La gestión de un proyecto no es sencilla; no sólo tienes que terminarlo a tiempo, sino que además has de hacerlo ajustándote al presupuesto y con la calidad suficiente como para cumplir las expectativas de tu cliente.
La mezcla exacta entre planificación y control pueden hacer que el resultado de un proyecto sea totalmente diferente. Los siguientes consejos te ayudarán a crear un plan y a llevarlo a cabo hasta el final con éxito.
Planifica adecuadamente
El desarrollo de un proyecto depende, en gran medida, de cómo esté planificado. Marcar objetivos, plazos y definir cuáles son los pasos a dar en cada momento requiere invertir unas cuantas horas; sin embargo, mecerá la pena. Una buena planificación te ahorrará problemas, tiempo y dinero.
- Define bien en qué consiste el proyecto. Sé lo más preciso posible; es decir, no es lo mismo “construir una casa” que “construir una casa de vacaciones en la playa”.
- Establece las metas y objetivos que quieres alcanzar. Podríamos decir que las metas son “el qué”; como por ejemplo, incrementar el número de visitas de una página web. Y los objetivos son “el cómo” lo vas a conseguir; en este caso, quizás decidas crear una campaña de marketing de contenidos.
- Si el proyecto lo quiere, construye un equipo de personas bien equilibrado en el que todo el mundo entienda su papel y cómo va a contribuir a los objetivos.
- Crea una hoja de ruta. Escribe una lista de tareas, divídelas en etapas, asigna un responsable y marca los plazos para llegar a las metas marcadas. Es importante que sepas cuánto tiempo tardarás en hacer cada cosa, para luego poder saber si llegaréis a tiempo a la entrega o no.
- Pide feedback de tu plan a tu equipo, cliente, etc. Te asegurarás de que es viable y que todo el mundo está de acuerdo.
Cuando tengas tu plan definido y aprobado, envíalo al equipo y ponlo en un lugar visible para no perder de vista los próximos pasos.
Haz un seguimiento continuo
Has de tener en cuenta que el plan es sólo una herramienta de trabajo para tener claras las tareas y los tiempos que manejáis; en tu papel de gestor del proyecto deberás hacer un seguimiento continuo y tomar decisiones sobre la marcha cuando sea necesario.
- Programa puntos de control periódicamente. Cada dos días o uno a la semana, lo que creas más conveniente, pero necesitas dedicar tiempo a revisar en qué momento estáis del proyecto y cómo vais con respecto a la planificación. Estas reuniones te permitirán detectar problemas y calcular soluciones rápidamente.
- Utiliza la comunicación, es fundamental en esta fase; tanto con el equipo como el cliente. Todas las partes deben estar informadas de los progresos.
- Identifica los problemas antes de que ocurran. Has de estar preparado para cualquier obstáculo que pueda aparecer y contar con un plan B.
- Sigue la planificación, pero modifícala cuando sea necesario. Hasta el plan más exhaustivo y mejor trabajado sufrirá modificaciones, no podemos preverlo todo. Haz los cambios que sean necesarios, pero ten siempre en mente tus recursos y el presupuesto.
Usa herramientas que faciliten tu trabajo
La tecnología puede hacer que la gestión de un proyecto sea mucho más sencilla; especialmente si este se prologa en el tiempo. Hazte con un software que te permita:
- Controlar las horas dedicadas.
- Estar al tanto de cada gasto.
- Detallar las tareas diarias.
- Conocer la evolución del proyecto.
- Gestionar facturas.
En definitiva, con el uso de las herramientas adecuadas podrás ahorrar muchas horas de trabajo y tener el control del proyecto, del tiempo dedicado y el gasto hecho hasta el momento.
Es el caso de anfix, que pone a tu disposición todas estas funcionalidades para gestionar tus proyectos fácilmente.
Gestiona tu tiempo y el de tu equipo
Como líder del proyecto, es importante que seas capaz de manejar tu tiempo y el de tu equipo. Sino, ¿cómo vais a lograr terminar el trabajo para la fecha acordada?
Utiliza alguna de estas técnicas para sacarle el máximo partido a las horas:
- Prioriza las tareas. Localiza aquellas más importantes y termínalas en primer lugar; luego sigue con aquellas que no son urgentes.
- Haz que las reuniones sean eficientes. Es decir, cortas y que no se vayan del tema principal. Pide, también, feedback al equipo sobre el progreso del proyecto.
- Aprende a decir que “no”. A veces tendrás que darle una respuesta negativa a personas que te piden mantener una reunión que no es importante o que trabajes en otro proyecto.
- Planifica hoy las tareas de mañana. Esto es útil para organizar la siguiente jornada y para ponerte manos a la obra según llegues a tu oficina.
Analiza los resultados
Cuando hayas cerrado el proyecto y entregado el producto final al cliente, todavía no ha terminado tu labor. Un buen líder de proyectos llevará a cabo una reunión de retrospectiva para registrar las lecciones aprendidas y compartirlas con el equipo.
Revisa aquello que se ha hecho bien, lo que se podría haber mejorado y cómo crees que deberías hacerlo en el futuro. Sólo de esta manera podrás mejorar y liderar proyectos cada vez más exitosos.
AGRADECIMIENTOS: Anfix | @anfix
FUENTE: CEPYME NEWS vía @CepymeNews
VER + EN: https://cepymenews.es/gestionar-proyecto-exito-las-claves-debes-saber/
