2 pasos inteligentes para mejorar la productividad laboral

Un estudio de Microsoft sugiere que el 40% de las veces cuando un trabajador ha sido interrumpido, no regresa al trabajo de inmediato. Hay otra estadística que dice que cuando un trabajador es interrumpido de una tarea, le cuesta unos 20 minutos volver a aclimatarse a lo que estaba haciendo.

Pero, ¿realmente necesitas estudios e investigaciones que te digan qué afecta negativamente la productividad de los empleados? Como CEO o líder de un negocio, sabes que lograr un equilibrio entre la vida laboral y personal es siempre un desafío.

Te preocupa la cultura del lugar de trabajo y quieres que tus empleados lleguen a trabajar con ganas todos los días, pero también necesitas que las cosas se hagan. Echaremos un vistazo a las mayores pérdidas de tiempo en el trabajo, junto con ideas y consideraciones para mejorar la productividad.

¿Qué provoca la mayor pérdida de tiempo en el trabajo?

• Email
• Internet
• Redes sociales
• Mensajería instantánea y chats
• Compañeros de trabajo ruidosos y conversadores
• Demasiadas reuniones
• Reuniones mal gestionadas
• Multitarea
• Falta de tareas claramente definidas
• Falta de flujos de trabajo y procesos.

Paso 1: Cambia la productividad con la tecnología

Con tantas distracciones, ¿por dónde empiezas y qué haces?

El cambio comienza con la identificación y el aislamiento de hábitos que conducen a una pérdida de tiempo productivo, como responder correos electrónicos o responder a publicaciones en redes sociales. Estas son algunas de las formas en que puedes ayudar a tus equipos a ser más eficientes sin microgestionar todos sus movimientos:

• Agrega un segundo monitor, uno para el espacio de trabajo actual y el otro para administrar conversaciones paralelas y realizar búsquedas online.
• Crea una plantilla de reunión estándar que requiera un facilitador de reuniones, un programa para tomar notas y un cronómetro para asegurarte de que las reuniones comiencen y terminen a tiempo.
• Anima a los trabajadores a reservar tiempo en sus agendas para concentrarse en el tiempo de trabajo.
• Establece franjas de tiempo libres de reuniones todos los días o un día libre de reuniones a la semana.
• Utiliza una herramienta de gestión de proyectos basada en la web para que los trabajadores sepan qué se espera de ellos cuando vencen las tareas y quién debe estar informado de su progreso.
• Elimina las conversaciones del correo electrónico y pásalas a un espacio de trabajo digital colaborativo, como una intranet administrada por la empresa o una herramienta de productividad basada en la web.
• Capacita al personal para que use señales cuando no deben ser molestados, especialmente si trabajan en espacios abiertos. Un letrero de “Por favor, no molestar” impreso a mano puede disuadir incluso a los trabajadores más conversadores.

Paso 2: Proporciona herramientas para ayudar a tus empleados a concentrarse

Hay elementos integrados en  sistemas operativos para ayudar a reducir el tiempo de distracción y mantener a los empleados concentrados. El navegador Edge de Microsoft en Windows 10 presenta el modo de lectura, que elimina las distracciones y ayuda a los lectores y trabajadores a concentrarse solo en las tareas importantes que tienen entre manos.

Los niveles de productividad también se pueden gestionar de forma proactiva ayudando a reducir los niveles de estrés. Cuanto menos estresados estén los empleados, más productivos serán. Hacer que reduzcan la velocidad y se centren en la positividad, tomarse el tiempo para el cuidado personal e incluso asegurarte de que los empleados estén bien descansados son factores importantes.

Cuando se trata de garantizar que las necesidades de todos se satisfagan adecuadamente en el lugar de trabajo, debes considerar casi todos los ángulos. Si bien no puedes complacer a todos, al menos satisface las necesidades básicas y proporciona un ambiente seguro y positivo.