10 herramientas para gestionar proyectos en tu empresa de forma eficaz

• Gestionar y coordinar un proyecto en remoto requiere de plataformas que permitan conocer los flujos de trabajo, los tiempos, los objetivos alcanzados y las posibles incidencias en su desarrollo.
• En el mercado hay decenas de plataformas que permite controlar un proyecto en la distancia, con distintas funcionalidades y adaptados a las necesidades de cada trabajo. 

La gestión de una empresa tiene muchos tentáculos y controlarlos todos para que el resultado sea exitoso puede a veces resultar una tarea complicada. Cualquier proyecto que llevemos a cabo necesita delegar tareas, coordinar equipos y, sobre todo, mantener una comunicación fluida y eficaz con sus integrantes. Dar respuesta a esta necesidad pasa por un buen gestor de proyectos para que el proceso llegue a buen puerto, para controlar todos los pasos del camino, para que todos los integrantes remen en la misma dirección y para que las metas establecidas puedan alcanzarse.

Estamos asistiendo a una nueva realidad en la que el que la modalidad del teletrabajo va adquiriendo su peso en el mercado de trabajo. En estas circunstancias, aún más, se hace inevitable contar con un software que permita controlar, en la distancia, en qué estado se encuentra el proyecto, las tareas pendientes, los tiempos establecidos o la productividad y la eficiencia de todo el equipo. En este artículo del blog de Bilib, analizamos el fenómeno del teletrabajo y la oportunidad que supone para el desarrollo del entorno rural.

En el mercado existen múltiples soluciones, dependiendo de las necesidades de cada negocio, de la magnitud del mismo o de los tipos de proyectos con los que habitualmente se trabajan. En este artículo repasamos algunos de los softwares más destacados que pueden ser la base para organizar tu trabajo, llevar un control exhaustivo de las tareas de todo el equipo que integra la empresa.

TEAMWORK

Se trata de un software de gestión de proyectos y una plataforma de colaboración para que el personal pueda trabajar en dichos proyectos de manera productiva y organizada. Ofrece una visión de principio a fin de tu proyecto, cargar archivos, asignar tareas y plazos y hablar con compañeros que también trabajan en el proyecto. Permite hacer más operativos a los empleados en una tarea y puedes rastrear el seguimiento del proyecto. Tiene un completo plan gratuito, aunque el de pago ofrece más posibilidades.

Destaca por una correcta protección de los datos, una actualización en tiempo real gracias a sus sistemas de alertas y una facturación según el tiempo empleado, que permite tener un control de los gastos del proyecto.

ASANA

Con Asana puedes conseguir los objetivos marcados gracias a la organización y ejecución de las tareas diarias de un equipo de trabajo. Es un gestor de proyectos muy extendido por su facilidad de uso. Plantea tres planes posibles, aunque el gratuito puede ser suficiente si cuentas con un pequeño equipo. Organiza tus proyectos a través de tableros donde puedes ver en qué estado está el proyecto y hacer informes para hacer un seguimiento de las distintas tareas asignadas o de las que requieren más atención.

La actualización de las tareas se produce en tiempo real y posee la función de dar prioridad a algunas de ellas para que el proyecto se lleve a cabo con más eficacia y aumente la productividad. Con Asana puedes compartir documentos, designar administradores o establecer controles de seguridad.

WRIKE

Se trata de una buena solución para observar y coordinar las tareas a ejecutar, establecer comunicación entre miembros de un equipo que trabajan en remoto y generar informes sobre los resultados. Tiene un buen plan gratuito, que se adapta al crecimiento del negocio y de los proyectos. También permite el seguimiento en tiempo real, y la gestión del tiempo, así como agregar comentarios y documentos a las secciones, sincronizarse con el calendario y con el correo electrónico. Con Wrike, solo quienes estén autorizados pueden acceder a cierto tipo de información, lo que añade seguridad al proyecto. Posee como una función destacable la posibilidad de ver un diagrama de Gantt para visualizar tareas y plazos.

CLICKUP

Una de las características más destacadas de este gestor de proyecto es que cada usuario puede elegir entre tres maneras distintas de ver los proyectos y tareas según decidan. Además de organizar los proyectos dependiendo de la prioridad o asignar las tareas a cada trabajador, puedes hacer saber a cada equipo qué objetivo se pretende alcanzar o sincronizar con el calendario de Google. Permite buscar, filtrar, ordenar y personalizar las tareas. ClickUp tiene más de cincuenta aplicaciones integradas. Uno de las características más destacables es que con este gestor puedes mudar proyectos desde otras plataformas sin perder información. Incluye hojas de cálculo, recordatorios o mensajería instantánea.

