Dentro de las diversas técnicas de gestión, toma de notas y conocimiento, los mapas mentales ocupan un lugar especial. Los he usado prácticamente desde el principio y me han resultado muy útiles para:
- Una excelente gestión del conocimiento.
- Generación de ideas.
- Resolución de problemas.
- Creación de productos.
- Planificación de campañas de marketing…
Son una herramienta muy valiosa de gestión y aprendizaje y, por eso, me gustaría mostrar en detalle todo lo relacionado con mapas mentales.
1. Qué son los Mapas Mentales
Un Mapa Mental es una técnica de planificación, generación de ideas y resolución de problemas que resulta intuitiva y sencilla.
Desarrollada por el psicólogo británico Tony Buzan, su verdadero origen puede encontrarse más atrás en el tiempo. Sin embargo no vamos a entrar en la historia sino en la práctica.
El concepto es simple. En palabras del propio Buzan:
Un mapa mental consta de una palabra central o concepto. En torno a la palabra central se dibujan de 5 a 10 ideas principales que se refieren a esa palabra. Entonces, a partir de cada una de las palabras derivadas, se dibujan a su vez de 5 a 10 ideas principales que se refieren a cada una de ésas palabras.
Las personas no pensamos de manera lineal. Sin embargo, sí solemos plasmar nuestros pensamientos de esa manera sobre un papel, habitualmente de izquierda a derecha y de arriba a abajo.
Especialmente en la fase de creación o planificación de algo en nuestro negocio (como un producto o una campaña de marketing) eso puede restringir, no sólo la creatividad, sino también la plasmación de nuestras ideas y proyectos, disminuyendo su eficacia.
Vea aquí mismo un ejemplo de mapa mental realizado para la organización y redacción de este material. En la imagen, los primeros estadios de creación.
Con los mapas mentales descubrirá una nueva forma de organizarse, más intuitiva, que ahorra tiempo y aumenta la eficiencia.
2. Motivos para usarlos en su empresa o actividad
El creador de la herramienta, Tony Buzan, habla maravillas de la técnica. Expone porcentajes asombrosos de eficiencia o utilidad y la presenta como panacea para todo.
Yo tiendo a ser más práctico. Los mapas mentales no son la solución siempre ni la llave maestra para una organización perfecta. Pero es cierto que tienen resultados tangibles y puede ser usada en el día a día de su actividad con éxito.
Los principales motivos para usar mapas mentales son:
- Facilidad: son muy fáciles de realizar, aprenderá enseguida porque son intuitivos y encajan bien en la verdadera manera de pensar y funcionar mentalmente. Es muy posible que vaya desechando otras maneras de organizarse y planificar en favor de esta técnica.
- Eficiencia: planificará mejor, le proporcionará una experiencia más inmersiva que permitirá extraer todo el jugo a sus ideas, empleará menos tiempo y obtendrá más resultado en su trabajo.
- Utilización real demostrada en el mundo de la empresa: desde compañías como Boeing, hasta universidades, pasando por miles de profesionales y pequeñas empresas de todo el mundo, se suele utilizar esta técnica para organizar, desde un plan de empresa, hasta la redacción de un artículo académico o facilitar el aprendizaje sobre un tema.
- Muchas herramientas de software a nuestro alcance: aunque un mapa mental se puede trazar con un papel y un bolígrafo (de hecho, lo considero muy recomendable), existen muchas aplicaciones para realizar mapas mentales.
3. Para qué son adecuados los mapas mentales
En nuestro día a día los podremos usar para:
Generación de ideas y estrategias
Los mapas mentales son probablemente una de las mejores técnicas (si no la mejor) para realizar una lluvia de ideas.
En toda empresa es necesario tener buenas ideas (¿Cómo puedo vender más? ¿Con qué actividades puedo lleva a cabo mi plan…?). Siempre que hagan falta ideas nuevas, un mapa mental es un buen comienzo.
Desarrollo práctico de dichas ideas
Es decir, el siguiente paso natural al anterior. Se trata de concretarlas, ver cómo se pueden hacer realidad.
Con el mapa mental podremos ir aclarando esos pasos.
Planificación y gestión de un proyecto
Las tareas, los recursos a asignar, los tiempos… todo puede ser organizado con un Mapa Mental.
Veremos esto en la práctica más adelante con un ejemplo.
Planificar una presentación, un artículo, un libro…
Delimitando los puntos a tratar, partiendo de la idea principal y desarrollando esos puntos, relacionándolos, etc.
Aprender de manera más eficiente
Redacción de esquemas en forma de mapa mental, análisis de conceptos… El proceso de aprendizaje se puede acelerar y mejorar mediante el uso de esta técnica.
