¿Proforma, factura, recibo o factura electrónica?

Cada tipo de factura tiene su singularidad y se deberá utilizar en unas características concretas, pero ¿sabes qué diferencia existe entre una factura simplificada, una factura proforma y una electrónica? ¿Qué tipo de documento debes utilizar en tu negocio y cuándo?

Hoy vamos a detallarte no solo los tipos de facturas que existen sino también cómo, para y por qué debes usar cada uno de ellos. ¡Presta atención!

1.La factura simplificada, hija del recibo

• Hasta el año 2013, el recibo o tique era el documento que se entregaba para certificar el pago de un producto o servicio. Desde entonces, ocupó su puesto la factura simplificada.
• Este tipo de factura la emiten los autónomos y empresas que tributan en régimen de estimación objetiva y no están obligados a emitir factura ordinaria. Sin embargo, no son los únicos que pueden hacer uso de ella: también la pueden utilizar otros autónomos y empresas siempre que el importe de la transacción no sea superior a los 400 euros, IVA incluido.
• El dato curioso: generalmente, no suele incluir los datos del comprador del producto o servicio.

2.El albarán, sin validez fiscal

• Es un documento común y muy utilizado en muchas empresas puesto que atestigua, como prueba, que determinada mercancía ha sido entregada a su destinatario.
• No tiene ninguna validez fiscal, así como tampoco prueba el pago del material, aunque sí deberá guardarse siempre que aparezca referenciado expresamente en la factura.
• El dato curioso: En muchas ocasiones ni siquiera incluye el valor económico de su contenido.

3.La factura ordinaria, la prueba de la transacción

• Es el documento legal que prueba una transacción comercial, con la que justificamos cualquier actividad económica. Todos los autónomos y empresas que tributan en régimen de estimación directa están obligados a emitirla por todos los productos y servicios que venden.
• Debe seguir una numeración correlativa, además de incluir los datos fiscales tanto del emisor como del receptor, la fecha de emisión de la misma, el concepto y el detalle de los impuestos.

4.La factura proforma, sin valor contable

• Se utiliza para ofertas comerciales y es muy popular en el comercio internacional. Aunque tiene el mismo contenido que la factura ordinaria, refleja una transacción que aún no se ha producido. Por lo general, incluye un periodo máximo de validez tras el cual el precio podría variar.
• El encabezamiento debe indicar claramente que se trata de una factura proforma, para que no se confunda con una factura real. La proforma carece de validez legal y no sirve como justificante de pago, pero sí sirve para justificar la actividad o el servicio prestado.

5.La factura electrónica, de mutuo acuerdo

• Esta modalidad es idéntica a la factura ordinaria, con la única diferencia de que se emite y envía por medios telemáticos o electrónicos. Cabe destacar que no se pueden emitir facturas electrónicas si el receptor no las acepta, puesto que esta vía debe ser acordada por ambas partes, mientras que ahora es obligatoria para quienes quieran trabajar como proveedores de las administraciones públicas.
• Desde 2013 no es obligatorio que incluya la firma electrónica avanzada del emisor, aunque las autoridades tributarias lo recomiendan para identificar claramente a quien la emite y evitar así suplantaciones.

6.Factura recapitulativa, dentro de un mes natural

• Se emite para agrupar diferentes operaciones que dirigimos al mismo cliente, de forma que con una única factura se recapitulen todas las facturas correspondientes a un periodo, dentro de un mismo mes natural, que se deberá emitir antes del día 16 del mes siguiente al que corresponden.
• Para que esta factura se considere legal y tenga validez fiscal, se debe anular todas las facturas incluidas en la factura recapitulativa y se deberán anexar a la misma para contabilizar los importes. Además, es importante que las facturas anuladas se guarden durante los cinco años siguientes, puesto que Hacienda puede solicitarlas en ese plazo.

7.Factura rectificativa, a prueba de errores

• Cuando se ha cometido un error en alguno de los datos tanto del emisor o el receptor, la cuantía del producto o servicio objeto de la transacción, se aplica el tipo impositivo inadecuado o no se incluyen todos los datos que se deberían, se lleva a cabo una factura rectificativa. En ella se debe indicar que se trata de una factura rectificativa, así como a qué factura corrige.
• Con estas nociones, ya estás preparado para decidir qué tipo de documento tienes que preparar en cada caso para tus clientes.

Y recuerda que la facturación online con una solución como Sage Contabilidad y Facturación puede ayudarte a mejorar la gestión de tu empresa.