporta. Parece algo obvio pero aun dentro de un mismo sector no todas las empresas tienen las mismas formas de trabajar y, por tanto, el programa que todos emplean puede carecer de una funcionalidad que nos es muy útil teniendo que suplirla por métodos alternativos con las dificultades y costes que puede conllevar eso.
- Documentación clara y completa. No sólo la documentación de uso del programa que nos permita usarlo obteniendo el mayor rendimiento y facilitándonos el aprendizaje paulatino de sus capacidades menos empleadas, sino la documentación técnica que permita a nuestros técnicos informáticos solventar problemas menores, optimizar su rendimiento y realizar el mantenimiento necesario.
- Soporte postventa fácilmente accesible y de calidad en las dos facetas citadas en el punto anterior; de usuario y técnica.
- Facilidad para cambiar de programa. Y con esto vamos a la décima y última frase…
10. No me importa saber cómo guarda los datos mi programa principal.
Pues debería importarte. Como ya hemos dicho, nuestros datos son únicos y nadie nos los puede prestar ni reemplazar y, después de perderlos, lo peor es que nos los secuestren.
No estamos hablando de virus ni troyanos que nos los bloq
ueen o cifren sino de programas de conocidos fabricantes que ocultan su sistema de almacenamiento de datos y no nos proporcionan un sistema automatizado volcado de datos a un formato neutral (base de datos, ficheros de texto).
De esta manera sólo podemos acceder a ellos usando el programa en cuestión y debemos seguir usándolo aunque sus funcionalidades o precios no nos satisfagan so pena de perder mucho tiempo y dinero intentando traspasar nuestros datos a otro programa.
Si además el programa en cuestión no permite hacer copias de seguridad de una manera sencilla y automatizada, lo que tenemos es una bomba de relojería y estamos pagando a alguien para que retrase su explosión un tiempo más cada vez que renovamos licencias.
Autor y licencia del documento
El presente artículo ha sido elaborado por José Miguel Calzada. Responsable de sistemas de Consultoría Certia S.L (http://www.certia.net/ ) y liberado bajo licencia Creative Commons By – Sa 3.0.
