Herramientas básicas para el trabajo colaborativo

La oficina ya ha trascendido los límites de la compañía y ahora se trabaja cada vez más desde restaurantes, habitaciones de hotel, lugares de coworking y desde casa. Las investigaciones realizadas hasta la fecha resaltan los beneficios del teletrabajo y aseguran que trabajar un día o dos a la semana fuera de la oficina aumenta la motivación y la productividad de los empleados, además de su bienestar al reducir el estrés por los desplazamientos y las dificultades que supone conciliar. Esta tendencia está al alza y cada vez son más las empresas que proponen este estilo de trabajo a sus empleados. Pero para ser realmente productivo estando fuera del entorno habitual, hacen falta varias herramientas básicas pensadas, precisamente, para mejorar la flexibilidad y la colaboración.

• Dispositivos

Esta evolución de los entornos de trabajo hace necesario que los empleados utilicen equipos que les permitan estar conectados desde cualquier sitio y adaptar sus rutinas a sus necesidades, ya sea para trabajar en una presentación o para sus momentos de ocio. «Nuestros usuarios demandan equipos que les ayuden en su día a día y que sean capaces de adaptarse a todas las situaciones, independientemente de si están preparando una propuesta, realizando una presentación o viendo un vídeo con sus hijos», explica Miguel Ángel Fiz, director de Categoría de Sistemas Personales de HP España y Portugal. «El dispositivo que escojamos para nuestro uso doméstico puede y debe estar a la altura de nuestras necesidades profesionales, ya sea en la oficina, en un viaje o cuando teletrabajamos».

Por este motivo, Fiz recomienda como herramienta básica para trabajar desde casa el HP EliteBook, que forma parte de la nueva gama premium de la marca y que busca satisfacer las necesidades de los usuarios que necesitan dispositivos que sigan su ritmo y que sean a la vez elegantes, seguros, ligeros y funcionales. Este dispositivo en concreto es convertible: la pantalla gira hasta 360 grados para ahorrar espacio, facilitar la movilidad del usuario y adaptarse a las necesidades de cada actividad.

Viene con un lápiz activo, el primero del mundo con alerta de proximidad para notificar al usuario en caso de pérdida; un teclado de colaboración y una pantalla opcional que asegura la visibilidad en exteriores. Esta pantalla es una solución útil para los usuarios que tienen que manejarse en condiciones lumínicas complicadas: su sensor de luz ambiental regula el brillo de forma automática. Pero, además de la movilidad y la adaptabilidad, incluye soluciones específicas de seguridad y gestión para proteger el trabajo del usuario.

Por ejemplo, incorpora Sureview, una tecnología que se activa con solo pulsar una tecla y que funciona como un filtro de privacidad, reduciendo el ángulo de visión de la pantalla a 35 grados, para evitar miradas indiscretas. Funciona de la misma forma que las pantallas de los cajeros automáticos de los bancos. Es útil en entornos de movilidad para confidencialidad y gestión de datos. «Además, estos equipos llevan todas las características básicas de seguridad, que incluyen autodetección de malware y virus», explica Fiz.

• Comunicación

Además de tener un dispositivo que asegure versatilidad y seguridad, es básico utilizar herramientas y programas que faciliten la comunicación y colaboración con el resto del equipo de trabajo. Una de las más extendidas es Slack, una plataforma que permite crear chats de grupos —uno por cada departamento o sección—, intercambiar documentos e incluso hacer conferencias con vídeo. Está pensado para intercambios de información rápidos que necesitan llegar a mucha gente sin tener que crear una nueva conversación para cada pequeño asunto.

Para un contacto más inmediato y visual, algunos de los nómadas digitales más reconocidos recomiendan Zoom, el mejor sistema de videoconferencias según Gartner, que permite hasta 500 participantes en vídeo y guardar y almacenar las reuniones en la nube. Algunos dispositivos, como el citado HP EliteBook, ya incluyen prestaciones para videoconferencias con teclas de acceso inmediato a Skype y funcionalidades que permiten gestionar el sonido el micrófono de forma que recoja el sonido ambiente o que filtre solo la voz de la persona que está hablando. En este punto, un monitor extra también puede ser útil. «Una segunda pantalla mejora la productividad en un 30%», asegura Fiz. «Y, sobre todo, para hacer conferencias y poder trabajar de forma paralela con una segunda ventana abierta».

• Gestión de proyectos

Otra de las claves principales para el trabajo fuera de la oficina es ser capaz de organizarse. En estos casos los plazos límite son especialmente estresantes porque es el empleado quien define sus horarios y trabaja sin un jefe en el despacho de al lado. Hay herramientas de gestión de proyectos como Asana, que permite compartir y almacenar información en línea, tachar y crear tareas o enviar y recibir feedback. También están las Google Apps, un conjunto de aplicaciones cloud ideadas para el trabajo en línea, o herramientas como Toggl, que sirve para apuntar las horas de trabajo, analizarlas y reorganizarlas si alguien está desbordado.

Esta es una noticia patrocinada por HP elaborada por una redactora de EL PAÍS RETINA.