Si te has decidido a crear unas diapositivas de PowerPoint para ayudarte a comunicar mejor en tu próxima presentación, te planteo un reto: asume que a tus diapositivas les sobran algunos kilos. Me refiero a kilos de información, claro. Aunque la presentación te parezca satisfactoria, ponla a régimen. Sométela a una estricta dieta de diseño claro y conciso que reduzca el número de diapositivas, que adelgace su contenido, y que las estilice.
Y sabes que usar diapositivas para presentar no es en absoluto imprescindible. Como repetimos en nuestros cursos: «Powerpoint es un apoyo para tu audiencia, no una muleta para ti». Es evidente que hay ideas que se transmiten mucho mejor con un buen diagrama, unas buenas fotografías, o un vídeo bien escogido. La mayoría de los profesionales con los que trabajamos, sin embargo, convierten las diapositivas de PowerPoint en el centro de su presentación. Tanto es así, que gran parte de nuestro trabajo consiste en desmontar esa creencia y en hacer que recuperen la confianza en sus propias capacidades como comunicadores, fundamentalmente, en el poder de la palabra y del cuerpo.
¿Cuál es el problema de la mayoría de presentaciones de PowerPoint que se ven en salas de reuniones? Que resultan demasiado densas y no facilitan la transmisión de información ni la toma de decisiones. Suelen ser presentaciones de diapositivas llenas de párrafos, de diagramas desgarbados confeccionados a mano, y de tablas numéricas sin ningún atractivo. Carecen del aspecto que les ayudaría a cumplir con su función.
En El Arte de Presentar utilizamos el término «fluencia cognitiva» para referirnos al grado de esfuerzo intelectual necesario para comprender una diapositiva. Como bien puedes suponer, suele ser necesario esforzarse para comprender las que se ven habitualmente. Desde el punto de vista cognitivo, fluyen poco o muy poco, y eso no te conviene. De hecho, te perjudica. Como ya hemos explicado en este blog, las diapositivas que comunican bien aplican principios de diseño que aumentan su fluencia cognitiva y reducen el esfuerzo de compresión.
Como sé que a todos nos gustan las listas de consejos prácticos y fáciles, hace unas semanas publiqué un Curso exprés de presentaciones en cinco Superlecciones. Hoy retomo la misma idea y te ofrezco este Curso exprés en siete Superlecciones para crear diapositivas de Powerpoint. ¡Empezamos!
Primera Superlección: Reduce el número de diapositivas
Recuerda cómo comencé este artículo: tienes que poner tu presentación a dieta. Seguro que has preparado más diapositivas de las necesarias. Si dispones de media hora para exponer, ¿de verdad crees que podrás presentar cuarenta diapositivas? Recuerda que se trata de una reunión de trabajo. Tu audiencia te interrumpirá con preguntas en cualquier momento o esperará que dirijas un coloquio al final. No se espera que monopolices la reunión. Acéptalo. Una buena recomendación es preparar material para el 80%. Sé generoso con tu audiencia y reserva una buena porción de tiempo para ella.
Segunda Superlección: Reduce la cantidad de información
Recuerda la máxima zen del diseño de diapositivas: Menos es más. Las diapositivas complejas son difíciles de comprender. Como regla general, la dieta de adelgazamiento de tus diapositivas consistirá en retirar elementos en lugar de añadirlos. Si sospechas que una diapositiva puede haberte quedado demasiado cargada, probablemente tengas razón. ¡Ponla a dieta y quítale unos kilitos!
Tercera Superlección: Reduce al máximo los textos
Tus espectadores no esperan que les leas las diapositivas ni que se las hagas leer en silencio. Por tanto, ahórrate párrafos y frases largas. Acostúmbrate a proyectar palabras clave y mensajes cortos. Y si es necesario que tu audiencia tenga esos textos tan importantes que habías redactado, prepara un documento en formato .doc o .pdf y entrégaselo durante tu presentación o cuando hayas terminado. De este modo tus diapositivas comunicarán mejor y no crearán rechazo. Y tu audiencia centrará la atención en ti, que es donde debe estar.
Cuarta Superlección: Usa pocos bullet points (viñetas)
En las presentaciones de negocios se suele abusar de las listas de viñetas. Si eres lector regular de este blog, ya sabes cómo comunicar de manera más original y visual y cómo decir adiós a las listas interminables. No obstante, si decides incluir bullet points, limítalos a tres o cuatro por diapositiva y sepáralos con una o dos líneas en blanco para «trocear» la información (lo que se conoce como chunking en inglés). Así facilitarás a la audiencia el esfuerzo de asimilar lo que dices. Por supuesto, evita las subviñetas y las ideas de segundo nivel; y si sientes que no es posible, quizá sea mejor que las lleves a una diapositiva nueva.
Quinta Superlección: Reduce al máximo las cifras
Distínguete del resto y no proyectes tablas llenas de celdas y números que a duras penas pueden distinguirse. A menudo, donde mejor se verán tus complejas tablas de Excel serán sobre el papel o en la pantalla del ordenador de cada participante en la reunión. Prueba a enviar toda esa información en formato .pdf o .xls y reserva sólo lo esencial para tus diapositivas. Si tu presentación da paso a un coloquio, siempre puedes abrir tu hoja de cálculo y mostrarla en la pantalla, pero no intentes encajarla en una diapositiva de PowerPoint.
Sexta Superlección: Destaca la información importante
No todo lo que aparece en tu diapositiva es igual de importante. Como regla general, identifica la idea o el dato principal de la diapositiva y destácalo aplicando algún principio de diseño gráfico (un color que resalte o un tamaño mayor, por ejemplo). Además, para que tus diapositivas comuniquen bien, debes procurar siempre un buen contraste entre el fondo y los textos y elementos gráficos.
Séptima Superlección: Alinea los elementos
Una diapositiva en que los elementos parezcan dispuestos de cualquier manera resultará desordenada y poco atractiva. Cada elemento de la diapositiva debe estar alineado, como poco, con otro elemento. Para aumentar el atractivo de tus diapositivas, acostúmbrate a utilizar rejillas con las que alinear sus elementos. Las rejillas te permitirán saber siempre qué espacio ocupa cada elemento y dónde se sitúa en relación con los demás. Te aseguro que este es uno de esos secretos que harán que tus diapositivas de PowerPoint parezcan diseñadas por un profesional. Pruébalo y verás.
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FUENTE: EL ARTE DE PRESENTAR @ArtePresentar
