El correo electrónico lleva ya décadas en las empresas. Cada día enviamos y recibimos decenas, cientos en algunos casos. Y sin embargo, tras años de práctica todavía no sabemos escribir correos electrónicos. Y la cosa a peor con la llegada de la mensajería instantánea y el uso de los smartphones también para enviar mensajes de correo.
Al igual que nosotros recibimos multitud de mensajes cada día en nuestra bandeja de entrada, nuestros destinatarios puede que estén igual o peor. Por eso hay que tratar de ponerlo fácil. Antes de pulsar el botón de enviar, hay que repasar una serie de aspectos clave para que reclame la atención de nuestro interlocutor.
Estructurar un mensaje de correo ahorra mucho tiempo al destinatario
Valoramos nuestro tiempo pero no tanto el de las personas con las que nos comunicamos. Un mensaje de correo cuidado, además de facilitar su comprensión acaba por ahorrar tiempo.
- Asunto: Tiene que ser breve y dejar claro el tema que se va a tratar. Por supuesto no hay que cambiarlo cuando se responde al correo de otro para poder seguir las conversaciones.
- Redacción: Tiene que ser clara y cuidada. Mejor organizar primero las ideas y escribir después. Las faltas de ortografía o una puntuación descuidada pueden hacer que el texto sea más complicado de entender.
- Resume lo que quieres decir, si tu tiempo es importante, valora también el de los demás. Si podemos estructurar el texto con viñetas para ilustrar diferentes puntos y poner títulos separando diferentes temas a tratar mejor. De esta forma visualmente el remitente se hace una idea de lo que vamos a contar.
- Pero tampoco podemos añadir toda la información en el correo. Especialmente si va para varios destinatarios es mejor añadir un documento anexo con toda la información y que el cuerpo del correo solo sea un breve resumen del mismo.
- Relee antes de enviar, un pequeño repaso que enviar un texto muy largo que no tenga sentido. Mejor redactar con frases cortas y mensajes directos.
- Añade el destinatario y utiliza los campos en copia o en copia oculta si es necesario. A veces hay destinatarios a los que solo queremos informar de un asunto, porque están implicados, pero no necesariamente van a tener que hacer algo con dicha información. El ejecutor sería aquél que está en el campo Para mientras que Con Copia o CC solo serían los interlocutores a los que informamos de algo. Aquí es importante no poner toda la información en el cuerpo del texto y si añadirla como documento anexo.
Olvidate de emoticonos o abreviaturas en los correos. Resume, pero sin abusar.
- Si no es prioritario o no necesitas confirmación de lectura y respuesta no lo pidas. Estamos dando una urgencia al correo que por su propia definición como medio de comunicación asíncrono, nuestro interlocutor o tiene que estar necesariamente al otro lado, no tiene. Por supuesto tampoco llamar para saber si han recibido el correo que acabas de mandar nada más pulsar el botón de enviar.
- Si lo creas desde el móvil avisa que es un mensaje corto y posteriormente responderemos con más detalle. No utilicemos las firmas predefinidas, de «Enviado desde iPhone» o similares… sino que es interesante dar a conocer a nuestro interlocutor que hemos respondido el mensaje desde el smartphone y que más tarde volveremos sobre el mismo para contestar de forma más extensa si fuera necesario.
- En este sentido es importante no utilizar abreviaturas si no estamos seguros de que la otra persona las conoce, algo que se utiliza mucho a nivel interno, FYI, ASAP, etc. pero no tanto cuando respondemos a alguien de fuera de nuestra organización. No por ser más rápidos contestando tenemos que crear un jeroglífico.
Lo cierto es que hoy en día, en un mundo siempre conectado a Internet, nos comunicamos peor que nunca. En muchos casos parece que llamar por teléfono es un problema, la mensajería instantánea contagia de sus expresiones y abreviaturas también al correo electrónico y muchas veces un emoticono o un gif, expresan algo mejor que nosotros con una frase.
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