TRELLO

Este gestor de proyecto se organiza en etapas de flujo de trabajo hasta su fin y tú mismo decides cuáles son esas etapas: “en proceso”, “terminado”, “para revisar”, por ejemplo. Se administra a través de tareas, llamadas “tarjetas”, que tienen un nombre concreto y que se asigna a un usuario. Puedes otorgar fecha de vencimiento a cada tarea, así como adjuntar archivos, lo que la hace muy eficaz para compartir información. En Trello puedes arrastrar y soltar para cambiar el estado de una tarea asignado de manera sencilla, dispones de distintas plantillas, así como una disposición de los tableros que hacen sencilla y visual la organización, la gestión y el seguimiento de las tareas.

Eso sí, si necesitas gestionar proyectos grandes y complejos puede resultar un gestor muy simple. Además, una desventaja es que si se acumulan en una misma columna demasiadas tarjetas de tareas se pierde la visibilidad del conjunto.

MONDAY

Tiene un tablero personalizado donde el gestor y su equipo pueden acceder a los proyectos, a los ritmos de trabajo y a las tareas asignadas a cada usuario. Cuenta con un proceso de automatización que evita posibles errores humanos, y un sencillo sistema para poder ver los datos y comprender la gestión del proyecto de un modo eficaz y productivo gracias a su completo tablero.

En Monday puedes alinear objetivos con fechas límites, asignar tareas a otras personas o personalizar el propio gestor. A diferencia de los hasta ahora expuestos, este gestor de proyecto no tiene plan gratuito, solo cuenta con una versión de prueba de unos días. Tampoco puedes vincularlo con Gmail.

BASECAMP

Con este gestor de proyectos, además de gestionar y organizar tareas, puedes desarrollar tareas de envío de correos, de contacto con otros usuarios a través del email o de gestión del calendario. Ofrece toda la información en un golpe de vista gracias a una pantalla de inicio donde encuentras toda la información. Tiene también un chat integrado y tableros de conversación de distintos usuarios sobre temas concretos. Asimismo, permite marcar las tareas por hacer y las ya realizadas, organizar los documentos adjuntos o realizar informes sobre la evolución de proyectos o usuarios, aunque pueden resultar demasiado básicos.

Basecamp permite el acceso a clientes con los que podrás compartir asuntos pendientes o mensajes de forma privada.

PODIO

Es una herramienta versátil y adaptable a grandes y pequeñas empresas. Sincroniza contenido, conversaciones y procesos del proyecto y los ofrece de manera centralizada. En sus tableros puedes ver todo el trabajo de los integrantes del proyecto. Para gestionar las tareas pendientes, puedes dividir los proyectos en partes más pequeñas y manejables. Además, gracias a los informes que arroja puedes hacer un seguimiento del trabajo y conocer las fechas de cumplimiento de los plazos establecidos y el trabajo que queda por concluir.

Está integrado con plataformas como Dropbox, Google Drive o Google Calendar, entre otras, y cuenta con un soporte técnico de respuesta rápida que ayuda a mejorar el software.

REMEMBER THE MILK

En este caso presentamos una herramienta con la que puedes listar tus tareas, lo que permite que nada quede en el saco del olvido en tu proyecto. Es rápida y sencilla de usar de manera que podemos gestionar en línea las tareas pendientes, sean propias o compartidas con otros usuarios. A su vez, las tareas pueden subdividirse, para hacerlas más manejables, o etiquetar por colores.

Una alerta por correo electrónico u otros canales puede avisarte de cómo avanzan las tareas. También está sincronizada con aplicaciones muy útiles para compartir archivos como Google Drive, Dropbox, lo que facilita el envío de archivos, imágenes o documentos.

SINNAPS

Este gestor de proyectos es completo y sencillo de usar si es la primera vez que usas un software de este tipo. Permite planificar procesos, chatear con otros compañeros de proyecto o notificaciones de alertas para que nada se escape al control. Destaca por su servicio de ‘coach online’ que sugiere mejoras en el proyecto o su servicio de chat directo con el soporte técnico y sus tutoriales y ejercicios para avanzar en el manejo de este software.

Los miembros del equipo tienen acceso a un espacio de las actividades a realizar, a un planificador con actualización constante o a un plan de programación. Sigue el modelo de Gantt y alerta de posibles obstrucciones en el proceso de tu proyecto.

La elección entre un gestor u otro dependerá de las necesidades de cada proyecto o de cada negocio, de los flujos de trabajo o de la funcionalidad que requieras. Lo que parece claro es la contribución que hacen a que el trabajo sea evaluado de manera integral, de inicio a fin, y a que pueda atajarse cualquier inconveniente que surja en el proceso haciéndolo más eficiente, más eficaz y más productivo.

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