Desde que la pandemia cambió radicalmente el modo de trabajar, alejando la presencialidad, el teletrabajo se ha ido haciendo un hueco en el día a día, y muchas empresas han decidido su implantación, en mayor o menor medida, para todo tipo de puestos.
En consecuencia, son cada vez más las herramientas colaborativas que se han ido utilizando para trabajar desde casa. Unas nuevas y otras que han tenido auge con este cambio de paradigma. Asimismo, podemos encontrar herramientas de pago o de uso gratuito.
Éstas mejoran la comunicación entre los miembros del equipo de trabajo y facilita el traspaso de información, lo que genera un entorno similar a si estuvieran en los puntos de trabajo, sin la necesidad de encontrarse allí físicamente.
¿Quieres saber cuáles son las más utilizadas hoy en día por las organizaciones? Te lo contamos a continuación.
1. Slack
La herramienta Slack permite un continuo contacto con el equipo de trabajo, desde cualquier lugar con conexión a Internet. Esta herramienta colaborativa facilita el contacto con el resto de compañeros. Es muy útil y práctica para dirigir a todos los miembros de la organización que trabajan desde casa. De esta forma, promueve el desarrollo de proyectos haciendo que éste se desarrolle de manera sencilla, reduciendo el número de e-mails y reuniones físicas, lo que se traduce en un aumento de la productividad del equipo de trabajo.
Dicha plataforma, está específicamente diseñada para las tareas de mensajería y comunicación interna. Así, el principal objetivo es que todos los miembros del equipo estén en contacto de una manera rápida y directa.
Slack permite mantener una comunicación organizada y fluida. Por un lado, mediante mensajes individuales, es decir, de manera privada, o bien, a través de canales desarrollados para equipos de trabajo, proyectos empresariales u otros objetivos empresariales. También permite el acceso a usuarios no pertenecientes a la organización, a través de previa invitación.
Slack también permite compartir archivos. La herramienta, tiene a disposición de los usuarios un historial de búsqueda que brinda ayuda para ubicar y encontrar con facilidad los mensajes enviados, los archivos compartidos y cualquier otra información necesaria que se distribuya por la plataforma.
2. Trello
Trello permite compartir listas, donde puedes incluir todas las notas que quieras (éstas son denominadas cards). En ellas puedes categorizar texto, imágenes, dibujos, mock-ups, etc. Ofrece una forma muy práctica y visual de organizar la información. Y todo ello de forma gratuita.
Por lo tanto, Trello es una herramienta de gestión de proyecto que ayuda a los equipos a mantenerse organizados y priorizar tareas. Permite a los usuarios crear tableros personalizados para administrar y asignar tareas, realizar un seguimientodel progreso de las mismas, y colaborar entre ellos.
Con su diseño intuitivo y sus potentes funciones colaborativas, Trello permite mantener a todos los miembros del equipo informados y enfocados. Una de las mayores ventajas de usarlo para el trabajo colaborativo es que permite que los diferentes equipos se comuniquen fácilmente entre sí. Además, tiene una función de chat incorporada que permite la comunicación en tiempo real y poder establecer comentarios dentro de las diferentes tareas habilitadas para cada uno de los proyectos.
Trello también ofrece integración con otras herramientas de colaboración populares en Internet, cómo puede ser slack u otras aplicaciones, lo que hace que mantenerse conectado sea aún más fácil entre los miembros del equipo, aunque estén trabajando desde casa. Otra ventaja es que permite a los equipos realizar un seguimiento de los proyectos y tareas desde un solo lugar. Tiene un sistema tablero estilo Kanban que permite a los usuarios arrastrar y soltar elementos en diferentes categorías y priorizar tareas con facilidad, esto hace que sea fácil permanecer al tanto de las diferentes fases del proyecto y saber qué tareas se están ejecutando y que tareas están pendientes de ejecutar. Por lo tanto, todos los trabajadores pueden estar al tanto del estatus actual del proyecto y determinar las líneas por las que deben seguir.
3. TeamViewer
TeamViewer es un software que otorga el acceso remoto a tu equipo o conectarte a otro, previa autorización del usuario. Funciona como plataforma para la realización de conferencias en línea. Es muy práctico para reuniones online y cuando se tiene algún problema técnico que no pueda recibir asistencia física y necesite solución de inmediato.
