La automatización de procesos administrativos, como la e-factura, puede llegar a suponer un gran ahorro de tiempo, dinero y almacenamiento.
Muchos autónomos ya están inmersos en un proceso de transformación digital porque las nuevas tecnologías y las soluciones avanzadas de gestión documental, como las relativas a la facturación electrónica, les suponen una gran simplificación en los trámites. La e-factura no es sólo una oportunidad, a veces es una obligación. Desde el 15 de enero de 2015, los trabajadores deben presentar las facturas en formato digital a cuando realizan operaciones comerciales con las administraciones públicas, siempre y cuando el importe rebase los 5.000 euros o el organismo público de turno así lo señale de forma reglamentaria.
Todo proceso de adaptación a las nuevas tecnologías parece a primera vista un desafío para los autónomos, sin embargo, invertir en la automatización de procesos de gestión, es decir, un software como el que propone Sage: Sage 50cloud, acaba resultando muy rentable. De hecho, el año pasado el número de facturas electrónicas creció casi un 15%, ya que se procesaron en España 181.884.086 documentos, de los cuáles los pequeños negocios y las micro-empresas emitieron el 32,04% de las facturas y recibieron el 38,05%.
Llevar el control de forma digital de las facturas, tanto las recibidas como las emitidas, se ha convertido en un factor básico en la estrategia de ahorro de costes de los negocios. Una de las principales fortalezas de las que goza este documento es el ahorro: la emisión de una factura tiene un coste de 4,45 euros cuando se realiza en papel y de 1,64 euros cuando se utiliza el formato electrónico. La diferencia es aún mayor cuando se trata de la recepción de facturas, que pasa de los 7,22 euros en papel a solo 2,27 euros en formato electrónico.
Muy relacionado con lo anterior es el ahorro del tiempo. Por cada documento emitido en formato digital se ahorra un minuto de trabajo. Está calculado que un trabajador emplea 90 segundos de media en la creación, impresión, manipulación y ensobrado, envío y archivo por factura en papel. Sin embargo, en formato digital, el tiempo de creación, envío y archivo no sobrepasa los 30 segundos. En el caso de las facturas recibidas, el tiempo invertido viene a ser de 9 minutos (para la recepción, manipulación del correo, verificación y revisión de la factura, registro de datos en el sistema y archivo manual) y tan solo de 2,30 minutos cuando se utiliza la factura digital.
En este sentido, tampoco podemos olvidarnos de que gracias a la automatización del proceso de este justificante se reducen notablemente los errores humanos. Además, al abandonar el papel se libera espacio de almacenamiento y se limita significativamente el impacto medioambiental.
Eso sí, conviene distinguir entre dos tipos: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado. Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos a través de Internet, sin embargo, el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado, ya que contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos, mientras que el no estructurado no lo facilita.
La facturación es pieza clave en cualquier negocio. Sin facturas no hay cobros y sin dinero en las cuentas ningún negocio puede sobrevivir. Por ello, entre los principales beneficios también se encuentra que la e-factura acorta los ciclos de tramitación, incluido el cobro. Y es que hasta el 90% de los negocios afirma tener problemas para cobrar a tiempo, lo cual afecta a la liquidez. Por ello, uno de los métodos para reducir el Periodo Medio de Cobro (PMC) es la digitalización de la factura: una pieza clave de la transformación digital de los negocios. Desde Ley de Morosidad el plazo de pago obligado por Ley es de 60 días desde la fecha de recepción de las mercancías o prestación de los servicios.
La gestión comercial es vital en cualquier empresa, pero el soporte de un buen programa de facturación es imprescindible para tener todos los movimientos financieros de una empresa bajo control. Es por ello que, en la actual coyuntura, las empresas y administraciones se vean obligadas a agilizar la tramitación de las facturas de sus proveedores, ya que deben ser sometidas a revisión y a aprobación antes de ser pagadas.
Ahora el reto es encontrar un buen software que realice todo el proceso en el menor tiempo posible y con las mayores garantías. Un clásico que se mejora cada año y que no suele defraudar según la opinión de los miles de autónomos y empresas que ya lo utilizan es el programa Sage 50cloud: uno de los programas de software de gestión más usado en España, con más de 600.000 licencias. Dicha plataforma combina toda la potencia de un programa desktop con la flexibilidad de las aplicaciones online. Cuenta con soluciones adaptadas a cada negocio, sin importar el tamaño. Además, ahora en noviembre cuentan con descuentos para digitalizar todos los procesos de contabilidad y gestión comercial.
FUENTE: vía @diarioAyE