Toma de notas
Puede utilizarse un mapa mental para la toma de notas de una presentación, de un libro, etc.
Esto permita una manera mucho más productiva, útil y visual que con la forma habitual de hacerlo en un bloc de notas, escribiendo las ideas de izquierda a derecha y de arriba a abajo.
Las mejores Aplicaciones para hacer mapas mentales
Aunque recomiendo el lápiz y papel para mapas rápidos, hay multitud de aplicaciones de mapas mentales muy interesantes y útiles.
En vez de exponer todas, le voy a ahorrar tiempo y nombrar solamente las 3 mejores en mi experiencia.
1. Freemind
Durante muchísimo tiempo usé el programa Freemind
Se trata de un software de código abierto muy completo, que le permitirá crear, guardar y modificar sus mapas fácilmente. Es verdad que se ha quedado un poco anticuado, pero la mayoría de mapas mentales los conservo en ese formato.
2. Xmind
Un programa de mapas mentales más moderno, con versiones para Windows, Linux y Mac OS. Como curiosidad, los mapas mentales de ejemplo en este contenido están hechos con Xmind.
3. Gitmind
Gitmind es una herramienta online gratuita de mapas mentales y lluvia de ideas, cuyo principal atractivo es que no estás limitado a hacer mapas mentales, los cuales parten de un concepto central que se va ramificando.
Diagramas de organización, de flujo e infinidad de plantillas de otros diagramas empresariales lo hacen una opción muy atractiva.
5. Cómo hacer un Mapa Mental
Si se ha fijado en la imagen de ejemplo que he puesto más arriba, y recuerda la definición de Mapa Mental, habrá podido deducir cómo se realizan dichos mapas.
La lógica interna del mapa mental es muy similar al modo de pensar de nuestro cerebro.
- Todo parte de una idea central (una chispa inicial) en el centro de su papel o pantalla.
- De la idea central van partiendo distintas ramas que representan los diferentes aspectos importantes que surgen a partir del concepto central.
- Esas ramas, cuando a su vez se desarrollen, darán lugar a otras subramas que parten de ellas.
- El proceso continúa hasta que se haya trabajado todo lo que da de sí el germen inicial.
Tenga en cuenta que pasamos de un desarrollo lineal de izquierda a derecha (como sería trabajar un documento) a uno donde podemos saltar de un lado a otro y modificar fácilmente lo que surja. No nos vemos restringidos, de manera que todas las ideas se plasman con facilidad y dan lugar a trabajos más eficientes y completos.
Ejemplo: Estamos pensando en un proyecto o tarea, por ejemplo, realizar un informe de gestión para un cliente.
Por ello, para planificar esta tarea comenzamos partiendo de un punto central al que llamamos «Informe de Gestión». De ahí vamos sacando líneas o ramas con todo lo necesario.
Una rama, por ejemplo, podría ser «Destinatarios del informe», para tener en cuenta quien lo va a leer (y ver la conveniencia de lo que incluir). Otra podría ser «Temas a cubrir», otra rama sería «Fuentes de información» a partir de las cuales vamos a trabajar, etc.
Seguimos con la planificación del informe hasta que veamos que tenemos todos los frentes cubiertos.
Algunos consejos a la hora de hacer mapas mentales
1. Utilice imágenes y colores.
Un mapa mental alcanza una mayor efectividad con el uso de recursos visuales como colores e imágenes.
De hecho, es recomendable que el concepto central esté representado por una imagen, las ramas que salen por distintos colores (más gruesas cuanto más cercanas a la idea central y más delgadas cuanto más al extremo), todo eso ayuda a tener una imagen más fácil de recordar e integrar.
2. No se quede atascado en un área.
El mapa mental le permite seguir una estructura no lineal, aprovéchela.
Si se queda atascado en alguna rama, salte a otra y continúe desarrollando por ahí. Es probable que al poco tiempo vuelva a la anterior sabiendo por donde seguir.
3. Sea creativo.
Se trata de trasladar la forma de pensar y nuestras ideas sin las limitaciones de la toma de notas o planificación habitual.
6. Ejemplo de mapa mental. Brainstorming, generando ideas
Francisco posee un pequeño negocio de librería. Quiere darle un nuevo impulso y, tras planificarlo bien, ha decidido que desea captar nuevos clientes, fidelizar los actuales y, todo ello, con una visión innovadora. Eso es lo que ha caracterizado su actividad desde los inicios.
Llega el momento de pensar acciones de promoción de acuerdo a esas vías maestras y para ello necesita ideas.
Así que decide invertir tiempo en una lluvia de ideas, y plasmarlo con un mapa mental.