De este modo,es una plataforma fácil de usar y que a su vez, permite acceder y compartir archivos, celebrar reuniones en remoto y colaborar con otros miembros de los equipos en tiempo real. Tiene un modo de conexión segura que permite poder intercambiar información sin tener que preocuparse por la filtración de datos. También tiene una función de pizarra, la cual permite a los miembros del equipo intercambiar ideas y trabajar juntos en diferentes proyectos.
TeamViewer cuenta, como ya se ha apuntado anteriormente, con la capacidad para poder compartir archivos, lo que otorga a los miembros del equipo la facultad de enviar y/o compartir documentos y presentaciones de forma rápida y sencilla.
El uso de TeamViewer también permite, al igual que el resto de herramientas colaborativas, que los equipos permanezcan conectados sin tener que estar en la misma ubicación y esto puede ser especialmente útil para equipos que estén dispersos geográficamente. Además, posibilita que los equipos sigan siendo productivos incluso cuando no están físicamente presentes.
4. Dropbox
Otra de las herramientas esenciales es Dropbox. Aunque Dropbox es de las más conocidas y utilizadas desde hace tiempo, sigue siendo de las preferidas dentro de las compañías. Es una herramienta colaborativa que permite almacenar archivos en Internet y poder acceder a ellos desde cualquier dispositivo. Es muy útil para compartir archivos y como manera de tener una copia de seguridad de tus ficheros.
Tiene una gran capacidad de almacenamiento donde poder archivar todo tipo de documentos. Este tipo de herramienta cuenta con un espacio gratuito limitado, que puede ampliarse pagando una suscripción.
Dropbox puede ofrecer una gran solución colaborativa para trabajar desde casa. Aquí tienes un resumen de sus ventajas:
- Fácil acceso a archivos y datos: Con Dropbox, todos los miembros del equipo pueden acceder fácilmente a los mismos archivos y datos en tiempo real. Esto se traduce en que no hay necesidad de enviar y recibir archivos manualmente, lo que facilita mucho la colaboración.
- Productividad mejorada: Dropbox también ofrece una variedad de funciones para ayudar al equipo a mantenerse conectado, ya sea con el control de versiones de archivos, la administración de tareas u otros. Esto significa que los miembros pueden trabajar juntos de manera más rápida y eficiente, y terminar los proyectos más rápido.
- Mayor seguridad: Por otro lado, Dropbox proporciona una solución segura para compartir y colaborar en archivos. Es decir, se puede estar seguro de que los archivos y datos están protegidos contra cualquier acceso no autorizado.
Usar Dropbox como una herramienta de colaboración puede ser una excelente manera de aumentar la productividad desde una plataforma segura, incluso cuando se trabaja desde casa.
5. Google Suite
Google Suite es una de las herramientas más utilizadas en el mundo, tanto a nivel individual, académico y empresarial. Compone un conjunto de herramientas 100% en línea y gratuitas. Su objetivo principal es facilitar la comunicación, colaboración e interacción de los usuarios.
Con Google Suite, los equipos de trabajo pueden trabajar juntos y hacer las cosas de manera más rápida y eficiente. Google suite incluye diferentes herramientas de colaboración: Documentos, para la elaboración de diferentes archivos de texto, hojas de cálculo, para poder realizar operaciones numéricas, presentaciones, para elaborar diapositivas y ordenar las ideas de proyectos, entre otras.
Google Suite, el uso de todas las herramientas anteriores a la vez, de manera fácil y segura con el equipo, y hacer modificaciones en tiempo real. Esto facilita permanecer en la misma página y garantizar que todos los componentes del equipo trabajen con el mismo conjunto de información.
Por otro lado, tiene varias herramientas de comunicación como Gmail o Google chat y Calendar. Estos tres, permiten intercambiar correo electrónico y mensajería en tiempo real, mientras que Calendar ayuda a todos los miembros del equipo a mantenerse organizados y al día con los diferentes plazos y objetivos que se marquen, lo que hace que sea fácil mantenerse conectado y al tanto de las diferentes tareas que se plantean en cada fase de los proyectos.
También ofrece otras herramientas que facilitan la productividad, como por ejemplo Google forms, para la elaboración de formularios. Google keep, para la creación de diferentes notas e ideas. Y Google Drive, para el almacenaje de diferentes tipos de archivos.
