El correo electrónico sigue siendo una herramienta de comunicación importante a nivel profesional; para cualquier organización y obviamente para cualquier departamento de Recursos Humanos debería ser obligatorio formar a sus empleados en el uso correcto de esta herramienta, no solo para favorecer y facilitar la comunicación interna sino también para que los empleados sean más productivos en su trabajo.
Hay mucha gente que pierde demasiado tiempo gestionando su correo electrónico y eso le resta productividad y eficacia, es por ello, que aunque parezca que todos sabemos utilizar correctamente nuestro correo, se hace necesario recordar algunas reglas muy simples que facilitarán nuestra vida laboral y la de nuestros compañeros de trabajo.
Traigo hoy para ello a nuestro blog una serie de consejos de Eric Schmidt, antiguo CEO de Google, y Jonathan Rosenberg, exvicepresidente senior de producto de la compañía, que en su libro “How Google Works” nos contaban las nueve reglas a seguir para controlar el correo electrónico y que no te controle él a ti.
9 reglas para manejar el correo con eficacia
Son nueve reglas sencillas, que todos podemos cumplir y que harán que seamos más efectivos en nuestro trabajo:
1. Responde rápido. “Hay gente en la que se puede confiar que responderán rápido a un correo, y gente en la que no. Intenta ser de los primeros”. No tienen que ser respuestas muy largas, un simple “OK” puede ser suficiente. No conviene ir dejando que se acumulen los correos y si podemos contestar rápido haremos saber por lo menos al emisor que lo hemos recibido.
2. Cuando escribes un email, cada palabra cuenta y la palabrería, no. No te enrolles. En los correos, como en la vida, cuanto más claros y más concisos seamos mucho mejor será. A veces intentando dar explicaciones largas por correo, lo único que conseguimos es liar mucho más a quien lo recibe.
3. Mantén el buzón de entrada limpio. No te pierdas en la montaña de correos por leer: actúa, e intenta evitar la pérdida de tiempo que supone leer el mismo correo dos veces. La primera regla decía algo parecido, si somos rápidos contestando y no dejamos que se nos vayan acumulando los correos en el buzón de entrada, no se nos olvidarán correos importantes, ni leeremos dos veces un mismo correo.
4. Utiliza el sistema LIFO. LIFO son las siglas de Last In, First Out, un sistema de gestión de almacenes que predica que lo último en entrar debe ser lo primero en salir. Es una regla muy sencilla y muy útil; ve contestando los correos de forma inversa a como van entrando en tu bandeja, empieza por contestar el último que te haya entrado y ve revisando hacia atrás.
5. Somos nodos en una red de información. Cuando recibas un mensaje con contenido útil, piensa en a quién más podría resultarle interesante. En un mundo basado en las conexiones y globalizado como el nuestro, somos nodos de una red, y como tales debemos saber compartir la información. Es otra de las asignaturas pendientes de las organizaciones y de la planificación estratégica de Recursos Humanos implementar sistemas eficaces de la gestión del conocimiento.
6. Uso adecuado de la copia oculta. El único caso en el que recomiendan utilizarlo los autores del libro es para sacar a alguien de una larga cadena de correos. Pon en ese campo a las personas para las que ya no es relevante el intercambio de mensajes, y dilo en el mensaje. Muchas veces la copia oculta da la sensación de querer ocultar algo y eso no cuadra mucho con una gestión de transparencia y comunicación abierta.
7. No grites. Si tienes que gritar a alguien, hazlo en persona, o no lo hagas. Lo mejor es no gritar nunca a nadie, pero en el caso de que haya que decir algo en concreto a algún empleado la mejor forma no será el correo, la mejor forma será siempre cara a cara y en privado, sin dejarlo en evidencia delante de nadie.
8. Facilita la recuperación de los mensajes. Para que todo el mundo pueda ser más eficaz gestionando su correo, utiliza en el asunto palabras clave, de forma que resulte más fácil recuperarlos.
9. Piensa en tu yo del futuro, Cuando recibas algo interesante, y pienses que puedes querer recuperarlo más adelante, una buena forma de ayudarnos es reenviándotelo a ti mismo incluyendo las palabras clave con las que crees que podrías buscarlo.
Para una correcta gestión de nuestro correo electrónico lo mejor es incluirlo dentro de nuestra agenda de gestión del tiempo; lo más adecuado es programar el tiempo que le dedicamos durante nuestra jornada laboral.
AUTOR: Juan Carlos Barceló
