Así es el nuevo “circuito” de la factura electrónica (infografía)

A través de una infografía, describimos cuáles son los principales cambios que se avecinan en la contratación pública relacionados con la facturación electrónica.

• Se crea un nuevo Registro Electrónico Único para las facturas electrónicas de los subcontratistas
• Se verán afectadas, especialmente, las subcontrataciones por un valor superior a 5.000 euros

Según la reciente ley que regula la contratación pública, con el comienzo del mes de julio se crea “un Registro Electrónico Único que, entre otras funcionalidades, permitirá acreditar la fecha en que se presenten facturas por los subcontratistas al contratista principal y traslade dichas facturas al destinatario de las mismas conforme a la configuración para recibir las facturas electrónicas que consignen en el directorio de empresas”.

¡Comparte la novedad legal! A partir del 1 de julio el subcontratista debe utilizar factura electrónica en su relación con un contratista principal siempre que el importe exceda de 5.000 euros.Ello implicará la llegada de novedades tanto para el contratista principal como, especialmente, para el subcontratista. En la mayoría de los casos se hará necesaria la facturación electrónica. Para orientar sobre estos procesos de cambio, Sage ha confeccionado una infografía de descarga gratuita que pretende ilustrar cuál será el trayecto de esas facturas y que novedades y beneficios aportan.

¿A qué operaciones afecta la reforma?

Afecta a facturas cuyo importe supere los 5.000 euros siempre que el subcontratista se encuentre en los supuestos del artículo 4.1 de la Ley de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

Según dicho precepto: “Todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios a la Administración Pública podrán expedir y remitir factura electrónica. En todo caso, estarán obligadas al uso de la factura electrónica y a su presentación a través del punto general de entrada que corresponda, las entidades siguientes:

a) Sociedades anónimas

b) Sociedades de responsabilidad limitada

c) Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española

d) Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria

e) Uniones temporales de empresas

f) Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.

Por otro lado, existen supuestos en los que la Administración puede excluir reglamentariamente de esta obligación de facturación electrónica a determinadas facturas relacionadas con servicios en el exterior.

No obstante, eso no significa que las facturas por debajo de 5.000 euros no puedan ser electrónicas. Dependerá de la voluntad del subcontratista. Si el subcontratista lo desea podrá facturar electrónicamente.

Por otro lado, la propia Administración puede a través de una orden ministerial modificar en el futuro la cuantía que obliga a facturar electrónicamente.

La importancia de la transición

Quienes trabajan habitualmente para contratistas de la Administración podrían optar, en ciertas condiciones y, en particular, en contratos por debajo de 5.000 euros por eludir la factura electrónica. Sin embargo, es muy probable que esa opción no sea la más interesante.

Por un lado, la factura electrónica aporta muchas ventajas frente a la factura tradicional:

• Constituye un paso hacia una contabilidad sin papeles.
• Tiene una implantación sencilla.
• Se confeccionan con mayor rapidez.
• Ahorro de materiales y de tiempo.
• Mayor sostenibilidad ambiental.
• Mismo formato de factura para los países de la UE.
• Comunicación en tiempo real.
• Mayor trazabilidad.
• Facilidad de almacenamiento y consulta.
• Es sencillo personalizar su formato automáticamente.
• La seguridad informática en muchas situaciones supera a la física.
• Reduce las opciones de error humano en tareas repetitivas de facturación.
• Transmite imagen de actualización tecnológica.
• Es complicada de falsificar.
• Se evitan extravíos.
• Mayor comodidad para el contratista principal.
• Genera un mejora organizativa.

Por otro lado, con la creación de un registro, cada operación de subcontrata es una buena oportunidad para comprender mejor su mecánica y funcionalidades. A medida que se va optando por facturar electrónicamente disminuyen los costes de adaptación y se descubren y aprovechan mejor todas las funcionalidades.

La importancia de la proactividad

Muchos subcontratistas son pymes. La nueva Ley de contratos del Sector Público tiene precisamente entre sus objetivos facilitar el acceso de las pymes a la contratación pública, no solamente como subcontratistas, sino también como contratistas principales.

En ese contexto, las pymes deben apostar claramente por la modernización de sus procesos administrativos. No solamente se trata de cumplir con un nuevo requisito normativo, sino de actualizarse tecnológica y organizativamente.

Han de ir más allá de las normas en sus propios procesos de transformación digital. Es la manera no solamente de sobrevivir, sino de tener oportunidades de crecimiento, de internacionalización, diversificación, apertura de estructuras organizativas más especializadas, incrementos de productividad y salarios, etc.

Este paso es uno más en ese camino de modernización. La infografía adjunta ilustra los principales hitos por los que pasan las nuevas necesidades de facturación de los subcontratistas.