Dropbox no sólo es una solución de almacenamiento on-line, sino que puede convertirse en una auténtica navaja suiza de la productividad si sabemos explotar todas sus posibilidades. En el pasado os hemos detallado “Diez usos sorprendentes para Dropbox”. Hoy y de la mano de Smallbiztechnology os mostramos algunas pistas que nos van a ayudar a mejorar nuestra productividad.

1. Incrementa el espacio disponible

Dropbox es una de las pocas empresas que no ha entrado en la batalla de ofrecer más almacenamiento on-line y sigue limitándose a ofrecer únicamente 2 GB de forma gratuita para las nuevas cuentas. La buena noticia es que si no queremos pagar para obtener más almacenamiento on-line existen algunos métodos para obtener más espacio para nuestros archivos.

El más conocido es el de participar en su programa de referidos. Por cada amigo al que invitemos a sumarse a Dropbox, la empresa nos concederá 500 MB adicionales hasta un máximo de 16 GB. Otra forma de aumentar el espacio disponible y obtener 1 GB de almacenamiento adicional es instalar la app en nuestro terminal y activar la opción que realiza una copia de seguridad de las imágenes que tomamos con nuestro smartphone.

Finalmente si vamos a renovar nuestro smartphone, tener en cuenta que algunas compañías como Samsung o HTC, en determinados modelos han llegados a acuerdos de colaboración con Dropbox que ofrecen a los usuarios hasta 50 GB de almacenamiento on-line al adquirir el teléfono. 

2. Acceso remoto a tus archivos con Spotdox

Hay muchas formas de acceder de forma remota a nuestro equipo y soluciones como Teamviewer o LogMeIn son un buen ejemplo. Otra forma muy sencilla de hacer algo similar es Spotdox, una pequeña app que nos permite acceder a los archivos de nuestros distintos equips a través de nuestra cuenta Dropbox.

Desde las apps disponibles para distintos sistemas operativos, podremos navegar por los archivos de nuestro equipo, descargarlos o si lo preferimos guardarlos en nuestra carpeta Dropbox con un solo clic.

3. Guarda los archivos adjuntos de tu correo electrónico

Existen unas cuantas formas de almacenar los archivos adjuntos que recibimos en nuestro correo electrónico en nuestra cuenta de Dropbox. Existen además extensiones multi-servicio que nos permiten hacer lo mismo para varios servicios on-line como Google Drive o Evernote.

Y sin embargo si lo que necesitamos es un servicio sencillo y que funcione siempre bien, podemos confiar en “Send to Dropbox” un servicio que debe buena parte de su popularidad a la facilidad de uso y el hecho de que ofrezca una conexión segura para los datos que enviamos.  Si además utilizamos un cliente como Mailbox, podremos hacerlo de forma automática.

4. Guarda tus notas de voz

Si eres de los que utilizan su smartphone para grabar notas de voz, recordatorios, pensamientos, ideas, etc. y confías plenamente en Dropbox, tal vez deberías darle una oportunidad a Dropvox, una app que automáticamente guardará nuestras notas de voz en nuestra cuenta Dropbox.

5. Envía y recibe faxes

El fax puede parecer una tecnología obsoleta, anclada en el pasado. Sin embargo no son pocas las empresas que siguen utilizándolo, aunque sea de forma electrónica.

Si por cualquier motivo seguimos estando atados a esta tecnología, podemos darle una oportunidad a HelloFax uno de los servicios más populares del mundo y que entre sus características incluye la posibilidad de enviar o recibir faxes directamente desde nuestra cuenta en Dropbox.

6. Escribe notas y textos sin distracciones

Writebox es un editor de texto minimalista que nos permite escribir sin distracciones y sincronizar el resultado en Google Drive o en Dropbox. Dispone de una app para Chrome que nos permite trabajar off-line, además de apps tanto para iOS como para Android. Los archivos que creamos se almacenan automáticamente en formato .txt

7. Organiza tus archivos en carpetas inteligentes

A medida que almacenamos información en nuestra cuenta es fácil perder el control que tenemos sobre nuestros archivos. Una forma de mantenerlos siempre ordenados es contar una app como SortMyBox que mediante el uso de reglas, nos permite almacenar toda nuestra información en carpetas inteligentes.

Podemos crear reglas en función dela extensión del archivo (imágenes, audio, vídeo, texto, etc.), el tamaño, las palabras que contiene, etc. En definitiva, una forma sencilla de controlar el caos que puede habitar en nuestra “caja azul”.

8. Encripta tus archivos

Dropbox tiene fama de ser un servicio bastante seguro. Y sin embargo si queremos añadir una capa extra de seguridad sobre los documentos más sensibles, podemos optar por encriptarlos de forma automática.  Dos servicios nos pueden ayudar en este campo:Safemonk y Boxcryptor.

9. Conecta más servicios utilizando Ifttt

En más de una ocasión os hemos hemos hablado de IFTTT, un servicio on-line que nos permite conectar los distintos servicios en los que tenemos presencia (Facebook, Twitter, Dropbox, Google Drive, Evernote, etc.) para automatizar procesos y hacer que seamos más productivos. Si visitamos el canal de Dropbox en Ifttt vamos a descubrir todo lo que podemos hacer.

10. Haz una copia de seguridad de tus archivos

Dropbox puede ser el espacio perfecto en el que mantener una copia de seguridad de nuestros archivos más importantes. Pero también puede ser un espacio en el que almacenemos otro tipo de archivos para los que precisemos otra copia de seguridad. Para hacerlo más sencillo existen servicios como Data Mover que nos permite mover nuestros archivos entre distintos servicios on-line o equipos off-line a través de conectores fáciles de utilizar.

Agradecimientos al autor y fuente: http://www.muypymes.com/2014/11/18/diez-formas-productividad-dropbox