Las reuniones virtuales son cada día más populares, por lo que se han convertido en una actividad que requiere planificación, como cualquier reunión presencial. Sin embargo, todavía hay muchosprofesionales que se resisten a las teleconferencias, pues las consideran una pérdida de tiempo o muy complicadas de llevar a cabo.

La mejor manera de lidiar con la resistencia a este tipo de reuniones es organizarlas correctamente y así demostrar que pueden ser exitosas.

En su artículo How to run a great virtual meeting, Keith Ferrazzi resalta varios aspectos que hay que considerar antes, durante y después de una reunión virtual:

Antes de la reunión

-Enciende tu cámara: algunas personas resaltan que uno de los beneficios de las reuniones virtuales es que no es necesario el vídeo, por lo que se pueden hacer otras cosas a la vez que se “participa” en la reunión. La realidad es totalmente diferente, ya que, como dice Ferrazzi, al estar todos los participantes separados por la distancia, lo mejor es hacer sentir a todos como si estuvieran en la misma sala. Al encender la cámara los participantes podrán ver las reacciones y emociones de cada persona, lo cual le da un toque más humano a este tipo de reunión.

-Prepararse con antelación: antes de la reunión es buena idea planificar los puntos a tratar y definir la opinión del equipo en diferentes aspectos. Esto ayudará a expresar opiniones más claras y a evitar problemas de comunicación al momento de tomar decisiones.

Durante la reunión

-Conecta a las personas: otra de las recomendaciones de Ferrazzi es hacer una ronda, al inicio de la reunión, y pedir a cada participante que actualice al equipo sobre lo que está haciendo y cómo va su trabajo. Esta es una buena manera de hacer que las personas se conozcan y se sientan más conectadas y cómodas.

-Da oportunidad a todos los participantes para hablar: más allá de hacer una ronda al inicio, es importante asegurarse de que ninguna persona se quede sin opinar, por lo que es clave planificar bien eltiempo y dar prioridad a los temas más resaltantes.

-Las reuniones virtuales también tienen normas sociales. Tener a tu alcance la posibilidad de desactivar tu micrófono o de apagar los altavoces puede ser tentadora, sobre todo cuando tienes otras actividades pendientes. Sin embargo, no deberías hacerlo, pues no solo muestra poca educación, sino que puedes perderte aspectos importantes, que podrían ser clave para tu trabajo.

Al finalizar la reunión

Antes de terminar pide a cada participante que hable sobre lo que no está de acuerdo, qué le preocupa, qué aspectos cree que merecen más atención en las próximas reuniones.

Por otra parte, es buena idea enviar posteriormente un email que resalte los temas más importantes que se han discutido durante la reunión y a qué acuerdos se han llegado.

Por último, una buena recomendación de Ferrazzi es respetar el tiempo de los participantes, pues al no estar todos en la misma zona geográfica, hay horarios que podrían complicarse. Sin embargo, al cumplir con los tiempos pautados se podrá desarrollar mayor confianza y un buen equipo.

fuente: http://expertosenseleccion.es/como-organizar-una-reunion-virtual/