Puede que Facebook o YouTube sean fuente de muchas distracciones en el trabajo, pero las reuniones pueden ser también una gran pérdida de tiempo si no se gestionan de la forma adecuada. Es cierto que a veces un breve encuentro en persona es más rápido y útil que un intercambio de docenas de mensajes de email, pero para que así sea, hay que saber hacer reuniones eficientes.
En este artículo reunimos algunos consejos para lograr que tus reuniones sean realmente útiles, y no se conviertan en un agujero negro de tiempo. Puedes aplicarlos tanto si eres el organizador como si eres un asistente, y están basados sobre todo en mi experiencia personal (después de haber pasado muchas horas encerrada en una sala de reuniones).
También encontrarás algunas aplicaciones y servicios online que pueden ayudarte con tus reuniones, desde controlar el tiempo que dedicas a cada punto, hasta redactar al acta que luego compartirás con los participantes. Todo es cuestión de proponérselo, y conseguir que tus reuniones se conviertan en una parte satisfactoria de tu trabajo (y un sitio donde vas a apagar el cerebro mientras alguien más habla).
Así son las reuniones eficientes
Hay una serie de características que definen a una reunión eficiente, y casi todas tienen que ver con la planificación y la preparación previa. En una reunión, donde estás tomando tiempo de otras personas (y que además suelen ser horas laborables) es vital hacerlo de la forma más eficaz posible. Toma nota para tu próxima reunión:
- Comparte la agenda por adelantado. Lo más importante es saber de qué trata la reunión. De hecho, las cuestiones que se tratarán en ella te pueden incluso ayudar a decidir si realmente es necesario convocarla, o se puede solucionar rápidamente vía correo electrónico. En caso contrario, envía la agenda con los temas a tratar a todos los participantes, al menos 24 horas antes de la reunión. Si no eres el organizador, solicita esta agenda a la persona encargada.
- Revisa la lista de invitados. Otro punto muy importante es decidir a quién invitas a la reunión. Asegúrate de que las personas claves pueden asistir, ya que de lo contrario no se podrá tomar ninguna decisión. Por otro lado, si te han invitado a una reunión y crees que tu presencia no es necesaria, no tengas miedo de rechazar la convocatoria (pidiendo, eso sí, que te envíen el acta después).
- Respeta escrupulosamente los tiempos. Llegar tarde a una reunión no sólo es una falta de educación, sino que además hace esperar a todos los demás que han llegado antes. Si eres el organizador, no esperes a los tardones: empieza la reunión a su hora, respeta los tiempos asignados a cada parte (que habrás calculado antes en la agenda) y acaba a la hora prevista. Si eres un asistente, no te levantes de tu sitio a la hora en que comienza la reunión, porque llegarás tarde. Para motivar a estos tardones, un «truco» que no falla es hacer pagar un euro a todo aquel que llegue tarde. Luego, con el bote acumulado podéis ir a tomaros algo todos juntos.
- Crea un archivo de ideas. A menudo en las reuniones es fácil salirse del tema, según la conversación de los participantes va progresando. Si surge algún tema fuera de la agenda pero que es importante, apúntalo en un «archivo de ideas» para incluirlo en el acta y tratarlo en otra ocasión (quizás la próxima reunión).
- Asigna tareas antes de acabar. Generalmente las reuniones acaban con una serie de acciones que deben repartirse entre los asistentes. Procura que quede claro quién se encarga de cada cosa antes de dar la reunión por acabada, y si es posible, con una fecha estimada de realización de la tarea en cuestión.
- Toma notas personales. Todos los asistentes deberían tomar notas en una reunión, enfocadas sobre todo a temas derivados de la agenda que quieran tratar, y a apuntarse la tarea que se le haya asignado al finalizar la reunión. Para el acta de la reunión, idealmente, se debería asignar a una persona al comienzo de la misma. En general se recomienda tomar notas con lápiz y papel (no con ordenador) aunque hablaremos de eso más adelante.
- Haz seguimiento de la reunión. Ya sea para tratar los temas pendientes que quedaron en el «archivo de ideas», o las tareas asignadas a cada uno de los asistentes, es importante también hacer seguimiento de la reunión en uno o dos días, para asegurarse de que el trabajo comenzado con ella sigue su curso.
