La gran mayoría de las empresas entregan a sus empleados la nómina en papel. Además requieren de la firma de una copia para la empresa por parte del trabajador. Así mismo la copia que este se queda también estará firmada por el representante de la empresa. Pero ¿es obligatorio entregar la nómina en papel a los empleados?. Lo cierto es que no es condición indispensable.
Lo que si es cierto es que la empresa, si decide sustituir la nómina en papel por una nómina electrónica, deberá facilitar a los trabajadores los medios necesarios para el acceso a los mismos. Lo más habitual es que se acceda a través de una Intranet, donde cada empleado tiene usuario y contraseña para poder descargarse su nómina en un PDF si así lo desea. Pero también se debe facilitar el envío de dicho documento por correo electrónico o su copia en una memoria externa para que el empleado pueda guardarlo.
El fin de la nómina no es otro que garantizar la constancia de la percepción por el trabajador de las cantidades liquidadas y la transparencia en el conocimiento por el mismo de los diferentes conceptos de abono y descuento que conforman la misma. Si todos los trabajadores del centro disponen de acceso a un ordenador donde descargar o enviar su nómina por medios electrónicos a su correo personal no hay ningún impedimento para eliminar las nóminas en papel.
El problema surge cuando no todos los trabajadores pueden acceder a un ordenador en la empresa, o no es accesible la recogida de la nómina desde una conexión a Internet fuera de la misma. Por lo que respecta a la firma de la nómina, en realidad no es necesario, ya que lo que realmente importa es si se firma o no el recibo de las cantidades abonadas, que no es necesario en caso de recibir la nómina por transferencia.
Siempre que se cumplan las debidas salvaguardas las empresa podrá modificar el sistema de percepción de la nómina de forma unilateral. Al menos así lo indica una reciente sentencia del TS, cambiando la doctrina hasta ahora vigente. Aquí no importa quién genera la nómina, ya sea nuestro propio departamento de recursos humanos o se encuentre externalizado. Lo importante es que sea accesible por todos los empleados.
En Pymes y Autónomos – Autor: CARLOS ROBERTO @loslunes_alsol
