🚀 7 Formas De Mantener La Productividad

P R O D U C T I V I D A D

Evitar las distracciones laborales favorece el rendimiento en el trabajo

Los espacios abiertos dentro de las empresas son cada vez más comunes ya que ayuda a que fluya la comunicación entre departamentos, sin embargo, a menudo se acaban convirtiendo en focos de distracción que repercuten de manera directa y negativa en el rendimiento laboral del empleado. Conocer cuáles son esas distracciones y cómo combatirlas permitirá una futura mejora en la productividad de la compañía.

En el pasado, las oficinas estadounidenses proyectaron un modelo de oficinas basado en cubículos que intervenían directamente en el aislamiento de los trabajadores, individualizando sus tareas. Con la destrucción de esas barreras visuales, se ampliaron los horizontes de la comunicación entre departamentos pero, también, las distracciones e interrupciones. Un cambio que la coach Elizabeth Gracia en Fast Company compara con “pasar de conducir un coche a moverse en transporte público”.

El aumento de las oficinas abiertas permite tener una línea de visión diáfana de los grupos de trabajo, manteniendo de este modo una apariencia de productividad empresarial. Sin embargo, empiezan a surgir voces contrarias a este sistema que la relacionan con un aumento de las distracciones influenciadas por interrupciones continuas no controladas.

Por ello, desde Fast Company se ha creado un listado con siete estrategias con el fin de ayudar a mantener la productividad de la empresa, sostenidas sobre los dos problemas más comunes que surgen en este tipo de espacios abiertos: estar siendo interrumpido constantemente y la tendencia a distraerse con facilidad.

Interrupciones continuas

Para empezar, hay que crear un espacio psicológico en torno a sí mismo que impida a los demás entrometerse. Para ello, es necesario transmitir al resto de la plantilla: cuál es su estilo de trabajo y su disponibilidad a través de tres consejos:

1. Programar las interacciones. Si el cargo que ocupa es de director o jefe de equipo es importante establecer un horario para reuniones cortas, de mañana y de tarde. No se trata de cortar la comunicación, ya que es una de las tareas que conlleva el cargo, pero sí acotarla a franjas horarias concretas, salvo que se trate de una crisis o problema grave que deba ser resuelto de manera inmediata.

2. Crear “zonas de no interrupción”. Esto se aplica a espacios y horas concretas donde se impide cualquier tipo de interrupción que no se incluya en las excepciones anteriormente comentadas. Otra opción es establecer reuniones específicas para tratar asuntos no urgentes.

3. Reorientar los hábitos. Para esos momentos inevitables e ineludibles en los que se han producido diversas interrupciones, es importante desarrollar rutinas que reconduzcan de manera rápida esta tendencia hacia el plan inicial, es decir, crear atajos o alternativas que fortalezcan los planes horarios establecidos cuando éstos, por cualquier circunstancia, se han desvirtuado.

Cuando se sucumbe a las distracciones

Una vez que creado el espacio de trabajo personal y de haber gestionado el plan de interrupciones, es importante mantener la concentración a través de cuatro técnicas:

4. Hacer un mapa de ideas. Crear un plan de trabajo o, al menos, un plan de objetivos o ideas a cumplir que permitan generar un ritmo de trabajo estable, aún si es interrumpido ya que ese mapa le facilitará retomar de nuevo la línea de trabajo.

5. Auriculares anti ruido. Adquirir unos auriculares con eliminación de ruido o el uso de música de ambiente puede ser uno de los mayores impulsos de productividad ya que crea una barrera psicológica entre la tarea que está desarrollando y el entorno en el que lo hace.

6. Escalonar las horas de trabajo. Llegar más temprano o salir más tarde que el resto de los compañeros puede ayudar a obtener un tiempo extra que se encuentre fuera de las llamadas “horas puntas”. Sin embargo, si se encuentra haciendo ambas cosas, llegar temprano y salir tarde, es una clara señal de que no está mejorando su productividad. En ese caso, es el momento de tomarse un tiempo de evasión ya que puede sentirse saturado y eso no le permita avanzar al ritmo que debería.

7. Buscar una vía de escape. El cambio físico ayuda a un cambio mental. A veces la mejor solución para conseguir una mayor concentración es alejarse de los lugares de trabajo habituales o, en caso de no ser posible, modificar algo en ese espacio para que resulte nuevo o refrescante. Ser organizado en el trabajo, eliminar los elementos que fomentan las distracciones o adquirir nuevos que permitan una mayor concentración son algunas de las estrategias a llevar a cabo, si no es posible un cambio de la ubicación de escritorio a un área de trabajo diferente.