Así serán los espacios de trabajo en la ‘nueva normalidad’: más colaborativos y adaptables para acoger a trabajadores itinerantes y en remoto

“Hay que plantearse una nueva manera de trabajar”. “La forma de organizar las oficinas va a ser diferente”. Son algunas de las conclusiones recogidas en la primera sesión “Insight Hour”, el espacio inspiracional y de reflexión online para empresas, patrimoniales e inversores creado conjuntamente por la consultora inmobiliaria Knight Frank y la empresa de Arquitectura Corporativa plug&go, y donde reconocidos profesionales de diferentes sectores analizarán -durante varias jornadas- la transformación de los espacios corporativos de trabajo que ha provocado la actual crisis sanitaria.

Con el título de “El cambio en el workplace: ¿coyuntural, estructural o estratégico?”, en este primer webcast moderado por Raúl Vicente Babiano, Director de Agencia Oficinas de Knight Frank, tanto Covadonga G. Quintana, partner y CEO de plug&go, como Lourdes López, Directora General España y Portugal de Becton Dickinson y Rogelio Iglesias, Director General de RRHH de Konica Minolta, señalaron la necesidad de que las empresas aprovechen esta crisis como una oportunidad para acometer “un cambio estratégico, no coyuntural”, como señaló Covadonga G. Quintana, que supondrá rediseñar su estructura corporativa y sus espacios de trabajo. Una transformación que, pese a que coincide con la crisis del COVID, no ha sido provocada directamente por esta, en opinión de Rogelio Iglesias, aunque sí que ha actuado como “acelerador de ciertos estilos de trabajo que teníamos bloqueados con falsos diques que nos habíamos puesto”. Una nueva situación que, poniendo en práctica buena parte de lo vivido profesionalmente durante los últimos meses, nos obligará a “mirar el trabajo desde otro punto de vista” (en palabras de Lourdes López) poniendo el foco principal en las personas: “Mucha gente se va a dar cuenta de que no es que las personas sean lo más importante de las empresas, como se decía siempre, sino que las empresas son las personas que la forman”, como indicó Rogelio Iglesias.

En este aprendizaje que la sociedad ha tenido que acometer en los últimos meses, el teletrabajo se ha situado, sin duda, como una de las herramientas clave que condicionará la estrategia empresarial en la era post-COVID. “El teletrabajo ha venido para quedarse en el 90% de las compañías inteligentes”, afirmó Iglesias. Una circunstancia que provocará un impacto en el sector inmobiliario, que deberá apostar por “un enfoque más colectivo frente al individual que, hoy en día, siguen teniendo las estructuras de las empresas”, según señaló este experto en gestión de recursos humanos, liderazgo y estrategia empresarial.

Se impone, pues, una nueva manera de trabajar, en la que, como apuntó Lourdes López, dependiendo del rol de cada trabajador, habrá que plantearse “qué personas necesitan o no tener un espacio físico y definido. Para algunas funciones, como ejecutar, el teletrabajo puede resultar más eficiente. Pero para todo lo que sea construir, diseñar o planificar, es mucho más complicado”, reconoció la directora en España y Portugal de la multinacional americana de la industria de tecnología médica y productos sanitarios. Una idea en línea con la que precisó Covadonga G. Quintana: “Cada perfil es completamente distinto, y hay que dotarles del espacio de trabajo como la herramienta facilitadora de sus funciones”.

“Las oficinas no van a morir nunca”, aseguró la CEO de plug&go. Pero en este paradigma innovador habrá que tener muy en cuenta la incorporación de perfiles itinerantes que tendrán que utilizar el workplace de una manera diferente. Una circunstancia que ya tienen bien presente una de cada tres empresas consultadas por Knight Frank*, que afirman haber aprovechado el estado de alarma para “estudiar qué perfiles en el futuro serán itinerantes y abordar un cambio de oficina más estratégico en su uso futuro y dimensión”.

En opinión de los participantes en el webcast, esta “nueva normalidad” traerá, por tanto, un necesario cambio de mentalidad en la cultura empresarial. “La oficina debe pasar de ser un lugar donde vas a trabajar a un espacio donde yo, como empleado, quiero ir”, recalcó Rogelio Iglesias, quien consideró que, debido a esta situación, el sector inmobiliario se enfrenta a “una revolución brutal”, ya que deberá preocuparse por ofrecer tanto al empleado como al cliente espacios que integren aquellas señas de identidad que la empresa quiere transmitir. “Una especie de showroom, en lugar de un lugar para trabajar”, precisó. Por eso, en su opinión, los workplaces tenderán a ser más pequeños y, a la vez, más colaborativos. Y es que la necesidad de conexión con la comunidad ha sido, junto al teletrabajo, otro de los grandes aprendizajes de este confinamiento, como recogió Covadonga G. Quintana. “Antes había un concepto de trabajo ligado a las fábricas y asentado en la propiedad de mi puesto de trabajo. Ahora, está más basado en el propósito, la comunidad y la conexión. El ADN de la compañía se transmite en la comunidad, no se transmite a través de un PowerPoint”.

Aunque no solo la transformación de los espacios corporativos de trabajo deberán fijarse en esos nuevos roles sino que también tendrá muy en cuenta la definición estratégica de la empresa, como apuntó Lourdes López.“ Es preciso poner las oficinas al servicio de nuestra estrategia y no como estamos haciendo ahora, que nos adaptamos al espacio que tenemos”. Una oportunidad única que obligará a fijar un uso del workplace primando las funciones de los trabajadores y no en la jerarquía, y pasando de “modelos de control a modelos de confianza” en el trabajador, como afirmó Covadonga G. Quintana, coincidiendo con la opinión de Rogelio Iglesias: “Seguimos teniendo una cultura de liderazgo muy ‘presencialista’ y de mucho control. La falta de confianza es uno de nuestros puntos débiles a nivel social”. Para Lourdes López, esa crisis de confianza y el hecho de que estemos en una sociedad todavía demasiado jerárquica son dos ingredientes que se convierten en “una bomba de relojería”, y por esa razón conviene cambiar algunos hábitos empresariales, con el fin de “ayudar a nuestros empleados a crecer. No solo en conocimiento técnico o estratégico sino también en el conocimiento de uno mismo, y sacar así algo positivo de todo esto”, indicó la directiva.

En este cambio de paradigma tomarán mayor protagonismo, además, aspectos como la conciliación, la responsabilidad personal ante posibles contagios, los efectos del uso del transporte para ir al trabajo… que condicionarán tanto la organización de los diferentes equipos como la utilización del espacio. Una labor que ya están llevando a cabo el 80% de las empresas que participaron en la encuesta* de Knight Frank, quienes ya se han decidido a implantar “una estrategia más flexible para poder reaccionar mejor a futuros planes de contingencia”. Y, por supuesto, en esta “nueva normalidad” la seguridad tendrá un efecto decisivo en la transformación del espacio. Medidas como la instalación puntos de salud, el distanciamiento social, la necesidad de contar con aforos más reducidos, la clausura de zonas de descanso y de esparcimiento y, sobre todo, la renovación del aire resultan para Covadonga G. Quintana ya imprescindibles. Y así también lo creen también dos de cada tres compañías consultadas que aseguran ya haber implementado “medidas de limpieza e higiene y reducción de aforo en la oficina, hasta que tengamos más certidumbre”. Aunque “sin caer en la histeria”, como matizó Rogelio Iglesias: “Es muy importante buscar otro equilibrio. Hay que crear un ambiente seguro en materia de PRL (Protección de Riesgos Laborales), pero sin convertir tu puesto de trabajo en una burbuja de cristal porque es algo irreal”.