En una época en la que cada vez más las empresas apuestan por la internacionalización y en el que las filiales se multiplican, la necesidad de disponer de herramientas tecnológicas de gestión potentes se hace patente. Tener la capacidad de responder a las necesidades globales, a las distintas exigencias locales, a unos métodos de dirección diferentes y a modos de trabajar dispares, resulta hoy en día una necesidad.
Además la reducción de costes continúa siendo una de las principales prioridades para las organizaciones. Contar con un sistema de RR. HH. global y único permite consolidar los datos y, en consecuencia, ahorrar tiempo en las tareas administrativas para concentrarse en las operaciones y estrategia de RR. HH. optimizando al mismo tiempo los gastos.
A la hora de abordar un proyecto de RRHH global, será necesario plantearse algunas cuestiones previas para afrontar con éxito este reto:
1. Visión estratégica liderada por la dirección
A la hora de abordar un proyecto de internacionalización los objetivos del proyecto deben estar definidos claramente desde el inicio y este debe contar con el apoyo de la dirección. ¿Qué requerimiento debe tener su solución global de RRHH? ¿Están sus procesos homogeneizados? ¿Cuáles son sus prioridades? ¿Quién tendrá acceso a qué información? ¿Sus colaboradores están preparados para el cambio? ¿Su equipo de RR. HH. posee las competencias necesarias para asumir este nuevo proyecto? En resumen, ¿está su empresa preparada para asumir este reto?
Posteriormente será responsabilidad del área corporativa de RR. HH. alinear las mejores prácticas con los objetivos estratégicos ya definidos, teniendo en cuenta los desafíos operativos y las especificidades locales de cada país.
2. Disponer de un equipo dedicado al proyecto
La puesta en marcha de un proyecto de estas características implica gestionar numerosos aspectos, por lo que resultará conveniente diseñar desde un principio un mecanismo que permita orientar, guiar y establecer su coordinación.
Las primeras etapas son las más cruciales, en concreto la puesta en marcha de un equipo dedicado a dar cumplimento a unos objetivos claros y bien definidos e interactuando con los departamentos de RR. HH. de los distintos países. Es responsabilidad del jefe de proyecto conducir a la organización en la misma dirección y guiar internamente al equipo hacia el cambio, y no solamente desde un punto de vista técnico ya que la organización y el enfoque de RR. HH. también cambiarán.
3. Implicación de los equipos locales
Existen numerosas barreras que pueden frenar un proyecto de internacionalización, culturales, geográficas, lingüísticas, estructurales… definir los procesos globales desde la sede central sin involucrar a los equipos locales, resulta el peor modo de proceder, por lo que su implicación será necesaria desde el mismo momento de la concepción del proyecto.
Es necesario comunicar el proyecto internamente a los distintos países y mostrarles los beneficios que estos obtendrán localmente. Será imprescindible escuchar las necesidades de los directores de RR. HH. de las distintas filiales para que los nuevos procesos respondan a ellas y tener en cuenta sus especificidades antes de empezar. Los equipos locales también proporcionarán las claves sobre las diferencias culturales y exigencias jurídicas que deben ser tenidos en cuenta.
4. Mantener una visión global
Resulta un requisito imprescindible definir un modo de actuación común para toda la organización y disponer de una solución que permita consolidar los datos de las diferentes filiales y gestionar los procesos de RR. HH. de forma global.
Los departamentos de RR. HH. y usuarios locales deben contar con herramientas que les ayuden a gestionar sus procesos cotidianos, teniendo presente que las necesidades locales no deben anteponerse al objetivo común. Contratación, evaluación, formación, desarrollo de carrera, remuneraciones, movilidad interna…unificar los criterios de todos estos procesos permitirá disponer de información consolidada de los distintos países en tiempo real y tener la capacidad de analizarla.
Sin embargo el objetivo no es únicamente la armonización de los procesos de RR. HH. sino que estos además sean capaces de dar respuesta y acompañar a la compañía en su proceso de expansión internacional a través de una mejor gestión del talento y de los resultados, pero también seleccionando rápidamente a equipos locales en los nuevos países.
5. Construir el “Core HR”: un requisito previo
Las organizaciones actuales son cada vez más complejas, por lo que la unificación de los datos se ha convertido en una necesidad fundamental. La coexistencia de varias soluciones de RR. HH., supone todo un reto para las multinacionales.
A fin de responder a las necesidades estratégicas de gestión del talento internacional, es primordial construir los cimientos en los que se basará la puesta en marcha de una solución de RRHH, el “Core HR”, ese repositorio de información que aglutina el conjunto de información de los empleados de una empresa en todo el mundo. Contratación, evaluación, salarios, formación… todo el ciclo de vida de un empleado se gestiona gracias a esta base de datos única que permite construir los cimientos de un sistema tecnológico para una gestión del talento sin fronteras.
Crear este único repositorio de información no es solo un requisito necesario para racionalizar posteriormente los procesos, sino que esto también le permitirá disponer de una visión completa de la información de la plantilla en tiempo real, aunque esta se encuentre dispersa por todos los rincones del globo, lo que permitirá tomar decisiones rápidas; responder a las exigencias reglamentarias en materia de productividad, y facilitar el trabajo a los profesionales de RR. HH., que podrán así focalizarse en cuestiones más estratégicas.
