HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN: CÓMO USAR TRELLO PARA BUSCAR TRABAJO

Sí, es cierto. todas hablamos de lo mismo. Pero no es por casualidad. ¡Piénsalo! Si todas las orientadoras, gestoras de empleo, responsables de recursos humanos, consultoras, coach, aceleradores de personas… (¡¡¡) escribimos sobre organización, definición de objetivos y gestión del tiempo, será porque es importante ¿no? Aquí en La Nueva Ruta del Empleo no somos pocas las que, en alguna ocasión, hemos hablado del valor de desarrollar ciertas habilidades y actitudes para la búsqueda de empleo. Sin ir más lejos, podríamos echar un vistazo a los artículos de compañeras como MIREIA GARGALLO, JESSICA BUELGA, CRISTINA SANZ, ROSA PALMER, RAFAEL CERVIÑO FORJÁN, o JOSE ANTONIO FARIÑAS (por mencionar sólo a unas pocas personas) en los que se explica la indudable necesidad, no sólo de identificar un objetivo profesional y diseñar un plan específico para lograrlo sino, también, la de gestionar una agenda de empleo o cultivar la motivación (efectivamente, no crece por generación espontánea, hay que trabajarla). Y no es porque queramos llenar ríos de tinta (o pantallas de letras), es porque sabemos que una de las tareas más decisivas y, a la vez, más laboriosas de implementar en la búsqueda de empleo, es la organización de todas las acciones que debemos afrontar sin dejarnos la salud en ello. Y no se trata, simplemente, de aprovechar el tiempo (que también) o de ser más productivos sino, además, de sentir que controlamos nuestro proceso y podemos evaluar sus resultados. Sin evaluación, no hay posibilidad de mejora. Son precisamente estos ejercicios los que nos van a proporcionar mayor motivación para poder continuar hacia nuestra meta.

            Y ahora que la teoría está clara, pasemos a la práctica. Las que me conocéis, sabéis que me gusta probar y trasladar aquellas herramientas útiles que pueden contribuir a hacernos más fácil la búsqueda de empleo. En esta ocasión, vamos a hablar de una herramienta que utilizo habitualmente y que tiene múltiples ventajas cuando se utiliza para buscar trabajo. Cuando decimos que llevar las cosas por escrito y hacer un registro de todas las acciones que vamos realizando, es de suma importancia, no lo decimos por decir. Es, básicamente, porque es la única manera de extraer conocimiento detallado sobre lo que estamos haciendo y si ello nos está acercando a nuestro objetivo o si, por el contrario, esa falsa sensación de movimiento es en realidad un continuo bucle que, lejos de ayudarnos a avanzar, nos mantiene irremediablemente en el mismo punto. Recordemos que no porque nos estemos moviendo, no porque hagamos multitud de cosas, quiere decir que estemos avanzando en la dirección que queremos…

            Sin embargo, a pesar de que en la primera tutoría acuerdo con los clientes que vamos a utilizar una libreta, una agenda, para ir anotando y poniendo en orden todos los recursos que vamos trabajando, la mayor parte de las veces, la agenda no llega nunca, se «queda» en casa, o está en el ordenador. Ahora bien, rara es la vez en que se dejan el móvil que, como la gran mayoría ahora, portamos con nosotros a todos sitios. ¿Por qué no entonces, utilizarlo como nuestra herramienta de búsqueda de empleo?

Como ya hablábamos en el artículo La gestión del tiempo en la búsqueda activa de empleo, son muchas las acciones que debemos implementar cuando buscamos trabajo y administrarlas todas puede suponer un enorme quebradero de cabeza, a corto plazo. Si además, tenemos que utilizar multitud de herramientas para sacarlo todo adelante, es normal que, en poco tiempo, dejemos de usar ninguna.

TRELLO es una herramienta que nos permite concentrar y conectar muchas de estas herramientas en una sola. Realmente, no es más que un gestor de proyectos por tareas basado en el sistema de tarjetas, lo que lo hace muy visual y nos permite tener una idea fiel de conjunto acerca del momento en que estamos y hacia dónde nos dirigimos. Como herramienta colaborativa, nos permite trabajar en grupo (es por ello, una herramienta estupenda para las iniciativas de búsqueda de empleo tipo Lanzaderas), pero también la podemos usar de manera individual. La forma de hacerlo depende de las características de cada uno, del momento en que se encuentre y fundamentalmente, de su nivel de compromiso. Es una herramienta muy intuitiva y fácil de usar por lo que no requiere de grandes conocimientos informáticos. En Youtube tenéis miles de vídeos que explican cómo usar esta herramienta, tanto si ya tenéis ciertos conocimientos como si sois personas inexpertas. Para las que queréis un tutorial completo y general, os recomendaría éste de Juan Andrés Núñez, que a mí me ayudó muchísimo.

