Si hay algo que nos estamos viendo obligados a hacer, es trabajar desde casa. Los que no pueden están realizando sus funciones todo lo más habitual que se puede. Recursos Humanos está tratando de aprender a marchas forzadas como teletrabajar, como mantener esa productividad para todos aquellos que sí hemos enviado a casa.
Teletrabajo
No ha sido fácil, y de hecho llevamos mucho tiempo diciendo que tenemos un tanto por cierto muy bajo de teletrabajo en España. Desgraciadamente pocas organizaciones estaban llevando a cabo políticas de teletrabajo hasta hace 1 semana.
Las circunstancias que actualmente estamos viviendo con el confinamiento en casa a causa del coronavirus, nos obligan a poner en marcha medidas urgentes, acciones que parecían imposibles, inviables. Pero hemos visto que sí se puede, hay empresas que lo están comprobando y estamos aprendiendo a adaptarnos de una forma algo precipitada, pero se está llevando a cabo.
Muchos empleados saben lo que es trabajar desde casa, pero no todos tienen los hábitos, ni la disciplina que se requiere. Aunque si que se pueden aprender algunas recomendaciones para que gane la productividad.
¿Cómo ser más productivos en casa?
Ponerte delante de la pantalla, no es trabajar. Así que debemos definir qué has de hacer, qué necesitas realizar y ponerte a focalizar. Es muy fácil distraerse, no estar por lo que debes estar y perder tiempo en cuestiones que no te fijarías si estuvieras en la oficina.
A veces estamos mirando las redes sociales, o atendiendo mails, o leyendo artículos que nos parecen de lo más interesante. Sí, y seguro que todo es necesario y válido, pero has de tener en cuenta tus objetivos y poner foco.
Tener un espacio de trabajo
Esto parece obvio, pero tras llevar un tiempo en casa trabajando, te aseguro que es importante que tengas un espacio donde te ubiques para tal función. Se trata de tu rincón, tu lugar en casa que te ayuda a centrarte en tus tareas.
Puedes confiarte en que con el portátil puedes trabajar desde el sofá, o desde cualquier lugar. Pero eso no te ayudará a ser más productivo. Si mezclas, puedes estar abriendo la puerta a un cierto desorden en tus límites y claramente se verá perjudicada tu productividad.
Ese espacio es un lugar que debes mantener ordenado, limpio y con lo necesario para tu trabajo. Tienes que estar cómodo porque vas a pasar intervalos importantes de tu tiempo ahí, por lo que es importante que estés a gusto. Tu silla de trabajo, tu entorno no ha de ser algo que creas que no importa, tu salud también está en juego, así que lo que tengas a mano, ha de ser cómodo.
Eso también afecta al espacio, es decir, luz que te venga de forma natural siempre que se pueda. Cuando no, ten la luz adecuada que no haga reflejos en la pantalla y que no te moleste a la vista. Luces demasiado ambientales tampoco son recomendables.
El espacio ha de estar aireado y fresco donde puedas ventilar bien y donde no pases ni mucho calor ni mucho frío.
Define rutinas
Si tienes establecida una rutina diaria, tu mente estará más preparada para ir poniéndose en marcha en cuanto empieces. Tener un horario ayuda a tu productividad, de manera que no tienes que estar pensando qué hacer o no a cada hora.
Se trata de que intercales en tus horas de trabajo, periodos de descanso, ocio, interacción con otros, deporte y comidas. Cuanto más estructurado, más productivo serás.
Lo que a mi me funciona, no tiene por qué valerte a ti. Así que lo te recomiendo es que pruebes hasta encontrar tu rutina. Hay personas que necesitan madrugar y tener unas horas más por la mañana, antes de que el mundo despierte. Otras son más nocturnas y aprovechan cuando todos están en la cama. No todos tenemos el mismo ritmo y cada uno ha de descubrir qué le funciona mejor.
Organiza tu tiempo
Ahora viene una parte compleja. No es fácil que uno organice bien siempre su tiempo, pero hay técnicas que pueden ayudarte. Lo que si te digo, es que si te pones en tu espacio de trabajo, aunque tengas una rutina definida, si no has planificado tu tiempo, no vas a ser productivo. Vas a ir a ciegas, tanteando, haciendo lo que te apetece más o lo que es más llevadero en ese momento.
Planificar es esencial para aprovechar tu tiempo al máximo. De esa manera, el día anterior puedes organizar todas las tareas que has de hacer para poder sacarlo todo adelante. Tenerlo claro antes de empezar, aporta mucha luz. Te aseguro que esta es una de las partes claves para ser productivo porque dedicando un poquito de tu tiempo el día de antes a planificar, ahorras horas.
La planificación diaria no es posible sin tener claras todas las tareas a nivel global, es decir que tienes que tener semanalmente tus proyectos a la vista para definir día a día como lo vas a gestionar.
Te ayudará a estar más relajado, más tranquilo y enfocado. Por la mañana solo tendrás que ceñirte al plan establecido, sin la tensión de estar con las manos en la masa pensando en todo lo que hay que hacer y cómo hacerlo.
Técnicas para ser más productivo
Una de las técnicas más conocidas en productividad y ahora más por las situaciones en casa, es la técnica pomodoro. Consiste en realizar porciones de 25 minutos intensas de trabajo seguidas de 5 minutos de descanso. La idea es que puedas enfocarte durante esos plazos para dedicarte a sacar el máximo trabajo en cada uno de los períodos.
Es importante que, durante esos ratos, tengas claro qué harás en cada franja. Momentos para responder mails, momentos para documentarte, momentos para escribir, momentos para desarrollar una idea o lo que necesites hacer. Hacer varias cosas a la vez, puede restarte productividad.
La técnica GTD (Get Things Done) te ayudará a tener en lista todas aquellas tareas que debes llevar a cabo. A medida que las vayas cumpliendo, podrás tacharlas, eso te ayudará también a mantener elevada tu motivación.
Estos son algunos de los consejos que puedes seguir para que estos días, en lo que muchos estáis en casa confinados, podáis no solo sobrellevar la situación, sino ser realmente productivos.
AUTORA Y FUENTE : MARIBEL GARCIA vía @IMFFORMACION