Google Suite se integra con muchas otras plataformas y servicios, permitiendo ampliar sus capacidades y hacerlo aún más útil. En definitiva, es una herramienta clave para el seguimiento de tareas, y cuenta con un conjunto de sub-herramientas que ayuda a los equipos a colaborar, comunicarse y mantenerse productivo, incluso cuando se trabaja de forma remota.
6. Discord
Discord comenzó siendo una aplicación específica para jugadores en línea, sin embargo, muchas empresas han decidido incorporarlas a sus tareas diarias debido a sus funcionalidades.
Es una excelente herramienta de colaboración que puede ayudar a los equipos de trabajo a mantenerse conectados. La plataforma de comunicación, permite el chat de texto, vídeo y audio, lo que facilita que los equipos se comuniquen perfectamente, sin importar donde se encuentren. También ofrece soluciones cómo compartir archivos, compartir códigos e incluso una opción de chat de voz integrada para que los equipos puedan comunicarse fácilmente sin importar la hora o la ubicación.
Entre las funciones más usadas están:
- Opciones de comunicación: dentro de la plataforma, se puede comunicar con el resto del equipo a través del chat, llamadas de voz o video.
- Sala de chat: Es un concepto similar al de Slack. Se accede a través de una invitación, y una vez que se esté dentro de la misma, puede verse los canales de comunicación diferentes con los grupos de personas con las que se puede interactuar a través de mensajes.
- Intercambio de archivos: cuenta con una capacidad de 8 MB para compartir documentos u otro archivo dentro de la plataforma al resto del equipo.
Usar Discord como herramienta colaborativa tiene muchas ventajas:
- Primero, proporciona una manera fácil y sencilla para que los equipos se comuniquen y se mantengan conectados cuando no pueden estar juntos en persona. Esto, asegura que los proyectos no se retrasen debido a problemas de comunicación.
- En segundo lugar, Discord tiene una variedad de funciones que facilitan la colaboración. La opción de chat de voz integrado facilita el debate de ideas y reuniones. Además, la capacidad de compartir archivos y códigos facilita el trabajo de proyectos sin tener que estar físicamente presentes.
- Por último, Discord es una plataforma segura, por lo que los equipos pueden estar tranquilos de que sus datos están seguros. Lo que garantiza que los miembros de la organización puedan concentrarse en su trabajo sin preocuparse de que sus datos sean pirateados o robados.
En general, Discord es una excelente herramienta de colaboración que puede ayudar a los equipos de trabajo a mantenerse conectados y aumentar su productividad cuando trabajan desde casa. Con sus prácticas funciones y su plataforma segura, los equipos de trabajo pueden colaborar fácilmente y concentrarse en sus tareas sin importar dónde se encuentren.
7. Webex
Webex es una herramienta de colaboración que permite a los usuarios comunicarse, compartir documentos y administrar proyectos desde cualquier ubicación, permitiendo el teletrabajo.
Una de las ventajas más notables de usar Webex es su colaboración en tiempo real. Webex permite a los usuarios organizar reuniones virtuales con hasta 1000 participantes. Esto lo convierte en una herramienta ideal para que los equipos generen ideas, discutan proyectos y se aseguren de que todos estén en sintonía.
También da la opción de compartir pantallas y archivos. Los miembros del equipo pueden compartir fácilmente documentos, presentaciones y otros materiales entre sí. Además, Webex es una herramienta altamente segura, por lo que los usuarios pueden estar tranquilos de que sus datos estarán seguros y protegidos.
Otro gran beneficio es su versatilidad. Se puede utilizar en múltiples plataformas, lo que permite a los usuarios acceder desde su ordenador, tablet o teléfono, lo que facilita que los equipos se mantengan conectados y colaboren mientras trabajan de forma remota. Esto no solo la hace funcional para el trabajo, sino también para reuniones o clases online.
Webex tiene diferentes opciones que pueden ayudar a optimizar el flujo de trabajo, como el seguimiento de tareas, la gestión de proyectos y los recordatorios automáticos. En general, Webex es una herramienta ideal para los equipos que necesitan colaborar de forma remota. Con su diseño fácil manejo, colaboración en tiempo real y funciones versátiles, ayuda a los equipos a mantenerse conectados y aumentar su productividad.
