22 reglas de oro para ser más productivos

A menudo, cuando veo el catálogo de curso que ofrecen diferentes consultorías de formación pienso: ¿Por qué lo llaman gestión del tiempo? El tiempo es el que es para todo el mundo: 365 días al año (ó 366 si es año bisiesto), 24 horas al día y 60 minutos por hora. Eso ni se puede negociar ni se puede gestionar.

Aunque la típica frase “no tengo tiempo” esté tan de moda y socialmente tan bien vista, no tiene ningún sentido. Tienes las mismas horas que todo el mundo.

Lo que sí podemos hacer es intentar aprovechar lo mejor posible ese recurso llamado tiempo para intentar ser más productivos.

Por ello, vamos a ver una serie de consejos que deberían llevarnos a ser más eficaces:

1. Aprende a decir que no a los demás. Es cierto que cuesta más de lo que parece, pero si no podemos o queremos hacerlo, es mejor que digamos amablemente que no y nos centremos en aquellas tareas que realmente nos aportan valor.

2. Olvida la perfección. No existe, pero además, acercarse mucho a ella cuesta demasiado. Alcanzado un determinado nivel, el esfuerzo no correlaciona directamente con el resultado, sino en forma de S

3. Negocia plazos y pon fechas. Si no lo haces te acabará pasando lo mismo que con ese amigo que encuentras por la calle después de muchos años con el que te acabas despidiendo con el famoso “bueno, ya quedaremos”. En cuanto os separáis, los dos sabéis que no quedaréis.

4. Ten claros tus objetivos. Decía Séneca que “ningún viento es favorable para quien no sabe dónde va”. Esforzarse en hacer cosas sin saber a dónde vas, no te llevará a ningún sitio.

5. Deja sitio para los imprevistos. Aunque no nos gusten, ocurren y hay que gestionarlos.

6. Las tareas no son el fin, sino el medio. No pienses en lo que hay que hacer, sino en porqué hay que hacerlo. Es posible que haya mejores maneras de alcanzar tus objetivos.

7. Prioriza siempre en función de importancia y urgencia, no de lo que te apetece hacer en cada momento.

8. Céntrate en una sola tarea y serás mucho más efectivo que si vas saltando de una a otra.

9. Silencia las notificaciones del móvil y del correo electrónico y dedica momentos específicos del día a consultarlos y responder mensajes. Evitarás distracciones.

10. Un tal Vilfredo Pareto dice que aproximadamente un 20% de tus tareas aportan el 80% de tus resultados y viceversa. Identifica cuáles son las que te aportan mayor beneficio.

11. Un tal Parkinson dice que tu tarea se alargará hasta la fecha límite que hayas puesto, independientemente del plazo que te hayas puesto (por ejemplo, los estudiantes empiezan a preparar sus exámenes la última semana). Así, no pongas fechas muy cortas porque no llegarás a hacerlo en plazo pero tampoco demasiado largas, porque eso sólo conseguirá retrasar el resultado.

12. Divide en subtareas. Las grandes tareas nos abruman y parecen inalcanzables, mientras las pequeñas son percibidas como mucho más asequibles. Es difícil pensar en hacer una maratón, pero no tanto correr 2 kilómetros. Después de los 2, llegarán los 5, después los 8… y así hasta los 42.

13. Concéntrate en una sola tarea. Obtendrás mejores resultados y más rápidos.

14. Reflexiona: ¿Qué porcentaje de las tareas que realizas te aporta satisfacción personal?

15. Utiliza la tecnología. Existen multitud de aplicaciones de productividad para tu ordenador y tu smartphone.

16. No confíes en tu memoria porque te fallará. Apunta y posteriormente procesa la información anotada.

17. Intenta visitar tú a tus compañeros. Así podrás elegir cuándo marcharte y evitarás visitas que se alargan más de la cuenta.

18. Utiliza correctamente las vías de comunicación: el mail no está pensado para ser utilizado como chat y whatsapp no está pensado para ser utilizado con mensajes de voz (a este paso, ¡tendremos que volver a enviar el mensaje de texto!).

19. Si un asunto se puede resolver en dos minutos, no lo anotes: hazlo.

20. No existen “ladrones del tiempo”, aunque te lo hayan explicado en muchos cursos, porque el tiempo no se puede robar, así que céntrate en evitar todo aquello que te reste productividad.

21. Correr más no siempre te hará más eficaz.

22. Descansa correctamente y dedica un tiempo a ti mismo/a cada día. Serás mucho más productivo si estás descansado/a.

He obviado la delegación de tareas que siempre se explica a los mandos intermedios porque no siempre existe esta opción (mucho menos en la vida privada).