Si tu también eres de los que siempre está haciendo malabares con su tiempo para conseguir hacer todo lo que quieres, seguro que la productividad te interesa. No solo se trata hacer más cosas en menos tiempo, automatizar y delegar, sino también de sentir que tienes el control y estás dando los pasos correctos hacia tus objetivos.

Mantenerse organizado, enfocado y motivado, a veces puede resultar muy dificil pero no es imposible. La productividad nos dice que se puede, y a continuación os queremos enseñar las principales aplicaciones online que nosotros usamos para ser más productivos y sin las que no podríamos vivir hoy en día.

1. KANBAN FLOW

El método Kanban creado por David J. Anderson, se usa sobre todo en el desarrollo de software y consiste en dividir el proceso en fases bien delimitadas que se tienen que finalizar por completo antes de pasar a la siguiente, garantizando así la calidad del producto final y evitando cuellos de botella.

Han surgido en los últimos años numerosas aplicaciones de gestión de proyectos basadas en este método y la verdad que a Juanmi y a mí nos encanta por lo ágil, sencillo y a la vez potente que es para gestionar cualquier tipo de proyecto.

De todas las que hay, la que estamos usando actualmente es KanbanFlow por varios motivos:

• Tiene una versión gratuita bastante completa que hemos estado usando hasta hace poco.
• Varios usuarios, ilimitados proyectos, diferentes colores para las tareas.
• En la versión de pago (5$ al mes por usuario), puedes trackear el tiempo que estás con cada tarea, simplemente con activar un timer.

Nosotros la utilizamos para gestionar las tareas de los proyectos comunes y lo que más nos gusta es tener siempre de un vistazo todas las siguientes tareas y quien las tiene que hacer. Puedes organizar los paneles como quieras, por ejemplo en tareas pendientes de empezar, en curso y hechas, te dará una visión global de toda la actividad de tu proyecto.

2. GOOGLE DRIVE

¿Quien no conoce Google Drive a estas alturas? Empezamos usándolo hace mucho tiempo como herramienta para crear documentos compartidos y colaborar entre varias personas, pero ahora lo usamos para casi todo.

Todos la información de nuestros distintos proyectos la tenemos organizada en Google Drive: Guiones de videos, estudios SEO de palabras clave, siguientes artículos…

Estas son algunos de los motivos por los que nos gusta:

• Todo disponible en un único lugar y accesible desde cualquier ordenador o dispositivo móvil.
• Todo tipo de documentos. Desde documentos normales y hojas de calculo hasta presentaciones.
• Organizado en carpetas para poder tener todos los proyectos que necesites.
• Compartir documentos con quien quieras en un click.

Y no, Google no nos paga comisión, no lo necesita 😉

3. MULTIPLES USUARIOS DE GOOGLE CHROME

Desde que descubrimos esta funcionalidad (antes extensión) de Google Chrome, ya no podemos vivir sin ella. Quizás sea una de esas herramientas online par ser mas productivo que poca gente conoce pero que te cambia tu forma de pensar y actuar cuando la usas.

Es una manera de poder tener distintos usuarios cada uno asociado a una cuenta de gmail y no tener que estar saliendo y entrando cada vez que quieras cambiar.

Pero no solo eso, lo potente de esto es utilizarlo combinado con los marcadores. Nosotros tenemos para cada usuario y cuenta gmail un montón de marcadores que te ayudan a tenerlo todo a mano cada vez que entras a esa cuenta. De esta forma es muy fácil cambiar de proyecto.

Por ejemplo, en mi cuenta personal tengo marcadores con Gmail, KanbanFlow, Facebook, Twitter,  Analytics, Google Plus, etc. Así tengo a un sólo click las webs y herramientas que utilizo a diario.

4. EVERNOTE

Es un error pretender tenerlo todo en tu cabeza. Estar siempre pendiente de que no se te olvide nada de lo que tienes que hacer es un estrés continuo.

Evernote puede que sea la herramienta de productividad más recomendada. Sirve como entorno en el que anotar, almacenar, escribir, buscar.  Todo organizado con carpetas y tags, de manera que lo puedas encontrar rápido cuando lo necesites.

