Documentos para exportar, ¿qué se necesita?

La documentación necesaria para exportar es más amplia que la que debe elaborarse para las ventas domésticas, como consecuencia de las características especiales del comercio exterior como las distancias geográficas, la existencia de legislaciones aduaneras diferentes en los países del comprador y vendedor, o la utilización de diferentes medios de transporte. No obstante, las ventas intracomunitarias, realizadas a empresas de alguno de los Estados miembros de la UE, conllevan una menor gestión de documentos que aquellas llevadas a cabo con terceros países.

Las exigencias documentales asociadas a las operaciones de exportación dependerán en cada caso del producto (siendo especialmente relevantes en determinadas categorías como la agroalimentaria o la de salud y belleza), país de destino, condiciones de venta pactadas y del medio de transporte elegido.

Para llevar a cabo una operación de exportación resulta imprescindible informarse antes del envío de la mercancía sobre los documentos que han de acompañar dicho envío. En la herramienta “Acceso al mercado” podrás identificar los documentos necesarios para la operación de exportación que deseas realizar.

En general, podemos clasificar dichos documentos en las siguientes tipologías: comerciales, de pago y seguro, de transporte, aduaneros y fiscales, y otros certificados.

Los documentos comerciales, de pago y seguro

Los documentos comerciales recogen toda la información necesaria para llevar a cabo la venta y deben ser elaborados por la empresa exportadora. Los más utilizados en el comercio exterior son: factura proforma, factura comercial y la lista de contenidos (“packing list”).

Toda mercancía objeto de exportación ha de ir acompañada de una factura comercial. En ella se detalla el concepto, la cantidad y el importe de los productos/servicios vendidos, el medio de transporte, las condiciones de entrega y modalidad de pago, así como los demás gastos que genere la venta. Es conveniente que antes de su emisión por el exportador, el importador confirme los datos que deben figurar en la factura, de cara a cumplir con la normativa del país de destino.

En función de las condiciones de venta (Incoterms), del medio de pago utilizado y de las coberturas de riesgos que se deseen contratar, puede requerirse la tramitación de determinados documentos de pago (remesa documentaria, solicitud de apertura de crédito documentario (en este último caso sería tramitada por el importador)) y de seguro (fundamentalmente seguro de crédito a la exportación, seguro de cambio y seguro de transporte).

Documentos fiscales y aduaneros: el Documento Único Administrativo (DUA)

Los documentos fiscales y aduaneros son solicitados por las autoridades aduaneras con una doble finalidad: controlar las salidas y entradas de mercancías, y aplicar los impuestos (aranceles) que se devenguen.

En el seno de la Unión Europea existe libertad de tránsito de mercancías por lo que, en general, podemos hablar de una excepción documentario-aduanera. Sin embargo, para las operaciones comerciales con terceros países, la gestión documental adquiere mayor relevancia, siendo de obligado cumplimiento la elaboración de determinados documentos como el Documento Único Administrativo (DUA). Este contiene toda la información para el cumplimiento de las formalidades aduaneras y ha de conservarse durante los tres años siguientes a su emisión, ya que puede ser requerido por las autoridades aduaneras para controles y aclaraciones posteriores a la fecha de exportación.

Es necesario cumplimentar un DUA de Exportación, destinado a la Aduana del país de origen, que recoge, entre otra, información acerca del exportador, del destinatario, del producto, del lugar de carga, del medio de transporte utilizado con las condiciones de entrega, así como el cálculo de los aranceles correspondientes. Y otro DUA de Importación, con información similar, pero cuyo declarante es el importador y el destinatario la Aduana del país de destino de la mercancía exportada.

Los documentos de transporte

Las operaciones de comercio exterior exigen también la elaboración de ciertos documentos de transporte, emitidos por las compañías transportistas (pueden ser cumplimentados por las empresas de servicios logísticos). Algunos de estos documentos constituyen por sí mismos contratos de transporte y sirven como acuse de recibo del estado en el que se ha recibido la mercancía en el país de destino.

En función del medio de transporte (uno o varios) utilizado para el envío de la mercancía al importador extranjero serán emitidos, entre otros, los siguientes documentos: 

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El conocimiento de embarque marítimo B/L (Bill of Lading), que representa el contrato suscrito con la empresa de transporte marítimo. Lo emite la compañía naviera encargada del transporte y ha de ser entregado al importador o su agente de aduanas para poder retirar la mercancía en el puerto de destino.

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El conocimiento de embarque aéreo (AWB), que recoge el contrato de transporte internacional aéreo y sirve también como justificante de entrega de la mercancía a bordo del avión.

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El documento de transporte internacional por carretera (CMR), que ha de emitirse en tantos ejemplares como número de transportistas intervienen en el transporte internacional de la mercancía.

Los certificados

Otros documentos susceptibles de ser exigidos en una operación de exportación son los certificados. Se trata de documentos en los que se certifica que un producto cumple una serie de características en relación con su calidad, origen, composición u otra.

Entre dichos documentos se encuentra el certificado de origen, emitido por las Cámaras de Comercio, que acredita que la mercancía ha sido fabricada en un determinado país. Se utiliza solo para exportaciones a países fuera de la UE-28 y el período de validez es ilimitado (salvo modificación de las circunstancias asociadas al origen de la mercancía).

Otros certificados de uso frecuente son el certificado de calidad y los certificados de circulación. El primero puede ser solicitado por el importador para asegurarse de que los productos que adquiere gozan de unas garantías mínimas de calidad, y es elaborado por las entidades de certificación acreditadas, como la Entidad Nacional de Acreditación (ENAC) en España. Por su parte, los certificados de circulación son requeridos para exportaciones a países con los que existen acuerdos preferenciales, ya que a través de ellos se justifica el origen de la mercancía para aplicar un tratamiento fiscal más ventajoso (reducción o exención arancelaria).

Dónde informarse

Como se indicaba anteriormente, a través de la herramienta de “Acceso al mercado” de BBVA puedes conocer cuáles son los documentos que necesitas para llevar a cabo una determinada operación de exportación, teniendo en cuenta el país de destino y la mercancía exportada. No obstante, es conveniente confirmar con el importador, y/o los organismos competentes en el país de destino, los requisitos documentales necesarios para la entrada de la mercancía en dicho país.

Además, los organismos de promoción exterior como el ICEX España Exportación e Inversiones y las Cámaras de Comercio, así como organismos regionales y asociaciones sectoriales de exportadores, también ofrecen información y servicios de apoyo en este ámbito.

En definitiva, son diversos los trámites documentales que acompañan una exportación. Las primeras operaciones siempre resultan más complejas, dada la falta de familiaridad con los documentos utilizados, pero con el tiempo y la práctica resultará más sencillo. Lo importante es contar con información actualizada sobre los documentos necesarios y, si se estima oportuno, recurrir a especialistas logísticos y aduaneros para la cumplimentación de determinados documentos.