Los 5 errores más comunes en la gestión de bases de datos

Un elemento fundamental en cualquier proyecto empresarial es un herramienta que nos permite planificar y conocer el estado del mismo en cualquier momento: una base de datos empresarial de contactos y/o potenciales clientes. Una recopliación adecuada y personalizada, es fundamental y un activo vital dentro de la empresa.

Sin embargo, una base de datos mal gestionada o mal planificad de origen, puede suponer un riesgo importante para nuestra empresa. Una base de datos que no cumpla con la normativa en materia de protección de datos (LOPD 15/1999 de 13 de diciembre), puede ser un quebradero de cabeza y suponer una fuente de sanciones e infracciones casi infinita.

Vamos a ver algunas de las prácticas que erróneamente se llevan a cabo día a día en muchas empresas y proyectos profesionales.

• Comprarla. No, nunca. En serio, no merece la pena el riesgo que corremos al comprar una base de datos de contactos de la que no tenemos ningún tipo de garantías ni del origen ni de la obtención del consentimiento por parte de los usuarios que forman parte de ella.
• Venderla. Tampoco. Cuando se recogieron los datos que forman parte de la misma, a los usuario se les tuvo que informar varias cosas, entre ellas, para que eran recogidos sus datos. Es decir, si los usuarios dieron sus datos para un boletín de noticias de fotografía, recibir luego publicidad de colchones es, cuanto menos, raro. Y obviamente no se les informó que la base de datos sería vendida y se obtendría un rendimiento económico de esa acción.
• Regalarla. Tampoco. No somos los propietarios de los datos y por tanto no podemos hacer lo que nos venga en gana con ellos. Si no ha habido una recopilación legal de los datos, y no está prevista ningún tipo de cesión, mejor no hacer experimentos.
• Llevárnosla al cambiar de trabajo. Mal hecho. Si la base de datos se ha obtenido fruto de nuestro trabajo en un periodo de relación laboral o comercial con una empresa o una marca, estos datos no son nuestros, si no de nuestro empleador. Muy común en el caso de comerciales que trabajan dentro de un sector y cambian de marca.
• Recopilar datos de páginas web. La web no es un medio de comunicación y por tanto no puede ser contemplado como una fuente accesible al público. La definición de fuente accesible, queda muy bien definida en el texto de la LOPD y se ciñe a casos muy concretos como las páginas amarillas, el censo, los listados de los colegios profesionales y los medios de comunicación tradicionales como prensa, radio y televisión. Nada más.

Las acciones comentadas, forman parte del día a día de muchas empresas y profesionales.

La promesa de un gran número de contactos o de gran cantidad de perfiles diversos, esconde muchas veces el riesgo de incurrir en infracciones importantes que puedan suponer un trastorno grave para nuestra empresa. Por eso como siempre, es mejor la calidad de unos pocos contactos bien recopilados y gestionados que no miles de ellos que no podemos gestionar correctamente y además nos situan siempre al borde de la legalidad.