El cambio llega para quedarse, con el detalle de que la velocidad con la que vienen estas nuevas situaciones muchas veces nos abruman; de forma recurrente escuchamos frases como “aún no he aprendido a usar lo que teníamos y ya me lo están cambiando”, “me hacen falta horas”, “no paro de estudiar”, “todo el día estoy frente a una pantalla”, “cómo gestionar los grupos de whatsapp de trabajo”, “esto no es para mí”, “no me da tiempo de leer todos los emails””… y un sinfín de expresiones que demuestran personas agobiadas por todo lo que nos rodea, pero esto no es solo desde la perspectiva personal, las empresas también están a diario sometidas a cambios que les hacen replantearse el cómo hacer las cosas.
Es una realidad que no cambiará, y a todos los que formamos parte de ella, tanto profesionales como empresas, solo nos queda aprender y desarrollar habilidades que nos permitan asumir los cambios con la naturalidad necesaria para incorporarlos en nuestra dinámica diaria.
Uno de los cambios más notorios en los últimos años es la forma en la que nos comunicamos; yo me atrevería a decir que es uno de los aspectos que más transformación ha tenido y que independientemente de la edad que tengamos o el sector industrial en el que se desarrolle la empresa hemos sabido incorporar, veamos algunos cambios:
Comunicación con clientes
Pasamos de tener vallas con luces por las principales avenidas de la ciudad para mostrar nuestras promociones, a diseñar mensajes personalizados que llegan al móvil o al correo electrónico del cliente en función de sus intereses.
Comunicación entre departamentos en una empresa
Dejamos de usar un servicio de correo interno con mensajeros, para hacer del correo electrónico el canal de comunicación formal. A esto le agregamos, que es casi indiferente trabajar desde el ordenador o desde del móvil, porque todo está interconectad.
Comunicación interpersonal
Pasamos de hacer llamadas a través del teléfono fijo para enviarnos mensajes por Whatsapp. Incluso ya no se escriben cartas para enviarla a un amigo que vive en el exterior porque un email o un mensaje por Whatsapp elimina la barrera de la distancia.
Comunicación de empresa a empleados
Dejamos de hacer carteleras en los pasillos para enviar newsletter por email y crear grupos de Whatsapp.
Podríamos seguir citando ejemplos pero con estos podemos dejar claro tres aspectos fundamentales en la forma de comunicarnos:
- La inmediatez como característica en todas nuestras comunicaciones; no solo es necesario transmitir el mensaje sino cuanto antes lo reciba mi interlocutor será mejor, ya sea para que tome acción o simplemente para que esté informado.
- Uso del móvil como dispositivo preferente para relacionarnos.
- Whatsapp con la que estamos familiarizados y ya la tenemos incorporada en nuestra forma de comunicarnos.
Cambios que ha asumido la empresa
Con esta realidad de la que todos somos parte, es normal que las empresas hayan hecho cambios importantes en los mensajes y los canales que usan para comunicarse, veamos algunos:
- Se pasa de los ordenadores de mesa al uso de portátiles en gran parte de la plantilla.
- Se amplía la entrega de móviles corporativos, este dispositivo deja de ser un beneficio de altos ejecutivos.
- El plan de comunicación interna tiene en cuenta la digitalización.
- Se crean grupos de Whatsapp, ya sea por iniciativa de la empresa, de los líderes o de los mismos empleados para garantizar la inmediatez de los mensajes.
Beneficios de los grupos de Whatsapp en el trabajo
- Solo con un mensaje puedes transmitir la idea a varias personas.
- Ser parte del grupo permite que todos estén enterados de lo que sucede, sin necesidad de estar reunidos constantemente.
- Pueden obtenerse respuestas inmediatas.
- Apoya el seguimiento de tareas de forma rápida.
- Es menos invasivo que una llamada, y más si la conciliación familiar es una de las acciones que se fomenta en la empresa.
- Ante un cambio de última hora sería la alternativa preferente de comunicación.
Todos estamos de acuerdo que Whatsapp es un canal efectivo de comunicación, pero cuando lo incorporamos como un medio de trabajo, es necesario fijar algunas pautas para que los miembros del equipo lo perciban como una herramienta adicional y no como un canal que invade es espacio personal fuera de horas de trabajo.
Recomendaciones para gestionar los grupos de Whatsapp en la empresa
- Asegúrate de incluir en este grupo “virtual” a todos aquellos colaboradores que forman parte del equipo en la realidad. Una omisión puede generar un mal clima de trabajo.
- Cada vez que haya una rotación o cambio de personas del equipo, valida si tiene sentido que siga perteneciendo a este grupo de trabajo online o si es necesario eliminarla.
- Dejar claras las normas de funcionamiento del grupo, hay un espacio en la configuración del grupo donde se puede indicar la finalidad del grupo o las normas de uso. Por ejemplo: horarios en los que estará activo o el tipo de temas que se busca compartir.
- Si el grupo es muy grande y lo has creado solo para difundir información de forma ágil, te sugerimos que bloquees la opción de respuesta. Aquí la comunicación es unidireccional.
- Si esperas una respuesta inmediata por algún tema urgente, indícalo al inicio de tu mensaje, no supongas que todos los miembros del grupo responderán en cuanto escribas.
- La cortesía se mantiene en los medios digitales, agradece, saluda, despídete.
- Siempre es una opción tener el grupo en silencio, cada miembro decidirá si quiere tener una alerta de las notificaciones.
Tomando en cuenta estos aspectos puedes ser más eficiente en la gestión de tus grupos de Whatsapp e incorporar este canal a la dinámica de tu equipo de trabajo.
FUENTE Y AGRADECIMIENTOS A: de Teresa Vila a través de @IMFFORMACION
Puedes leer más aquí: https://blogs.imf-formacion.com/blog/recursos-humanos/actualidad/grupos-whatsapp-para-trabajo-como-manejarlos/