Para ello, abre su aplicación preferida o bien coge un folio en blanco. También recuerda bien que, para un brainstorming, la regla esencial es volcarlo todo por muy descabellado que parezca. Luego será el tiempo de quitar y pulir, ahora sólo hay que generar y crear, así que se pone a ello.
Ante todo, tiene claro el objetivo, la idea central: «Generar acciones de Marketing» coherentes con su estrategia.
Lo primero que le viene a la mente es que tiene dos opciones básicas, por una parte la tienda física que puso en su barrio de siempre y, por otra, una página web que ahora se le ha quedado algo parada y quiere darle un nuevo impulso.
Así que de la idea central parten dos canales principales: acciones online y acciones offline en el «mundo real».
Aquí vemos como empieza a plasmar todo eso en el mapa.
Enseguida va surgiendo la estructura de las ideas y Francisco la va anotando fácilmente. Las dos principales ramas son las acciones online y las acciones offline. Entre las online, piensa que estas acciones pueden implementarse, o bien desde la Web o bien mediante el marketing por email.
Mientras tanto, las acciones offline pueden ser las que despliegue en la propia tienda o por otros medios fuera de su propio comercio.
Pronto, de esas subramas comienzan a devenir y llenarse con ideas de la mente de Francisco.
Decide centrarse primero en la parte online y piensa que puede mejorar el diseño de la Web para hacerlo más atractivo y que la gente se quede más tiempo, despertando mayor interés por su negocio.
Igualmente piensa que podría poner un buzón de sugerencias y premiarlas con el sorteo de un libro (para incentivar que los visitantes le den sus propias ideas y conocerlos mejor).
De repente, ese buzón de sugerencias virtual genera la idea de realizar un buzoneo por la zona cercana a su librería. No es una acción online, que era en lo que estaba centrado, pero no hay problema. El mapa mental permite saltar de un punto a otro, no se está limitado por tener que acabar un párrafo antes empezar otro. Así, capta la idea al vuelo y pinta otra rama en el apartado offline.
Mientras la escribe, le viene una idea derivada del buzoneo. Que dicha acción no sea sólo un anuncio e incentive a visitar la tienda física ofreciendo también algún sorteo de libro o una pequeña fiesta, así tendrá mayor efecto.
Francisco no tiene claros los detalles, pero sí que en la fase de generación de ideas no se desecha nada, ya habrá tiempo luego de aprobar, rechazar o pulir detalles.
Antes de volver a las acciones online, le viene a la mente que igual que va a dar un lavado de cara a la Web también podría hacerlo a su escaparate, de modo que anota la idea en la parte que corresponde.
También ha oído hablar del marketing de pago por clic, así que lo anota, surgiendo a la vez dos ramas: Facebook Ads y Google Adwords.
El mapa de Francisco se va enriqueciendo y plasmando de la misma manera que sus ideas van apareciendo en su mente.
Echemos un vistazo a cómo le va quedando y veamos que nada se escapa y todo se puede organizar fácilmente.
Francisco continúa el proceso, va saltando de un sitio a otro según su creatividad le va diciendo y, gracias al mapa mental, puede captarlo todo sin que se escape nada (algo muy común en la generación de ideas).
Además, lo tiene todo organizado de manera visual y adecuada.
Cuando Francisco mire su mapa, verá un reflejo de la estructura que apareció en su mente, le será más fácil integrarla y comprenderla, sin dejar que nada importante quede en el olvido.
Cada mapa, como cada persona, es un mundo y no hay una manera correcta de hacerlo.
En el ejemplo de abajo, vemos como Francisco cree que el punto clave es la tienda física y la destaca en rojo, además de que le van surgiendo más ideas interesantes en esa rama.
Francisco seguirá trabajando en su mapa, sumergiéndose en la experiencia de hacerlo (algo esencial) y más adelante concretará, quitará cosas, desarrollará otras… Pero al final, lo que tenía en la cabeza y lo que ha surgido queda plasmado de manera que de un vistazo lo recuerda, lo tiene ordenado y sabe cómo trabajarlo.
7. Ejemplo de mapa mental. Planificando un proyecto
En este otro ejemplo, vamos a ver cómo utilizar un mapa mental para planificar un proyecto de empresa que queremos llevar a cabo. Por ejemplo, el de crear una web.
La aproximación práctica a dicho proyecto es sólo una de muchas, no es necesario seguir estrictamente este esquema ni es el único camino válido.
Primero, para formar el esqueleto básico, identificamos las cosas que debemos tener en cuenta y controlar.
Estas partes fundamentales pueden ser:
- Los Objetivos del proyecto (es decir, qué queremos conseguir)
- Los Recursos disponibles que tenemos (es decir, el equipo implicado en el proyecto)
- Las Necesidades que podamos tener (de software, de aprendizaje, etc.)