Vamos a ver qué ventajas tiene Trello y algunos ejemplos para poder usarlo en la búsqueda de empleo.

PRINCIPALES VENTAJAS

–Está en español. Hay otras aplicaciones similares pero su interfaz está en inglés y, aunque este es cada vez un problema menor, para las personas que no se manejan con el idioma, puede ser algo que dificulte su uso.

–Es gratuita. Como casi todas las de este tipo, tiene tres tipos de planes: Básico, Business class o Enterprise, siendo gratuito sólo el primero. Hasta donde yo he podido ver, con el plan básico tenemos más que suficiente potencial para lograr el objetivo que nos proponemos.

– Es privada. Hay multitud de herramientas de gestión de equipos, gratuitas, pero son de contenido público, es decir, es visible a cualquier persona que esté registrada. Con Trello, el trabajo es público sólo para las integrantes del equipo.

– Es muy intuitiva y fácil de utilizar. Como hemos mencionado antes, aunque hay otras herramientas más completas (pero de pago), para la búsqueda de empleo lo que queremos es algo sencillo y simple que no nos distraiga de nuestro objetivo y no requiera demasiada inversión de tiempo.

– Se puede sincronizar con Google Drive. Como hemos dicho antes, Trello nos permite sincronizar varias herramientas siendo Drive una de ellas. Es muy útil, poder tener siempre disponibles ciertos materiales (el CV, la carta de presentación, los listados de empresas) sin necesidad de tener que usar un ordenador para abrirlos. Con esta herramienta podemos tanto adjuntar archivos como tenerlos enlazados con Drive.

– Tiene un sistema para adjudicar tareas y registrar toda la actividad. Si fuésemos a hacer una búsqueda de empleo con otras personas, sería muy útil para poder repartir el trabajo. A título individual, es perfecto para hacer el seguimiento de las acciones que realizamos, por ejemplo, de las candidaturas que vamos presentando.

– Tiene un Calendario de todas las tareas a las que les vamos adjudicando una fecha de vencimiento de manera que, de un solo golpe de vista, podemos ver qué tenemos que hacer cada día. Si somos de aquellas que preferimos usar Google Calendar, existe la posibilidad de sincronizar nuestro calendario de Trello con Calendar.

– Se actualiza automáticamente y en el mismo instante.

– Podemos usarlo tanto en el ordenador como en el móvil a través de una app.

– Hay varias aplicaciones y extensiones de Chrome que nos pueden facilitar aún más el trabajo.

– En definitiva, gestionamos todo desde el mismo lugar sincronizando el resto de herramientas que necesitamos. Sería como nuestra «central de operaciones».

CÓMO USAR LA APLICACIÓN

Siguiendo el esquema planteado en La rueda del trabajo: 14 aspectos clave de la búsqueda de empleo, aquí podemos ver un posible uso de Trello, aunque no hay mejor manera de sacarle partido que determinando, de manera personal, la forma en que queremos hacerlo y dándole nuestro toque.

En este caso, partimos de usar un único tablero donde trabajar todos los aspectos de la búsqueda de empleo. Hay quien, siguiendo la filosofía del Get Things Done (creada por David Allen), que maravillosamente nos explica José Miguel Bolívar en su libro «Productividad Personal«, usa tres columnas: una donde colocar todas las tareas pendientes, otra para las tareas que estamos haciendo y otra para las finalizadas. Personalmente, para ese aspecto, prefiero jugar con la edición de etiquetas (que más adelante explico) y mantener una primera columna donde ir registrando todo aquello que queramos trabajar. Yo le llamo Inbox. Aquí se colocaría sistemáticamente todo lo que se nos va ocurriendo para, más adelante (y después de reflexionar sobre ello) ver qué o cuándo hacerlo. En concreto la norma es «si me ocupa más de dos minutos, lo apunto y ya lo haré. Si me ocupa menos, lo hago inmediatamente». Después vendrían, columna por columna, los aspectos de la búsqueda de empleo en los que queremos profundizar: autoconocimiento, gestión de emociones, apoyo social, contactos personales, fuentes de información, etc. Por último, la columna de Tareas realizadas, que nos ayuda, no sólo a ver el progreso, sino también, a sentir cierta satisfacción por el trabajo realizado.