Apps y servicios para mejorar tus reuniones
Decía antes que a la hora de tomar notas en una reunión, es mejor hacerlo con lápiz y papel. Esto es porque en general, el uso de tecnología (portátiles, móviles, tablets) en una reunión es más una distracción que otra cosa, y a la mínima que desconectas del tema te encuentras comprobando el email o mirando redes sociales. De hecho, en algunos artículos sobre este tema recomiendan prohibir la entrada de smartphones en la sala de reunión.
Sin llegar a ese extremo, en mi experiencia personal creo que es práctico que tanto el organizador como la persona que va a tomar el acta lleven portátil; el primero por motivos obvios, y el segundo para ahorrarse el trabajo de pasar las notas manuscritas a un email. El resto de asistentes puede perfectamente recurrir al papel y boli.
Eso no quiere decir que no haya multitud de aplicaciones y servicios online que puedes usar (si es que finalmente decides incorporar la tecnología en tus reuniones) para hacerlas más efectivas. Algunas de ellas son:
Team Meeting Checklist
Team Meeting Checklist es un sencillo formulario web que te permite comprobar si lo tienes todo a punto para tu reunión, incluyendo varios de los puntos que comentábamos antes. Una vez rellenado, podrás enviarlo a los participantes en la reunión, adquiriendo con ellos un compromiso. También puedes imprimirlo para tener una copia siempre a mano.
Solid
Solid es una estupenda utilidad gratuita para organizar reuniones por tu cuenta, en conexión con Google Calendar o con Office 365. Cada reunión cuenta con su propio espacio donde tomar notas, hacer una lista de las acciones acordadas o anotar ideas que hayan surgido. Luego puedes compartir estas notas a modo de resumen con todos los participantes vía email. Solid también te permite hacer seguimiento de las tareas que te hayan asignado y calcula estadísticas acerca de tus reuniones.
Worklife
Worklife es otra utilidad con la que gestionar más fácilmente las reuniones y todo lo que implican: preparar la agenda, informar a todos los participantes, tomar acta, hacer seguimiento, etc. En este caso, funciona un poco como un documento compartido de Google, donde todo el mundo puede colaborar y ve los cambios aplicados en tiempo real. Worklife además se sincroniza con Google Calendar y con Outlook.
Meeting Calculator
¿Crees que pasas demasiado tiempo en reuniones? Meeting Calculator te lo dejará claro. Esta aplicación web calcula tus estadísticas de reuniones, como por ejemplo cuántas horas pasas reunido al año, su duración media, o el porcentaje de reuniones que organizas frente a aquellas a las que asistes como participante. Para ello, eso sí, es imprescindible que uses Google Calendar, ya que es de donde esta aplicación extrae sus datos.
Meeting Ticker
Si te estás preguntando si deberías o no celebrar una reunión, un punto que puede ayudar a convencerte es el impacto económico que ésta puede tener en la empresa. Sólo hay que ir a Meeting Ticker, introducir el número de participantes, el sueldo medio de todos ellos (calculado por horas) y el tiempo que lleváis de reunión. Con esos datos, la web mostrará un contador con el dinero que se está gastando. Lógicamente no es una ciencia exacta, pero ayuda a ser consciente del gasto que suponen a veces las reuniones demasiado largas sin un objetivo fijo.
Minutes.io
El acta es un punto importante de la reunión, puesto que permite repasar todo lo que se ha comentado en ella, lo que se ha decidido y las tareas asignadas a cada uno de los participantes. Con Minutes.io puedes hacer estas actas directamente en tu navegador, de forma muy sencilla, clasificando directamente cada elemento de la misma (tarea, idea, decisión, etc.) y luego compartiéndola vía email. Se puede usar gratis y también tiene planes de pago con opciones extra.
Team Meeting Timer
¿Necesitas una forma sencilla y efectiva de controlar el tiempo en una reunión? Team Meeting Timer es la respuesta. Ábrelo en el navegador, establece la duración de la reunión y empieza. Es cierto que puedes usar en realidad cualquier reloj, pero si por ejemplo la sala de reuniones cuenta con un proyector, es buena idea ponerlo ahí a la vista de todo el mundo para que todo el mundo respete sus tiempos.
FUENTE: GENBETA vía @genbeta
AUTORA: ELENA SANTOS