La productividad no tiene que ver con trabajar mas horas, sino que es cuestión de que le saques más partido a las que ya trabajas. Tiene que ver con planificarte y tiene que ver con quitarte distracciones. Si eres capaz de desarrollar estos tres hábitos vas a ser capaz de multiplicar tu productividad en el trabajo.
1. Divide tus tareas en pesos pesados, pesos medios y pesos pluma
Divide tus tareas del día en tres: los pesos pesados, aquellas que te van a llevar bastante tiempo; pesos medios, las que hace tiempo que están pendientes y que puedes ir abordando para despejar la mente, y los pesos pluma, tareas cortas o menores de 5 minutos (una vieja máxima de productividad), que puedes hacer inmediatamente. Ya sólo apuntarlas en tu gestor de tareas te va a hacer perder tiempo.
Es recomendable que abordes los pesos pesados a horas en las que tengas la convicción de que nadie te va a molestar (dependerá de ti, puede que sea a las 7 de la mañana, cuando los clientes todavía no llaman al teléfono, o a las 11 de la noche, cuando ya tienes a todos los peques durmiendo).
Al menos dos veces al mes comienza la mañana planificando las siguientes semanas. Desarrolla el hábito de elaborar por escrito dos listas de tareas, una de tareas importantes y otra de tareas secundarias. Las tareas más importantes adjudícalas a días concretos de la semana. Así cada día antes de empezar a trabajar ya sabrás que saber a qué voy a dedicar ese día.
2. Planifica durante unos minutos las tareas más repetitivas
Imagina que tienes que hacer una tarea muy común como puede ser coger datos de internet y llevarlos a una hoja de cálculo o un documento. Son tareas que la gran mayoría se arranca enseguida a realizar sin pensar antes como hacerlo de la forma más eficiente. Desde usar atajos de teclado, pensar cómo situar las distintas ventanas de la pantalla, hasta detalles tan aparentemente insignificantes como pensar en qué casos para buscar en google debes utilizar el ratón o la tecla de Intro. Aunque marquen sólo una diferencia de segundos, en tareas que implica hacer esto mismo cientos de veces al día es mucho tiempo.
3. Revisa los correos electrónicos únicamente dos veces al día
Leer los mails sólo dos veces al día para que no te estén interrumpiendo constantemente es una práctica que va a multiplicar tu productividad de forma inmediata. Puedes leer los e-mails por la mañana, a primera hora, y a última hora de la tarde, cuando baje la actividad. Leer nuevos correos electrónicos suele introducir nuevas tareas a resolver evitando así que te centres en las tareas en las que ya estás trabajando.
