Gestión del tiempo y productividad

Llego a la oficina y abro la bandeja del email. Ahí están, más de 120 correos esperándome. De repente suena el teléfono. Es mi jefe para endosarme un nuevo marrón. Uno de mis compañeros de trabajo se acerca con un montón de papeles en la mano y algo me dice que son para mí. No llevo ni cinco minutos en el despacho y ya estoy lo suficientemente estresado como para mandar todo a hacer puñetas, pero aún queda lo mejor … todavía no he abierto mi agenda donde tengo planificado lo que “tengo” que hacer. ¡Colapso total! ¿Te suena verdad? Con este artículo quiero ofrecerte algunos consejos que te ayudarán a sobrellevar tu día a día de mejor manera, gestionar tu tiempo y aumentar tu productividad. Acompáñame y te cuento:

Conoce a tu cerebro

Antes de empezar creo que es conveniente entender un poco cómo funciona tu cerebro. Él está divido en varias partes, pero la que más nos interesa en relación a este artículo es el Neocórtex. Es la parte más evolucionada de tu cerebro. Está situada en el lóbulo frontal y prefrontal. Aunque solo representa un escaso 5% del volumen total de todo tu cerebro es allí donde ocurre toda la magia: la percepción, el análisis, la planificación, el pensamiento, la conciencia, el juicio, la decisión… entre otras muchas cosas.

Con su 5% de volumen solamente él consume un 25% de la energía total que llega a tu cerebro. Su combustible lo consigue metabolizando el oxígeno y la glucosa, por lo que no es de extrañar que te agotes tanto al realizar tareas relacionadas con el análisis y la estrategia, o que no seas capaz de concentrarte cuando estás hambriento o cansado. Una hora de trabajo activo de tu córtex frontal puede agotar tus reservas de glucosa. Ahora ya sabes que los recursos de tu córtex frontal son limitados. No los malgastes con tareas improductivas o no te quedará energía para las tareas que realmente son importantes.

Además, tu córtex frontal tiene limitada la capacidad de retener y procesar la información que recibes.  No gestionar adecuadamente dicha información puede provocar un colapso que reducirá tu capacidad cognitiva para atender las tareas pendientes.

Tu cerebro es mucho más productivo cuando opera en modo monotarea. Hal Pashler, distinguido profesor e investigador de Psicología en la Universidad de California y conocido por sus investigaciones sobre las limitaciones de la atención humana, demostró que cuando una persona realiza a la vez dos tareas que requieren pensamiento consciente puede pasar del rendimiento de un graduado de la escuela de negocios de Harvard al rendimiento de un niño de 8 años. ¿Te das cuenta de que aunque creas que con la multitarea eres más productivo en realidad estás mermando tu capacidad a la hora de realizar dichas actividades?

Por último, deberías saber que tu cerebro consume mucha menos energía cuando ejecuta tareas rutinarias que cuando realiza tareas novedosas que exigen una mayor atención. Estas tareas son gestionadas por otras partes de tu cerebro diferentes al córtex. Concretamente por los ganglios basales.

Algunos consejos para gestionar tu tiempo

Ahora que ya sabes algo más sobre tu cerebro comprenderás mejor todos los consejos que te ofrezco.

• Tu cerebro es más productivo en las primeras horas del día. Identifica qué tareas son las más importantes y complejas. Aprovecha estas horas para realizar este tipo de trabajos. Estas horas de mayor energía mental son las óptimas para tomar decisiones difíciles que te pueden llevar unos minutos cuando estás descansado pero que pueden convertirse en una misión imposible cuando no lo estás. Seguro que en más de una ocasión te has despertado con la solución a un problema que habías estado rumiando todo el día anterior.
• Haz una única tarea a la vez. Divide la jornada laboral por bloques e intenta agrupar las tareas relacionadas con el tipo de actividad: bloque de pensamiento profundo, bloque creativo, bloque de reuniones, bloque de atención a las personas, bloque de tareas rutinarias como atender mail y llamadas, bloque de redactar textos e informes, etc.
• La información que es capaz de procesar tu córtex es limitada. Saca todo lo que no necesites de tu cabeza. Apunta en soportes externos (agendas, libretas, procesadores de texto, gestor de tareas, listas, etc.) lo que no necesites ahora. Accede a esta información con cada cambio de tarea.
• Limita al máximo tus interrupciones. Los intervalos involuntarios consumen tiempo y energía. Apaga todas las alertas que puedan distraerte (teléfono, mail, mensajes, alertas del ordenador) mientras realizas tareas difíciles a nivel cognitivo. Seguro que no se cae el mundo por que no atiendas las llamadas o mails que se generan en una hora. Ya tendrás tiempo de atenderlas en el bloque de tiempo correspondiente.
• Agenda descansos con frecuencia.  K. Anders Ericsson, investigador de la Universidad de Florida,  estudió la productividad y los hábitos de trabajo de personas que destacaban en diferentes áreas como la música, el ajedrez y otros deportes. Descubrió que ellos entrenaban en periodos de máxima intensidad durante noventa minutos para después descansar 20 antes de volver a retomar la actividad. Por otro lado también puedes usar la “técnica del comodoro” que consiste en hacer intervalos de trabajo sin interrupciones de 25 minutos con descansos entre ellos de 5 minutos. Cada 4 intervalos deberás realizar una pausa mayor de 20 minutos. Las pausas entre tareas descansan y relajan a tu cerebro aumentando con ello tu productividad.

En resumen:

• Planifica la jornada el día de antes o al empezarla.
• Divide las tareas y clasifícalas por tipo de actividad.
• Realiza las tareas más importantes, urgentes y difíciles en las primeras horas de la jornada donde tu productividad es mayor
• Asigna a cada tarea intervalos de tiempo (25, 45 o 90 minutos)
• Descansa entre los diferentes intervalos de trabajo.
• Haz un listado de los principales ladrones de tu tiempo y diseña planes de contingencia para evitar su impacto.
• Aprende cuanto antes las rutinas de trabajo. Las rutinas aprendidas se realizan en menos tiempo y consumen menos energía,ya que no tiene que gestionarlas tu córtex.

Espero que estos consejos te ayuden a aumentar tu productividad y hacer tu jornada laboral más amena y satisfactoria.

AUTOR: ENRIQUE FUENTES @fuentesabanades

FUENTE:  COMPETENCIAS DEL SIGLO 21  ‎@competencias21

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