8. WeTransfer
WeTransfer es un servicio de intercambio de archivos basado en la nube que permite a los usuarios transferir archivos de gran tamaño de forma rápida y segura entre los diferentes miembros del equipo o de fuera del mismo. Esto hace que sea idóneo para la colaboración remota, ya que permite a los equipos compartir rápida y fácilmente documentos, imágenes, vídeos y otros archivos entre sí.
La principal ventaja de esta plataforma, a diferencia de las anteriores, es que no necesitas tener una cuenta para utilizarlo. La versión gratuita, cuenta con 2 GB para el envío de archivos, pero con un plan de pago, se puede enviar hasta 20 GB en archivos.
WeTransfer también facilita la organización. Se puede crear carpetas para mantener todos los documentos y archivos organizados, y permite buscar fácilmente archivos o documentos específicos cuando sea necesario. Esto último es especialmente importante y clave para los equipos que trabajan de forma remota, ya que les permite a todos ubicar rápidamente la información que necesitan. Además, ofrece mucha seguridad, todos los archivos que se transfieren están encriptados, es decir, nadie más que el destinatario previsto puede acceder a ellos, garantizando que cualquier información confidencial permanezca segura y privada.
En general, WeTransfer es una herramienta increíblemente útil, permitiendo este intercambio de archivos, especialmente aquellos que no se pueden adjuntar mediante el correo ordinario.
9. Zoom
Una de las herramientas más populares y utilizadas para la colaboración remota es Zoom. Esta herramienta ofrece muchas ventajas para los equipos que trabajan de forma remota.
Es increíblemente fácil de usar, ya que todos los miembros del equipo pueden unirse a una reunión con solo un clic. Esto simplifica el proceso de programar y unirse a reuniones, lo que permite que los equipos puedan ahorrar tiempo y comiencen a colaborar rápidamente. Además, Zoom proporciona una excelente calidad de audio y vídeo y una variedad de funciones para facilitar la colaboración. Los equipos pueden acceder a la función de pizarra para generar ideas y colaborar en proyectos, mientras que compartir la pantalla facilita la visualización de documentos, presentaciones o vídeos.
Zoom es una herramienta muy segura, ofrece una variedad de opciones para proteger la privacidad y los datos del usuario. Están cifrados con AES-256 B y ofrece la opción de proteger las reuniones con contraseña.
En conclusión, Zoom es una excelente herramienta para los equipos que buscan colaborar de manera efectiva y aumentar su productividad cuando trabajan desde casa. Con su plataforma simple y segura y su variedad de características, hacen que sea más fácil que nunca que los equipos trabajen juntos y hagan el trabajo.
10. Office 365 – One Drive
Office 365 es una herramienta perfecta para facilitar el trabajo colaborativo en remoto. No solo proporciona todas las funciones necesarias para trabajar desde casa, sino que también ayuda a aumentar la productividad del equipo de trabajo.
Una de las principales ventajas es su plataforma basada en la nube que facilita el acceso a archivos, documentos y aplicaciones desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar. Permite que los miembros del equipo permanezcan conectados, incluso si se encuentran en diferentes ubicaciones. Los trabajadores pueden colaborar fácilmente en proyectos y documentos compartiendo archivos, teniendo reuniones en línea y mensajería instantánea.
Otra ventaja de Office 365 son susfunciones de seguridad. La plataforma proporciona niveles de seguridad adicionales para garantizar la seguridad de los datos y documentos. Este es un factor importante cuando se trata de trabajar de forma remota, ya que garantiza que la información confidencial esté segura y protegida.
Finalmente, Office 365 tiene una variedad de funciones que pueden ayudar a aumentar la productividad y la eficiencia de un equipo de trabajo. Estas características incluyen: gestión de tareas, planificación de proyectos, seguimiento del tiempo y más.
Todas estas funciones ayudan a los equipos a mantenerse organizados y al día, lo que garantiza que los proyectos se completen a tiempo y con los más altos estándares. En general, Office 365 es otra de las plataformas idóneas para incorporar en los equipos, especialmente aquellos que teletrabajan.
Fuente y agradecimientos: BILIB
Image by Gerd Altmann from Pixabay
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