Debido a las ventajas que ofrecen, probablemente muchos de vosotros hayáis probado en alguna ocasión los programas de facturación online. Y puede también que, al empezar a utilizarlos, os haya surgido la duda acerca de la validez de las facturas enviadas por mail o cualquier otro medio electrónico.
Esta no es una duda sin fundamento. Para que una factura impresatenga valor legal debe llevar la firma o el sello del emisor. Como a través del correo electrónico no existe esta posibilidad, muchos autónomos temen que la factura que envían por internet no sirva. Sin embargo, esto no es así.
Desde el 1 de enero de 2013, fecha en la que entró en vigor el nuevo reglamento de facturación, una factura enviada por mail es una factura electrónica. Hasta esa fecha, distinguíamos entre factura electrónica y factura enviada por mail, ya que solo la primera –que era la que disponía de firma electrónica por la Agencia Tributaria– se consideraba documento legal.
En 2013, la normativa cambió para adaptarse a los nuevos tiempos, puesto que la mayoría de los autónomos y las PYMES utilizan el correo electrónico como medio para enviar sus facturas. Con la nueva ley desaparece la necesidad de que una factura vaya firmada para que se considere válida pero se mantiene la obligación de garantizar el origen y el contenido como en cualquier factura impresa y entregada en mano o enviada por correo electrónico.
Los requisitos que debe cumplir una factura enviada por mail para que tenga la misma validez que una impresa (y firmada) son:
– Consentimiento del receptor o cliente para recibir la factura por mail de manera expresa, ya sea de forma verbal o escrita
– Legibilidad
– Acuerdo previo con el cliente del formato de la factura electrónica (PDF, HTML, jpg, etc) y el medio telemático de envío
– Autenticidad de origen. El medio de envío debe garantizar la veracidad de los datos del proveedor de los bienes y servicios y del emisor de la factura (si no son el mismo)
– Integridad del contenido de la factura. Es decir, que el contenido de la factura no ha sido modificado
– Se mantienen las obligaciones de conservar una copia
A la hora de validar una factura enviada por mail es fundamental garantizar la autenticidad e integridad de la factura. Enviar las facturas por correo electrónico o desde un programa de facturación online nos ahorrará tiempo y dinero y, además, tenemos la tranquilidad de que la ley respalda su autenticidad del mismo modo que si fuera una factura impresa.
FUENTE: http://www.ayceconsultores.com/noticias/factura-electronica-37
