Realizar reuniones de trabajo efectivas y productivas es el objetivo habitual y natural para la mayoría de los profesionales. Y el motivo es muy sencillo. Se tiene la tendencia innata a alargar las reuniones y esto provoca la sensación de pérdida de tiempo a sus asistentes.
Este motivo es el más común y el responsable de que se dejen de hacer reuniones y se extienda la creencia de que son una pérdida de tiempo “necesaria” que todo el mundo quiere esquivar.
La comunicación en el ámbito profesional es vital para que las empresas, independientemente de su tamaño, funcionen de forma eficiente, se reduzcan las interrupciones diarias entre los componentes del equipo y, por tanto, se aproveche mucho más el tiempo.
Errores Típicos al realizar Reuniones de Trabajo
Existen una serie de errores que son repetitivos y los responsables de que las reuniones de trabajo no sean todo lo productivas que te gustaría y que, además, duren mucho más tiempo del necesario, provocando a los asistentes una sensación generalizada de haber perdido el tiempo.
¿Cómo puedes comprobar que esto es así en tu empresa o negocio?
¿Piensa tu equipo que las reuniones son una pérdida de tiempo?
Pues fácil. Exceptuando al “escaqueado” de tu equipo, que seguramente será el primero en llegar a la reunión, incluso con antelación, porque perder el tiempo es su hobbie. El resto del equipo, si tiene la sensación de que las reuniones son una pérdida de tiempo, es fácil que lleguen tarde o se retrasen, “porque tenían algo entre manos”, e incluso eviten la reunión justificando que estaban atendiendo algo muy importante para la empresa.
Ésta es la forma de esquivar la reunión o parte de la reunión. Exponen como excusa un motivo de gran importancia y normalmente el que ha convocado, ya sea el propietario o el director o responsable del departamento o área de la empresa, lo acepta, porque “no vaya a ser que si no se atiende “eso” tan importante tengamos problemas”.
Por lo tanto, si lo que quieres es realizar reuniones de trabajo efectivas y productivas y, además, que a tu equipo no se le pongan los pelos de punta cada vez que convocas una reunión, e incluso hacer desaparecer la sensación de pérdida de tiempo debes preguntarte si cometes alguno de estos 5 errores. Sólo de esta forma podrás dar un giro cualitativo a tus comunicaciones.
Error #1:
Supongo que tus reuniones de trabajo tendrán una hora de inicio, pero, ¿tienes prevista la hora de finalización?
¿Tienes decido el tiempo aproximado para cada uno de los temas que quieres tratar?
Si NO lo tienes y acabas de pensar: “¿Cómo puedo prever el tiempo que hablaremos de cada tema? Esto es imposible”, te encuentras delante de un muy buen ejemplo del funcionamiento de los condicionamientos mentales o pensamientos limitantes, ya que este pensamiento te impide hacerlo, por lo tanto, tus reuniones seguirán siendo interminables y pesadas.
Error #2:
¿Has dedicado tiempo a preparar la reunión? ¿Has detallado los puntos CONCRETOS que quieres tratar?
Es muy fácil empezar hablando del tema A y acabar hablando de un tema que ni siquiera estaba previsto, o peor aún, que se empiecen a cruzar conversaciones de unos con otros.
Si no tienes preparados los temas que quieres tratar de forma concreta, también te puede pasar otra cosa, y es que se vaya saltando de un tema a otro sin concretar.
Error #3:
Querer “arreglar el planeta” en una sola reunión.
Si tratas muchos temas en una misma reunión provocarás mucha dispersión en tu equipo, por no hablar de que también habrá muchos más momentos de desconexión de los asistentes, y si desconectan… ¿cómo podrán aplicar las acciones que hayas comentado?
No me digas que no te ha pasado nunca que, semana tras semana, se tratan los mismos temas y no se avanza.
Error #4:
Cuando se habla de cualquiera de los temas que has previsto, ¿das turno de palabra? o por el contrario ¿dejas que cada uno exprese y explique lo que desee sin orden ni tiempo limitado?
Este error provoca que saltemos de un tema a otro a una velocidad increíble. Cada intervención se convierte en un peligro, ya sea por facilitar ataques entre el equipo o por cambiar constantemente de tema.
Si no das turnos de palabra y limitación de las intervenciones, además de no concretar nada, provocarás que algunos asistentes simplemente se desconecten.
Error #5:
Las reuniones de trabajo necesitan cubrir un reto.
Esto quiere decir que si no sabes cuál es el objetivo de la reunión que has convocado, será muy fácil que tú seas el primero en dispersarte con los comentarios de los asistentes.
El simple hecho de disponer de un objetivo claro y concreto para cada reunión te permite estar focalizado y, automáticamente, te darás cuenta que controlas el “tempo” de la reunión de otra forma y conseguirás realizar reuniones efectivas y productivas.
¿Cómo son tus reuniones?
Ten presente estos 5 errores que nunca debes cometer en tus reuniones de trabajo y obtendrás los resultados que esperas.
Y si estás aplicando alguna acción de mejora para evitar los errores definidos en este artículo, cuéntanos tu experiencia.
AGRADECIMIENTO A JERONI CALAFELL @jeronicalafell