6. Cloud Computing como palanca de la transformación de los RR. HH.
Son numerosos los factores que impiden a las empresas mejorar sus sistemas de gestión de recursos humanos; coste de implantación y mantenimiento elevados, imposibilidad de interconexión entre las diferentes herramientas existentes en una compañía, falta de seguridad, etc. ¿La solución? Disponer, desde el Core HR hasta la gestión del talento, de una única solución, integrada con el resto de aplicaciones existentes localmente bajo un modelo SaaS (software as a service).
En el caso de compañías multinacionales una solución tecnológica en modalidad Cloud, podrá ser adoptada rápidamente por todas sus filiales permitiéndoles estar perfectamente integradas y conectadas entre sí. De esta forma, las delegaciones del grupo podrán suscribirse adoptando las estrategias de recursos humanos corporativas, pero manteniendo también sus particularidades regionales/locales. Una solución Cloud, permitirá a las empresas matrices definir un modelo de gestión de recursos humanos global y desplegarlo en cada país en el que operen, respetando sus particularidades laborales, legislativas y culturales, algo que a priori parece tan sencillo pero que en numerosas ocasiones no suele ser lo habitual. Pero además las soluciones Cloud también contribuyen a mejorar notablemente la integración de los diferentes procesos de Recursos Humanos de la compañía y los ciclos de trabajo, que quedan trazados y reflejados a todos los niveles (“end-to-end processes”).
7. Un enfoque modular con objetivos progresivos
En un proyecto internacional es importante la definición de objetivos a corto plazo para obtener resultados rápidos y alentadores, siendo necesario al mismo tiempo definir objetivos a largo plazo que deberán cumplirse de forma progresiva.
Tal como hemos comentado, en la primera etapa será imprescindible consolidar la información construyendo el “Core HR”, el primer módulo que deberá ser implementado y sobre el cual se irán implantando el resto de módulos en función a las prioridades de la empresa; contratación, evaluaciones, formación, gestión del talento, etc. Es aconsejable comenzar con funcionalidades reducidas, sobre un perímetro limitado, para posteriormente ampliarlo al conjunto de procesos y de empleados en función de las necesidades y del calendario establecido.
La definición de los procesos en los que el ROI se vea rápidamente alentará a los equipos implicados manteniendo su adhesión y compromiso con el proyecto.
8. Disponer de un reporting a varios niveles
Uno de los principales requisitos de una solución global de recursos humanos es facilitar herramientas de análisis de datos locales y globales en tiempo real. Colaboradores y managers tendrán acceso a un interfaz a escala mundial donde podrán administrar una serie de procesos de RR. HH. Cada filial deberá definir el tipo de información al que cada colaborador tendrá acceso. Así mismo es importante que una solución de RR. HH. global sea retroalimentada con información local, como por ejemplo el coste de un colaborador. Los datos deben enriquecerse para facilitar el seguimiento, el reporting y control de los RR. HH.
9. Una solución de RR. HH. “glolocalizada”
Llegar a conciliar la política de RR. HH. global con los objetivos locales, es el principal reto de un proyecto internacional de RRHH. Cada organización debe encontrar un equilibrio entre la necesidad de control centralizada y la necesidad de autonomía local. Las obligaciones jurídicas y las diferencias culturales propician que algunos procesos sean más difíciles de globalizar que otros.
Al cruzar las fronteras combinar una estrategia de RR. HH. global, con las exigencias de conformidad locales no resulta una tarea sencilla. Las exigencias jurídicas en materia laboral, las reglas comerciales y las disposiciones legales sobre la protección de datos varían de un país a otro, por lo que es recomendable contar con antelación con juristas locales. Los contratos de trabajo son, por ejemplo, diferentes en todas las partes en el mundo. En los países emergentes, en África u Oriente Medio, el reto es aún mayor: ¿conoce el equivalente de nuestro número de la Seguridad Social en Arabia Saudí o los impuestos obligatorios sobre un salario en Tanzania? El peritaje local es fundamental para el éxito de un proyecto global.
10. Contar con un proveedor de confianza
Abordar un proyecto de estas características no es algo que se pueda improvisar ya que la implantación de una solución de RRHH supone todo un reto. Estrategia, acciones, consejos prácticos, cuestiones que plantearse… ¿Cómo elegir a su proveedor de servicios y trabajar en armonía? ¿Qué debe aportarle? ¿Cómo debe ayudarle? A la hora de seleccionar su proveedor de servicios, existen algunos criterios fundamentales a tener en cuenta: que el proveedor cuente con una amplia gama de funcionalidad y procesos que respondan a las necesidades específicas de su organización, que la nueva solución sea capaz de integrarse a los sistemas ya existentes de la empresa y asegurarse de la estabilidad del proveedor, así como de la calidad de los servicios que proporciona.
FUENTE: http://blog.meta4.es/ Por Eva Louzao – Agradecimientos a la autora y fuente por este excelente artículo.