- Las Tareas a ejecutar.
- Por último creamos otro apartado que llamamos «Otros» para ir poniendo aquello que surja y no entre dentro de la estructura planificada.
Vemos una primera imagen de como quedarían estas líneas maestras.
Este proyecto lo vamos a hacer simple por motivos de espacio, aunque siempre aplicado a la realidad.
El equipo encargado se junta para realizar el plan entre todos.
Comenzamos planteando los objetivos de la Web, es decir, para qué la hacemos y qué queremos conseguir.
Los deseos de la dirección son mejorar la imagen de empresa, establecer un nuevo canal de marketing y llegar a un nuevo público, ya que la empresa es conocida a nivel de comunidad autónoma, pero no en el resto del país.
Esos tres objetivos se plasman con nuevas ramas que surgen del apartado «Objetivos».
Para el planificador afloran enseguida implicaciones relacionadas con estos objetivos, como que será necesario un diseño profesional, hacer la web interactiva para que la gente pueda comunicar fácilmente, etc.
Todo ello se apunta convenientemente.
Después pasamos a los recursos que tenemos y las necesidades que hay que cubrir para que el proyecto se desarrolle adecuadamente.
Definimos las personas y su ocupación y vemos qué nos hace falta (en este caso, registrar un dominio y contratar un alojamiento Web)
Vamos ahora a definir las tareas que tenemos que realizar.
Una vez sabemos lo que queremos (los objetivos) con qué contamos (los recursos) y qué nos falta y es necesario (las necesidades) podemos pasar a definir con garantías las tareas y quien las hace.
Eso último lo podemos marcar con un color acorde a la persona responsable, de modo que se vea claramente quién debe hacer qué.
Veamos como va quedando el mapa.
Participando en equipo en la creación del mapa mental, todo el mundo tiene una imagen clara y visual de cómo se organiza el proyecto, qué debe hacer cada uno y cuál es su papel en el engranaje central.
8. Ejemplo de mapa mental. Realizar un informe
Vamos a utilizar los mapas mentales en este otro ejemplo para redactar un informe. Puede ser un informe de ventas, uno contable, de progreso de un proyecto, un plan de negocio etc.
Si lo hacemos con una aplicación informática como las que hemos visto, podremos exportar el mapa mental en formato texto o esquema, lo que nos servirá para elaborar más fácilmente el documento, rellenando las distintas partes del esqueleto creado.
Para empezar, lo primero es esbozar el contenido del informe en el mapa mental. Pensamos que lo mejor es comenzarlo con un «Resumen ejecutivo», es decir, una breve página que contenga el quid de la cuestión del informe.
Después ponemos una breve introducción y entramos en lo que son los puntos clave del mismo, los vamos pensando y los vamos detallando.
Por último pondremos unas conclusiones recopilatorias.
Veamos un primer esbozo del árbol que compone el mapa.
Lógicamente al estar hablando sobre un informe genérico, se titulan así las distintas partes. Cuando se lleve a una práctica real, en vez de poner «Punto clave 1», hay que titular la sección que corresponda: Evolución de ventas, Previsión financiera o lo que sea según el informe que estemos realizando.
Una vez tenemos los puntos principales delimitados es hora de desarrollarlos.
De nuevo, los desarrollos de los mismos se van a especificar de manera genérica y, a su vez, se va a emplear una subrama por apartado.
Vemos cómo nuestro empleado está añadiendo carne al esqueleto recopilando y poniendo los datos donde corresponda y completándolos con aclaraciones o ideas que se desea transmitir.
En la introducción explicamos el motivo del informe y lo que vamos a ver, en cada punto desarrollamos una pequeña introducción, los párrafos necesarios para explicar lo esencial de cada punto y un resumen final de lo visto.
Por último, en las conclusiones vamos poniendo cada una que extraemos y unas ideas de mejora para dejar una sensación final profesional y adecuada.
Veamos como queda:
Obviamente, en vez de poner «Conclusión 1» o «Desarrollo del punto 1», habremos escrito dichos puntos, datos, etc. con tantas subramas como apartados necesarios.
Como vemos, los mapas mentales son una herramienta muy útil en los distintos procesos que componen el día a día de un emprendedor.
Desde generación de ideas hasta redacción de informes o elaboración de estrategias, he realizado infinidad de mapas mentales en todos estos años. Y lo cierto es que me han funcionado muy bien para concretar y hacer realidad ideas, objetivos y proyectos.
AUTOR, FUENTE Y AGRADECIMIENTOS: RECURSOS PARA PYMES
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