Qué trámites laborales puedo hacer usando la firma digital

La firma digital es un mecanismo criptográfico que permite al receptor de un mensaje firmado digitalmente identificar a la entidad originadora de dicho mensaje, y confirmar que el mensaje no ha sido alterado desde que fue firmado por el autor original.​​

Aunque hace tan solo unos años el oír hablar de este concepto nos podía sonar a ciencia ficción, hoy en día su uso está más extendido de lo que parece. Y buena culpa de ello la tiene la pandemia.

La firma electrónica surge de la necesidad de las organizaciones de reducir sus costes e incrementar la seguridad de sus procesos internos, a través del uso de medios electrónicos que permita agilizar los procesos, reducir los tiempos y evitar el uso de papel.

No obstante, hay que puntualizar que cuando hablamos de firma digital nos estamos refiriendo al concepto de firma electrónica avanzada, ya que los datos y la identidad del firmante se avalan a través de un certificado oficial, emitido por un organismo o institución que los valida la firma. Es decir, la firma digital sería un tipo de firma electrónica más detallada.

Acciones para las que está autorizada

Este tipo de firma es legal en los contratos de compraventa de productos o servicios, pero también en las autorizaciones para la prestación de servicios y en los formularios para confirmar la prestación de un servicio técnico.

Pero es que además, la firma digital es un pasaporte para acceder a la realización de la declaración de la renta a través de internet, a las solicitudes en los registros electrónicos administrativos, a la petición de la vida laboral o a la recepción de notificaciones electrónicas. También sirve para firmar tanto correos electrónicos como facturas electrónicas.

No todo queda ahí, ya que el abanico de opciones que genera la firma digital es amplísimo: el informe de bases de cotización, el certificado de jubilación, el certificado de antecedentes penales, el certificado de nacimiento, el certificado de empadronamiento, la solicitud de la tarjeta sanitaria y para pagar el impuesto de sucesiones y donaciones.

Contratos laborales

La actividad contractual que conocíamos hace poco se limitaba a personar a ambas partes representantes del contrato y firmar un documento. Algo que, debido a la situación actual no puede realizarse sin establecer contactos y generar una situación de riesgo. No obstante, y gracias al desarrollo de la tecnología, el uso de la firma electrónica está permitiendo que las empresas mantengan viva su actividad contractual, realizando todo tipo de operaciones sin necesidad de salir de la oficina, o incluso de sus casas.

Lo cierto es que el coronavirus está impulsando el uso de la firma digital en las empresas, pero también ha ayudado a la apuesta por el  teletrabajo y la digitalización de las empresas. Las empresas han tenido que reinventarse y apostar más que nunca por las tecnologías. Gracias a estas, muchas empresas han podido seguir con su actividad pese a la situación del país.

Los softwares de recursos humanos, los gestores de proyectos, los correos electrónicos, las aplicaciones de videollamadas, los servicios de mensajería, las llamadas, aplicaciones de smartphones… Todos ellos han sido cruciales durante estos meses, según asegura Sesame Time. Y la posibilidad de poderformalizar acciones contractuales de forma legal y segura a través de internet ha sido clave de éxito para michas empresas.

Probablemente, la función estrella de la firma digital esté en la rúbrica de los contratos laborales. La firma electrónica es legal en la Unión Europea y, por lo tanto, en España. Se puede usar para firmar cualquier tipo de contrato que no se establezca una exigencia de forma en concreto.

Y es que contar con la firma electrónica para los contratos de trabajo es más que una moda. No es un gesto de cara a la galería que únicamente sirva para decir “mirad qué innovadores somos”.  La firma puede ser online, presencial o una mezcla de ambas.

Sin duda, este método de contratación transmite una imagen moderna de cara a la sociedad. Algo que puede traer repercusiones positivas en las cifras de negocio. Pero estamos hablando de una aplicación que va más allá, tal y como asegura Viafirma.

Ofrecer la posibilidad de firmar un contrato digitalmente acelera la adquisición de talento. Por ejemplo, a la hora de hacer un fichaje para el equipo y no querer retrasarlo para evitar que el candidato se decante por otra oferta. Puede ser una facilidad para que cumplimente su contrato lo antes posible.

La cantidad de papeles que implican los nuevos contratos es importante. Ya no solo es el contrato en sí, sino otros documentos que van ligados a ellos y al proceso de onboarding (acuerdos de confidencialidad, gestiones con las Administraciones Públicas…).

Esta acumulación de documentos físicos acaban derivando en costes de almacenamiento, riesgos de pérdidas, gestión documental más lenta, etc. Con la firma digital se eliminan todos estos inconvenientes de un plumazo, gracias al trabajo con documentos electrónicos en la nube.