¿Estás buscando una herramienta o software de gestión de candidatos (Application Tracking System-ATS)? El portal de reclutamiento y selección Careerbuilder ha elaborado una guía con los principales aspectos a tener en cuenta respecto a la usabilidad, las prestaciones y los reportes, entre otros aspectos de un ATS.

1. FÁCIL DE USAR 
A veces no es tan importante el tipo de herramienta para la gestión de candidatos en la que se quiera hacer la inversión sino que resulte cómoda, completa e intuitiva. Debe estar pensada para hacer la vida más sencilla a ambas partes: tanto a los reclutadores, a la hora de recuperar y gestionar los CV para poder gestionar en el sistema las fases que marcan los procesos en su compañía, como a los candidatos, a la hora de aplicar. Si nos encontramos con docenas de campos y sin optimización para dispositivos móviles perderemos gran parte de las aplicaciones.

2. TECNOLOGÍA PARSER 
A la hora de segmentar, filtrar y recuperar perfiles de manera eficaz y rápida, nos tenemos que asegurar de que la mayoría de campos se hayan completado. Pero esto mismo contrasta con que a veces, por motivos de tiempo o de conexión, al candidato no le resulta fácil dedicar muchos minutos a rellenar formularios. Así pues, es importante que el ATS incluya un sistema que pueda “parsear” o capturar los datos del CV de manera automática. Cuando el candidato adjunta su CV on line, el sistema debería capturar la Información requerida en los campos del formulario de aplicación. Es importante que el ATS incluya un parser probado y potente en vez de presentar 7 u 8 hojas de formularios.

3. COMUNICACIÓN 
Candidatos, entrevistadores y contratadores (clientes, managers, Directores de área o DRH) en el proceso de reclutamiento y selección intervienen diferentes personas por lo que la solución elegida debe permitir y facilitar una comunicación fluida entre todos ellos. Deberá incluir gestión de la comunicación interna, externa, validaciones, aprobaciones, y si es posible, templates para no tener que escribir varias veces lo mismo.

4. MÉTRICAS Y REPORTES 
Desde el punto de vista estadístico, cada herramienta puede tener sus ventajas y debilidades así que lo primero que habría que preguntarse es: ¿Cuáles son mis necesidades en este campo? Por ejemplo, cuando se recluta para una posición concreta, ¿sería útil chequear cuántos candidatos tiene ya actualmente mi base de datos acorde a las características de la vacante? O también, ¿cuál es el número de candidatos de este perfil que poseo comparado con el número de posiciones abiertas que tengo? De esta manera tendremos la suficiente información para saber dónde habrá que trabajar o invertir más. También es útil saber si nuestros responsables o nuestra compañía necesitan reportes más estandarizados o más concretos. Este tipo de información debería ser un indicador para saber a qué ATS me tengo que orientar.

5. PARTNERS E INTEGRACIÓN 
Desde los módulos para medir las capacidades de los candidatos, la cultura de los assessments hasta la verificación de la situación de empleabilidad del trabajador, encontrar un sistema que permita archivar y comunicarse con la información de diferentes partners es la clave. Ya nadie quiere un sistema rígido que no permita integrarse con otros módulos (múltiples portales de empleo, redes profesionales, nóminas, contratos, temporalidad, clientes/CRM, etc.). Algunas empresas querrán que solo trabajemos con ellos pero es mejor que el sistema sea abierto y permita trabajar con los módulos que se prefiera desde una base principal. ¿Qué prefieres, usar un solo job site o varios? ¿Te gustaría bajar información desde tu red profesional/social? ¿Quieres que el candidato una vez empleado fluya hacia tu sistema de payroll? ¿Quiere que una agencia de selección externa tenga acceso a gestionar parte de un proceso? ,… Dependiendo de su manera de trabajar, un sistema rígido le pondrá más difícil la tarea. Escoge si es posible el más flexible y abierto a conectar con tus canales internos y externos.

6. ACTUALIZACIONES Y VERSIONES 
Siempre es tentador tener un sistema totalmente personalizado y hecho ad hoc para mí. Siempre alguna personalización va a ayudar, pero cuidado con hacer algo tan extremadamente ajustado que sea muy peculiar para mi empresa o sector. Los problemas pueden llegar meses después, cuando no me puedo acoger a las actualizaciones más lógicas y standard del mercado, o de los ATS SaaS que se aplican de manera automática cada cierto tiempo. Un sistema fabricado desde cero, será tan largo y costoso de montar, que la mayoría de veces no merece el esfuerzo, y quedará desactualizado en pocos meses. Os orientaríamos a elegir uno completo, flexible y que permita adecuaciones en alguna área. Ni uno excesivamente básico por reducir costes ni el más personalizado a día de hoy pero lento y caro.

7. ABRIÉNDOSE A LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS 
Los smartphones y las tablets se han convertido en herramientas populares y el 75% de la navegación on line se gestiona a través de ellos. Si el ATS no está preparado para trabajar de manera conjunta con estos dispositivos será un problema. O si el site de la empresa está optimizado para móviles y el gestor de candidatos no se ve apenas en un smartphone, el candidato tendrá una pobre impresión de nuestro employer branding. Es clave que la compañía que suministre el gestor de candidatos tenga a nivel de diseño y tecnología solucionado ya el canal para dispositivos móviles y que pueda presentar algún ejemplo. No vale con que sea el front end de un job site, tiene que estar preparado para nuestra empresa o canal de RRHH.

8. MIDIENDO EL ÉXITO 
Cualquier ATS o software de gestión de candidatos que la empresa o el reclutador escoja, ha de poder evaluar en un solo click, el éxito o retorno para el departamento de RRHH. Información como por ejemplo, qué portal de empleo o fuente de reclutamiento es la que me ayuda a cerrar más procesos, cuándo me cuesta en tiempo y dinero atraer candidatos desde esa fuente, en qué perfiles o industria necesito invertir más, tengo un pipeline de candidatos preparado para cualquier contingencia o pico de actividad…, información y datos que ahorrará miles de euros a la hora de captar talento para las áreas de selección de mi empresa.

FUENTE: www.observatoriorh.com