Además ahora permite compartir y colaborar con otros usuarios.

Tareas: Anota cualquier tarea que tengas pendiente hacer para que no se te olvide, por pequeña que parezca, saber que está ahí apuntada te liberará. Usamos Evernote como herramienta donde implementamos el método GTD de productividad, aunque estamos empezando con uno propio que daremos a conocer dentro de muy poco.

Ideas: Nunca sabes cuando se te va a ocurrir una idea que merezca la pena anotar (o no). Es una buena forma de dar rienda suelta a tu creatividad. Anota todo lo que se te pase por la cabeza para revisarlo cuando tengas tiempo.

Información: Facturas, accesos, contraseñas, paginas webs, libros. Cualquier información que necesites tener a mano en cualquier momento. Siempre sabrás que está todo ahí y esa es una tranquilidad increíble.

5. FIVERR

No puedes hacerlo todo tu. Uno de las premisas básicas que Tim Ferris propone en su libro La Semana Laboral de 4 Horas es delegar. Delegar todo lo que puedas en alguien que haga mejor que tu esa tarea y sobre todo más barato de lo que cuesta tu tiempo.

En Fiverr puedes encontrar desde gente que te ayude a redactar contenido para tu blog, logotipos por 5$, hasta intros de videos, como la nuestra que nos la hicieron aquí.

Para nuestro logotipo usamos otra plataforma especifica de diseño llamada 99Designs. Es bastante más cara pero muy interesante si no tienes la idea clara de lo que quieres, ya que tienes cientos de diseñadores proponiendo diseños para tu logo y puedes elegir el que más te guste.

6. CANVA

No somos expertos en diseño, pero hoy en día con herramientas como Canva y un poco de buen gusto, se pueden hacer cosas medianamente decentes sin tener que ser un experto en Photoshop o Illustrator.

Lo mejor es que está pensado precisamente para diseños de Social Media, así que tienes ya las medidas correctas para publicaciones en Facebook, portadas de Twitter e incluso tarjetas de visita.  Cuenta con una galería gratuita inmensa de iconos, formas y textos prediseñados. También tienen elementos de pago por 1$ la unidad si buscas cosas más especificas.

Nosotros siempre lo usamos para diseñar las portadas de los posts, banners o cualquier elemento visual que queramos compartir.

En su escuela de diseño encontrarás ejemplos y tutoriales gratuitos para mejorar tus habilidades en cuanto a diseño se refiere.

7. FEEDLY

8. KILL NEWS FEED

Hoy en día tenemos muchas fuentes de distracción en Internet. Facebook es una de ellas y si trabajas en el ordenador todo el día puede que lo tengas siempre abierto y cada vez que pases por esa pestaña no puedas evitar hacer click sobre el video de gatitos que aparece el primero en tu timeline 😉

Este plugin es la solución ya que bloquea las últimas noticias evitando así que te distraigas con cosas poco relevantes.

9. MOMENTUM

Esta extensión de Chrome no es precisamente una herramienta de productividad, pero me gusta mucho porque una vez que la instalas, cuando abres una nueva pestaña te aparece una foto con una frase motivadora y la pregunta: ¿Cual es tu principal tarea para hoy? Una vez que la escribes, cada vez que abres una pestaña nueva te la recuerda.

Lo que más me gusta son las imágenes que van cambiando cada día y son todas espectaculares, así como las frases.

Me sirve para mantenerme inspirada y motivada 🙂

10. WISEMAPPING

BONUS: VIDEO SPEED CONTROLLER

Esta última herramienta es para frikis de la productividad y el aprovechamiento del tiempo 🙂

Si te gusta ver videos en Youtube pero a la vez sientes que pierdes tiempo que podrías dedicar a otras cosas, este plugin te va a ser de mucha utilidad.

Se trata de un plugin para Chrome que te permite modificar la velocidad de los videos con solo una combinación de teclas.

Podrás ver un video de 20 minutos en la mitad de tiempo y seguir quedándote con la esencia del contenido.