En el Inbox vamos a ir apuntando todas aquellas dudas que nos surjan, acciones que creamos interesantes, todo lo que nos llega de una lectura, un correo electrónico, una charla con un amigo, un cartel que nos encontramos por la calle…. Todo lo colocamos aquí. Después, cada noche, revisaremos estas tareas para ver cuáles podemos afrontar inmediatamente, cuáles necesitan de mayor información para llevarlas a cabo y qué aspecto de la búsqueda de empleo nos ayuda a trabajar, de manera que lo podamos colocar en la columna adecuada. Así, cada día tendríamos establecidas y priorizadas las tareas que queremos encarar. Para ayudarnos en la visualización, podemos editar las diferentes etiquetas de la siguiente forma:

El tema de las etiquetas, como todo, es muy personal, aquí cada uno debería editarlas de modo que mejor se adapten a su funcionamiento. En este caso, las utilizamos para diferenciar los momentos en que vamos a abordar cada tarea.

Otra opción, por ejemplo, si estamos buscando diferentes tipos de empleo, sería editar las etiquetas en función de la ocupación y poder diferenciar así las tareas que debemos realizar para cada una de ellas.

Cada columna está compuesta de diferentes tarjetas en las que podemos incluir una descripción (a ser posible, lo más completa posible para que nos ayude) y donde se va a registrar toda la actividad que hagamos con ella. Podemos incluir un Checklist con todas las subtareas que deberíamos implementar con respecto a esa tarea, adjudicarle una fecha de vencimiento (para que aparezca en el calendario) e incluir todos aquellos adjuntos que nos parezcan interesantes, ya sea incluyendo el propio archivo o a través del enlace de Google Drive.

En el ejemplo siguiente, vemos que en la columna AUTOCANDIDATURA hemos incluido una tarjeta denominada LISTADO DE EMPRESAS, con un plazo de vencimiento para el 27/10/2016, un adjunto llamado EMPRESASEDUCACIÓN.XLS y un checklist PARA HACER donde poder ir marcando todas las subtareas para esta tarjeta:

Para llevar el seguimiento de las empresas a las que hemos enviado nuestro CV, podemos, como vemos en el ejemplo, hacer un checklist de las tareas pendientes con esa empresa (enviar el CV, buscar información en Linkedin) e ir anotando en ACTIVIDAD los resultados que vamos obteniendo, las sensaciones que tenemos de esa empresa y que nos podrían ser útiles, por ejemplo, para una futura entrevista.

De esta manera, se ve muy claro lo que hemos hecho y lo que nos queda por hacer con respecto a esta empresa.

En cualquier caso, para todas las que, como yo, disfrutáis y os motiva probar cosas nuevas, hay que dejar muy claro que la motivación de la novedad no tarda en desaparecer y, sin constancia y compromiso, quedará solo en otra herramienta más de las tantas que hay. Si realmente queréis que sea útil, es importantísimo ser constante, realizar un trabajo diario de análisis de lo que hemos hecho y nos queda por hacer. Bien usada, es una herramienta muy potente de organización y de visualización del trabajo que es lo que, muchas veces, no tenemos. Empezamos multitud de cosas pero, con el tiempo, vamos dejándolas inconclusas, perdiendo la referencia de si han tenido algún efecto o no. Ser capaces de mantener la perspectiva, sabiendo por qué estamos haciendo lo que hacemos, focalizándonos en lo que nos está dando resultados y nos acerca a nuestro objetivo y mejorando aquello que no nos ha salido como deseábamos, es la clave para aprovechar al máximo nuestro trabajo y nuestro tiempo. Os animo a que la probéis y vayáis incorporando todo lo que os vamos contando por aquí hasta que encontréis el modo más cómodo y útil para vosotras. Vuestra manera personal y única. Lo importante es que os sirva y os facilite el control y el éxito en vuestra búsqueda de empleo.